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学校综合办公室日常工作操作规程

一、综合办公室工作概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、文件管理、会议组织、后勤保障等多项工作。为确保工作效率和服务质量，特制定本操作规程，明确日常工作流程与职责分工。

二、主要工作内容及操作规范

（一）行政事务管理

1.**日常接待与访客管理**

(1)严格执行访客登记制度，认真核对访客身份及事由。

(2)引导访客至指定区域，并及时通报相关部门。

(3)保持前台环境整洁，确保通讯设备畅通。

2.**办公用品管理**

(1)建立办公用品台账，定期盘点库存（每月一次）。

(2)根据需求制定采购计划，报审批后及时采购。

(3)合理分配办公用品，避免浪费。

（二）文件管理

1.**文件收发与流转**

(1)收文：及时登记文件信息，按类别分拣并转交相关科室。

(2)发文：审核文件内容，统一编号、盖章后送达目标单位。

(3)扫描归档：重要文件需同步电子版存档，确保可追溯。

2.**档案管理**

(1)按年份和类别整理纸质档案，确保存放规范。

(2)定期检查档案完整性，防止损坏或遗失。

(3)设定档案查阅权限，需经审批后方可调阅。

（三）会议组织

1.**会前准备**

(1)接收会议通知，确认参会人员及时间地点。

(2)准备会议材料（如议程、报告），提前分发。

(3)检查会场设备（投影仪、音响等），确保运行正常。

2.**会中服务**

(1)记录会议要点，形成会议纪要。

(2)提供茶水、纸笔等物资支持。

(3)维持会场秩序，处理突发情况。

3.**会后跟进**

(1)3个工作日内将会议纪要发送至参会人员。

(2)跟进决议事项的落实情况。

（四）后勤保障

1.**环境维护**

(1)每日巡查办公区域，确保卫生清洁。

(2)定期检查空调、照明等设备，报修故障。

(3)节假日前进行安全检查，排除隐患。

2.**车辆调度**

(1)统一管理校内车辆使用申请，按优先级安排。

(2)保持车辆整洁，定期保养。

(3)记录行驶里程及油耗，优化使用效率。

三、工作监督与改进

1.**定期自查**

每季度对工作完成情况进行分析，总结经验并优化流程。

2.**反馈机制**

设立意见箱或线上渠道，收集各部门反馈并改进服务。

3.**培训计划**

每半年组织一次技能培训，提升团队协作能力。

本规程适用于综合办公室全体人员，请严格遵守并持续优化执行细节，确保学校行政工作高效有序运行。

一、综合办公室工作概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、文件管理、会议组织、后勤保障等多项工作。为确保工作效率和服务质量，特制定本操作规程，明确日常工作流程与职责分工。本规程旨在提升内部管理规范性，优化资源调配，并为师生提供高效服务。

二、主要工作内容及操作规范

（一）行政事务管理

1.**日常接待与访客管理**

(1)**访客登记流程**

-接待人员需主动问候访客，询问来意及联系方式。

-使用标准化登记表格，记录访客姓名、单位/地址、随行人员、访问事由、预计停留时间等信息。

-对外来车辆进行简单检查（如清洁度、安全标识），必要时通知相关科室协助。

(2)**访客引导与通报**

-根据访客事由，联系被访人所在部门或个人，提前沟通。

-引导访客至接待室或指定等候区，如需其他协助（如打印、指引），及时提供帮助。

-紧急情况（如失物招领、紧急联络）需立即上报主管领导。

(3)**前台日常维护**

-保持前台区域整洁，每日整理文件、电话记录、访客登记簿。

-确保电话、网络等通讯设备正常运行，备用线路需提前测试。

-接待时段需着装整洁，使用规范用语（如“您好”“请稍等”）。

2.**办公用品管理**

(1)**库存盘点与需求评估**

-每月1日进行上月办公用品消耗统计，更新台账。

-评估低库存项目（如打印纸低于500页、笔低于20支/类），提前一周提交采购申请。

-建立常用物品消耗曲线模型（参考：打印纸月均消耗约2000-3000页，笔约500支），优化采购量。

(2)**采购与分发流程**

-采购申请需经部门主管审批（金额低于500元直接审批，高于500元需分管领导签字）。

-收货时核对品牌、数量、规格，与供应商确认无误后签收。

-办公用品入库后贴上标签，按部门或区域分类存放于指定柜架。

(3)**使用监督与回收**

-定期检查各科室领用记录，对异常消耗（如某部门纸张突然激增）进行问询。

-鼓励双面打印，对可重复使用的物品（如文件夹、笔）建立回收机制。

（二）文件管理

1.**文件收发与流转**

(1)**收文处理规范**

-文件到达后立即扫描封面信息（标题、密