文档管理资料归档与借阅管理流程.docVIP

文档管理资料归档与借阅管理流程规范

一、适用范围与对象

本流程适用于各类企业、事业单位及社会组织的文档管理工作，涵盖纸质文档、电子文档的归档存储与借阅流转环节。涉及角色包括：各部门文档形成者、档案管理员、部门负责人、分管领导及借阅申请人，旨在规范文档全生命周期管理，保证资料安全、可追溯及高效利用。

二、详细操作流程

（一）文档归档管理流程

文档收集

责任主体：各部门文档形成者（如项目负责人、综合管理员）。

操作要求：

每月最后一个工作日前，部门需将本月形成的应归档文档（含合同、报告、会议纪要、审批表等）整理完毕，提交至档案管理员；

归档文档需为最终版本，内容完整、字迹清晰（纸质文档）或格式规范（电子文档），无缺页、模糊或损坏情况。

文档整理

责任主体：档案管理员。

操作要求：

纸质文档：去除订书针、夹子等金属物，对折角、破损页面进行修补，按时间顺序排序；

电子文档：统一命名格式（如“部门-年份-文档类型-流水号”，示例：“行政部-2024-年度总结-001”），检查文件格式兼容性（PDF/Word/Excel等）。

文档分类

责任主体：档案管理员，协同各部门负责人。

分类标准：

一级分类：按部门划分（如行政部、财务部、项目部）；

二级分类：按文档类型划分（如综合管理类、财务审计类、业务合同类）；

三级分类：按项目名称或年度划分（如“2024年度”“项目”）。

文档编号

责任主体：档案管理员。

编号规则：一级分类代码（2位字母）+二级分类代码（2位数字）+年份（4位数字）+流水号（3位数字），示例：“XZ-01-2024-001”（行政部-综合管理类-2024年-第1号）。

标注要求：编号打印或书写在文档首页右上角，电子文档编号嵌入文件名及属性信息。

归档登记

责任主体：档案管理员。

操作要求：

填写《文档归档登记表》（详见“三、相关表格模板”），录入文档名称、编号、分类、页数/份数、形成部门、经办人、归档日期等信息；

电子文档同步录入文档管理系统，至指定分类目录，设置查阅权限（如仅部门可见、全公开等）。

入库存储

责任主体：档案管理员。

存储要求：

纸质文档：按编号顺序装入档案盒，盒面标注“一级分类-二级分类-年度-起止编号”，存入符合防火、防潮、防虫要求的档案柜，并张贴存放位置索引；

电子文档：刻录光盘或存储于专用服务器，定期（每季度）进行备份，备份介质标注“文档备份-日期-负责人”。

（二）文档借阅管理流程

借阅申请

责任主体：借阅申请人（需为组织内部员工）。

操作要求：

填写《文档借阅申请表》（详见“三、相关表格模板”），注明借阅人姓名、部门、联系方式、文档名称及编号、借阅用途、预计归还日期；

涉密或重要文档（如未公开合同、财务报表）需附加《借阅必威体育官网网址承诺书》，由借阅人签字确认。

审批流转

审批权限：

普通文档（如部门内部通知、会议纪要）：部门负责人审批；

跨部门文档：部门负责人+档案管理员双重审批；

涉密文档：部门负责人+分管领导+档案管理员三级审批。

操作要求：审批人需在1个工作日内完成审批，对借阅用途的合理性进行审核，审批通过后申请表流转至档案管理员。

文档领取

责任主体：档案管理员、借阅申请人。

操作要求：

档案管理员核对《文档借阅申请表》与审批记录，确认无误后，按编号调取文档；

纸质文档：当面交予借阅人，提醒“爱护文档、不得涂改、遗失”；

电子文档：通过文档管理系统授权查阅权限，设置“仅在线查看、禁止”或“限时”（借阅期内有效），并通过内部系统发送获取。

使用规范

责任主体：借阅申请人。

使用要求：

纸质文档：借阅期间不得转借、复制、勾画（需复制须经部门负责人及档案管理员批准）、带出办公区域（涉密文档除外）；

电子文档：不得传输至外部设备、修改文件内容，查阅需在办公IP地址内进行；

借阅用途仅限工作相关，不得用于非经营性活动或对外披露。

按时归还

责任主体：借阅申请人、档案管理员。

操作要求：

借阅到期前1个工作日，档案管理员通过内部通讯工具提醒借阅人归还；

借阅人需在到期日17:00前归还文档，填写《文档借阅归还登记表》（详见“三、相关表格模板”），注明归还日期、文档状态（完好/轻微损坏/严重损坏/丢失）；

档案管理员检查文档完整性：纸质文档无缺页、无污损，电子文档无内容变更，确认无误后签字收讫，归还借阅申请表。

异常处理

责任主体：借阅申请人、部门负责人、档案管理员。

操作要求：

逾期未还：借阅人需提交《逾期说明》，经部门负责人审批后可续借（续借不超过3天），逾期3天以上按《文档管理规定》扣减绩效；

损坏/丢失：轻微损坏（如折角、少量字迹模糊）由借阅人负责修复；严重损坏或丢失，按文档价值（参考印刷成本、重要性）由借阅人赔偿，并提交《整改报告》。

三、相关表格模板

表1：文档归档登记表

序号

文档名称

文档编号