采购合同管理模板合规性审查及执行跟进版.docVIP

采购合同管理模板合规性审查及执行跟踪实用版

一、适用场景：哪些环节需要用到本工具

本工具适用于企业采购管理全流程中的关键环节，具体包括：

合同签订前：采购部门、法务部门对新签采购合同的合规性进行系统性审查，规避法律风险与经营风险；

合同履行中：项目组、财务部门跟踪合同执行进度，保证供应商按时交付、企业按约付款，及时发觉并解决履约异常；

合同收尾后：管理部门对合同履约效果进行复盘，总结经验教训，优化后续合同管理流程。

典型使用场景示例：

制造企业采购原材料时，需审查供应商资质与合同条款是否符合《产品质量法》《民法典》要求，并跟踪到货时间与质量验收结果；

IT企业采购软件服务时，需审查知识产权条款与数据安全条款，跟踪项目里程碑节点完成情况；

行政部门采购办公设备时，需审查价格条款与售后服务条款，跟踪交付时间与发票开具进度。

二、操作流程：从审查到跟踪的全步骤指南

（一）合同签订前：合规性审查全流程

目标：保证合同内容合法、条款严谨、风险可控，避免后续履约纠纷。

步骤1：资料收集与前置审核

责任人：采购专员*

操作内容：

收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）、采购需求明细（规格、数量、技术参数）、过往合作记录（如有）；

核对采购申请单、招投标文件（若涉及）与合同草案内容是否一致，保证“三单匹配”（申请单、招投标结果、合同条款）。

输出成果：《采购合同资料清单》（含资料名称、提供方、审核状态）。

步骤2：分模块合规性审查

责任人：法务专员、财务专员、技术专家*（联合审查）

审查模块与要点：

审查模块

审查要点

主体资格

供应商营业执照是否在有效期内；经营范围是否包含本次采购标的；是否为一般纳税人/小规模纳税人（涉及税务条款）。

法律条款

合同主体、标的、数量、价格、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款是否明确；是否符合《民法典》《招标投标法》等强制性规定。

财务条款

付款条件（如预付款比例、到货款、验收款、质保金）是否符合企业财务制度；价格是否含税、发票类型（专票/普票）及开具时间是否明确。

技术/业务条款

产品规格、技术参数、质量标准是否符合采购需求；交付时间、地点、方式是否具体；验收流程（初验、终验）与标准是否可量化。

风险条款

知识产权归属（如定制化开发）、必威体育官网网址义务、不可抗力定义、合同解除条件等是否约定清晰；是否存在“霸王条款”（如供应商单方免责条款）。

输出成果：《采购合同合规性审查表》（含审查模块、发觉问题、整改建议、审核人签字）。

步骤3：整改闭环与定稿

责任人：采购经理、法务经理

操作内容：

采购专员根据审查意见，与供应商沟通修改合同条款，重大争议（如价格、违约责任）需上报采购经理协调；

法务专员对修改后的合同进行复核，确认问题整改完毕后，在《合规性审查表》中标注“审查通过”；

采购经理终审合同文本，确定最终版本，同步抄送财务、技术、使用部门。

（二）合同签订中：规范签署与用印管理

目标：保证合同签署流程合法，避免后续效力争议。

步骤1：签署流程审批

责任人：采购专员、行政专员

操作内容：

采购专员填写《合同用印申请单》，附最终版合同文本、《合规性审查表》，按审批权限逐级报批（如部门负责人→分管领导→总经理）；

行政专员核对审批手续是否齐全，确认无误后安排用印。

步骤2：合同分发与归档

责任人：行政专员*

操作内容：

合同一式多份（如供应商、采购部、财务部、法务部各1份），加盖骑缝章后分发，并做好《合同发放记录》（含接收部门、接收人、发放日期）；

原合同文本扫描存档，电子版至企业合同管理系统，纸质版按“合同编号+供应商名称”分类归档。

（三）合同履行中：执行跟踪与进度管理

目标：实时掌握合同履约情况，及时发觉并解决履约异常，保证采购目标达成。

步骤1：制定履约计划

责任人：采购专员、使用部门负责人

操作内容：

依据合同条款，拆解关键履约节点（如“合同签订→预付款支付→生产备货→到货验收→质保期满”）；

明确各节点的计划完成时间、责任人（如“到货验收”由使用部门仓管员*负责）、输出成果（如《验收报告》）。

输出成果：《合同履约甘特图》（示例：节点1：预付款支付，计划时间2024-03-15，责任人财务专员；节点2：到货验收，计划时间2024-04-01，责任人仓管员）。

步骤2：日常进度跟踪

责任人：采购专员*

操作内容：

每周通过电话、邮件或供应商门户向供应商确认履约节点进展，记录实际完成时间与进展描述（如“生产备货已完成80%，预计3月28日发货”）；

对比计划时间与实际时间，若出现延迟（如到货时间延迟3天），立即启动风险预警。

步骤3：关键节点验收与付款

责任人：使用部门、财务专员、采购专员

操作内容：

到货验收：使用部门按合同约定的质量标准、数量进行验收，填写《到货验收单》（验收结果：