跨部门协作沟通记录及跟进表.docVIP

跨部门协作沟通记录及跟进表工具指南

一、适用场景与价值

在企业运营中，跨部门协作是常态，但常因信息传递断层、责任边界模糊、进度跟踪滞后等问题导致效率低下。本工具适用于以下场景：

项目推进：如新产品研发、市场活动策划等需多部门联动的项目，保证目标一致、行动协同；

问题解决：如客户投诉处理、流程优化等需跨部门共同响应的事项，避免推诿扯皮；

资源协调：如人力、预算、物料等资源在多部门间的调配需求，明确需求与供给方；

流程对接：如业务线间数据传递、审批流程衔接等需标准化协作的场景，减少沟通成本。

通过系统化记录沟通内容、任务分配及进度跟进，可实现“信息可追溯、责任可明确、进度可把控”，显著提升协作效率与成果落地率。

二、详细使用步骤

步骤一：明确协作事项与参与方

发起部门：根据协作需求（如项目启动、问题响应等），由主责部门发起沟通，明确协作核心目标（如“完成Q3新品上市推广方案”或“解决客户订单系统异常”）；

确定参与方：列出所有需介入的部门及关键人员（如市场部需对接研发部、销售部、设计部），提前同步沟通议题与背景资料，保证各方有备参会。

步骤二：组织沟通并记录核心信息

沟通形式：根据事项紧急程度与复杂度，选择会议（线下/线上）、电话或即时通讯工具沟通，优先使用会议以保证信息充分同步；

记录关键内容：沟通时需重点记录以下信息（可由专人记录或指定会议纪要人）：

议题讨论要点：各方对协作事项的看法、建议及初步方案；

分歧与共识：存在争议的问题及最终达成的统一意见；

待解决问题：未当场解决需后续跟进的事项；

决策结论：明确下一步行动方向与关键节点。

步骤三：拆解任务并分配责任

任务拆解：基于沟通共识，将协作事项拆解为具体可执行的任务（如“推广方案拆解为市场调研、文案撰写、物料设计”），保证任务颗粒度适中（建议每项任务耗时不超过3天）；

明确责任主体：为每项任务指定唯一责任部门/责任人（如“市场调研由市场部*华负责，3月25日前提交报告”），同步明确配合方（如“研发部需配合提供产品技术参数”），避免责任模糊。

步骤四：定期跟踪进度并更新

进度跟踪机制：根据任务时限，设定每日/每周跟踪节点（如每日下班前同步当日进度，每周五召开进度会），责任部门需主动反馈任务进展（如“已完成调研数据收集，正在分析”）；

更新记录表：及时将必威体育精装版进度、遇到的问题及解决方案记录到跟进表中，标注当前状态（如“进行中”“已延期”“已完成”），保证信息实时同步。

步骤五：闭环确认与归档

任务验收：任务完成后，由发起部门或指定验收人核对成果（如“推广方案需经销售部*经理确认是否符合客户需求”），确认无误后在跟进表中标记“已完成”；

问题复盘：对协作中出现的延误、争议等问题进行简要复盘（如“因研发部需求提交流程延迟导致进度滞后，后续需前置对接时间”），并将最终版跟进表归档，作为后续协作参考。

三、协作沟通记录及跟进表模板

跨部门协作沟通记录及跟进表

基本信息

协作事项编号

XLBG-2024-X（按年份+部门+序号编制，如市场部2024年第5项协作事项）

发起部门

发起人

*明（示例）

协作事项名称

如“Q3新品‘’上市推广方案制定与执行”

参与部门/人员

研发部（强）、销售部（静）、设计部（琳）、市场部（华）

沟通时间

2024–:-:

沟通方式

□会议□电话□线上工具（钉钉/企业）□其他

沟动地点（线下）

如“3楼会议室”

沟通内容记录

议题讨论要点

1.市场部：客户调研显示，新品需突出“续航”与“性价比”，推广重点为线上短视频+线下体验店；2.研发部：续航技术已成熟，但量产需6月中旬完成，推广需配合技术参数发布；3.销售部：线下渠道需提前1个月培训，建议同步推出“老客推荐礼”政策。

分歧与共识

分歧：推广预算分配（市场部侧重线上，销售部侧重线下）；共识：按“线上60%+线下40%”分配预算，由市场部统筹制定明细。

待解决问题

1.研发部需6月10日前提交量产进度表；2.设计部需6月5日前完成主视觉初稿；3.销售部需6月8日前提交线下门店名单及培训需求。

任务跟进记录

序号

任务描述

1

提交新品量产进度表

2

完成推广主视觉初稿

3

提交线下门店名单及培训需求

4

制定线上短视频推广脚本（3条）

闭环确认

整体完成情况

□按计划完成□部分延期（说明：__________）□未启动

验收人

*明（发起部门）

验收时间

2024–

备注（复盘与改进）

如“本次协作提前2天完成，主要因研发部进度反馈及时，下次可提前同步供应链节点”

四、使用关键提示

1.信息记录及时性与准确性

沟通结束后24小时内，需由发起人或指定人员完成表格填写，保证讨论要点、任务分配等信息与实际一致，避免因记忆偏差导致遗漏或误解。

2.责任主体唯一性

每项任务仅指定一个责任部门/