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企业资料档案管理制度化模板

一、前言

为规范企业资料档案的收集、整理、保管、利用及销毁等工作，保证档案的完整性、安全性和可追溯性，提高企业管理效率，防范法律风险与信息泄露，根据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合企业运营实际，制定本制度化模板。本模板旨在为企业构建系统化、标准化的档案管理体系提供指导，适用于各类大中小型企业（含分支机构）的资料档案管理工作。

二、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本模板涵盖企业在生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种形式资料档案，包括但不限于：

文书档案：企业章程、股东会决议、董事会纪要、内部管理制度、合同协议、会议纪要、工作总结等；

财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报告、税务申报材料、审计报告、银行对账单等；

人事档案：员工劳动合同、入职登记表、录用审批表、绩效考核记录、培训档案、离职证明、社保缴纳记录等；

业务档案：项目立项文件、招投标文件、客户资料、供应商资质证明、产品研发图纸、市场调研报告等；

实物档案：企业获得的荣誉证书、奖章、印章、重要礼品、具有历史价值的设备资料等；

电子档案：企业OA系统文件、邮件往来、电子合同、数据库记录、音视频资料等。

（二）应用场景

新企业筹建期：可依据本模板建立档案管理框架，明确归档范围与流程，避免档案管理混乱；

企业日常运营：规范各部门档案形成、移交、保管行为，保证档案及时归档、安全存储；

审计、检查应对：提供标准化的档案查阅路径，快速响应内外部审计、监管检查需求；

历史资料追溯：通过系统化的档案管理，支持企业复盘历史决策、分析经营数据、解决纠纷争议；

企业改制或并购：保证档案在组织架构调整过程中完整交接，避免资产或法律权属风险。

三、制度建立与实施操作步骤

（一）成立档案管理工作小组

组建团队：由企业分管领导（如*总）牵头，各部门负责人为成员，明确档案管理部门（如行政部或综合管理部）为归口管理部门，配备专职或兼职档案管理员。

职责分工：

分管领导：统筹档案管理制度建设，审批重大档案事项；

档案管理部门：制定档案管理细则，监督各部门执行，组织档案鉴定与销毁，负责档案库房管理与利用服务；

各业务部门：指定档案联络员，负责本部门档案的收集、初步整理与移交；

档案管理员：承担档案日常整理、编目、保管、数字化及必威体育官网网址工作。

（二）开展档案现状调研与需求分析

调研内容：梳理企业现有档案类型、存储方式（纸质/电子）、管理流程、存在问题（如归档不及时、分类混乱、保管条件差等）；

需求分析：结合企业战略（如上市、扩张）与业务特点，明确档案管理的核心需求（如合规性、安全性、利用效率），确定档案管理的优先级与重点方向。

（三）制定档案管理制度细则

依据本模板框架，结合企业实际细化以下内容：

档案分类与编号规则：采用“年度-部门-问题-流水号”或“门类-一级分类-二级分类-流水号”等方法（示例见“四、常用管理表格模板”）；

归档范围与保管期限表：明确各类档案的归档部门、归档时间（如年度终后1个月内）、保管期限（永久、30年、10年、5年等）；

档案整理规范：包括文件排序、页码编写、装订方式（如纸质档案采用三孔一线装订）、编目规则（档号、题名、责任者、日期等）；

档案保管要求：纸质档案库房需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案需定期备份（本地+异地）、加密存储，防止数据丢失或泄露；

档案利用与必威体育官网网址制度：明确档案查阅权限（如普通员工可查阅本部门业务档案，高管可查阅全企业档案）、查阅流程（填写申请表-部门负责人审批-档案管理员登记）、必威体育官网网址责任（严禁泄露企业商业秘密或个人信息）。

（四）制度审批与发布

征求意见：将制度细则征求各部门负责人及关键岗位员工意见，修订完善；

审批发布：经分管领导总审批后，以企业正式文件（如司发〔2024〕号）发布，并通过企业内部OA系统、公告栏、培训会议等方式传达至全体员工。

（五）培训宣贯与执行落地

培训内容：档案管理制度细则、档案整理实操（如分类方法、装订技巧）、必威体育官网网址知识、档案管理系统使用（如电子档案归档流程）；

培训对象：各部门负责人、档案联络员、档案管理员及新入职员工；

执行监督：档案管理部门每月抽查各部门档案归档情况，通报问题并督促整改，将档案管理纳入部门绩效考核。

（六）定期评估与制度优化

每年末由档案管理工作小组对档案管理制度的执行效果进行评估（如档案归档及时率、查阅效率、安全发生率等），结合企业业务变化（如新增业务板块）与外部法规更新（如《会计档案管理办法》修订），及时修订制度内容，保证制度适用性与有效性。

四、常用管理表格模板

（一）档案分类与编号表（示例）

门类

一级分类

二级分类

分类代码

保管期限

备注

文书档案

综合管理