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企业财务管理标准操作手册

一、总则

本手册旨在规范企业财务管理活动，保证财务流程标准化、合规化，提高资金使用效率，防范财务风险。适用于企业各部门及全体员工在预算管理、费用报销、资金支付、财务报告等环节的操作，遵循“合规优先、权责清晰、流程规范、数据准确”的基本原则。

二、适用范围与应用场景

本手册覆盖企业日常财务管理全流程，具体应用场景包括：

年度预算编制与执行：各部门年度经费预算申报、财务汇总、审批及过程监控；

日常费用报销：员工因公产生的差旅费、办公费、业务招待费等费用报销；

资金支付管理：供应商货款、员工薪酬、日常采购等资金的对外支付；

财务报告编制：月度、季度、年度财务报表的、审核与报送；

财务档案管理：各类财务凭证、报表、合同等资料的归档与保管。

三、核心操作流程

（一）年度预算管理操作流程

目标：科学编制年度预算，保证资源合理配置，强化预算执行监控。

步骤说明：

预算启动（每年10月）

财务部下发年度预算编制通知，明确预算编制范围、时间节点、模板及要求；

各部门根据年度工作计划，编制本部门《年度预算申请表》（含预算科目、金额、测算依据、明细说明）。

预算初审（每年10月底前）

各部门负责人审核本部门预算申请，签字确认后提交财务部；

财务部对各部门预算的合理性、合规性进行初审，重点核查测算依据是否充分、是否符合公司战略目标。

预算汇总与平衡（每年11月上旬）

财务部汇总各部门预算，结合公司整体经营目标，进行综合平衡（如优先保障核心业务、控制非必要支出）；

形成《公司年度预算草案》（含总预算、分部门预算、重点费用预算说明）。

预算审批（每年11月中旬）

《公司年度预算草案》经财务经理审核后，提交总经理办公会审议；

审议通过后，报董事会*审批；审批通过后正式下发执行。

预算执行与监控（次年1-12月）

各部门按预算额度控制支出，不得超预算、无预算支出；

财务部每月编制《预算执行情况表》，对比实际支出与预算差异，分析原因并反馈各部门；

对超预算支出，需提交《超预算申请说明》，经总经理*审批后方可执行。

预算调整（每年6月、12月）

因市场环境变化、业务调整等需调整预算的，由部门提交《预算调整申请表》，说明调整原因、金额及影响；

财务部审核后，按原审批流程报批，批准后更新预算并通知各部门。

预算分析与总结（次年1月）

财务部编制年度预算执行分析报告，总结预算偏差原因、改进措施；

提交总经理*办公会审议，作为下一年度预算编制参考。

（二）日常费用报销操作流程

目标：规范费用报销行为，保证支出真实、合规，提高报销效率。

步骤说明：

报销申请（费用发生后5个工作日内）

员工填写《费用报销单》，注明报销类型（差旅费/办公费/业务招待费等）、金额、费用发生日期、事由、所属部门及预算科目；

附合规费用凭证（如采购合同、行程单、消费明细单等，禁止使用不合规票据），粘贴在《费用报销单》后。

部门审核（报销申请提交后2个工作日内）

部门负责人*审核报销单的真实性、合规性及是否在预算额度内，重点核查费用事由是否合理、附件是否齐全；

审核通过后签字确认，退回员工提交财务部。

财务复核（收到报销单后3个工作日内）

财务专员*核对报销单与附件是否一致（如金额、日期、事由），凭证是否符合会计准则（如抬头、税号完整）；

检查报销是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准、招待费上限），超标准部分需说明理由并由总经理*审批；

复核无误后签字确认，对不符合要求的退回并说明原因。

审批（复核通过后1个工作日内）

财务经理根据报销金额及权限审批：单笔金额≤5000元由财务经理审批，＞5000元需经总经理*审批；

审批通过后，财务部安排支付。

资金支付（审批通过后2个工作日内）

财务部通过银行转账方式支付报销款项，员工可选择工资卡或指定账户；

支付完成后，在《费用报销单》标注“已支付”及支付日期，相关凭证交财务部归档。

归档（每月末）

财务部将当月已报销单据按部门分类整理，装订成册，标注“年月费用报销档案”，保存期限不少于5年。

（三）资金支付审批操作流程

目标：规范资金支付行为，保证支付安全，防范资金风险。

步骤说明：

支付申请（付款前3个工作日）

业务部门填写《资金支付审批表》，注明收款方信息（名称、账号、开户行）、支付金额、付款事由、合同编号及预算科目；

附付款依据（如采购合同、验收单、发票等，禁止无合同付款）。

业务审核（申请提交后1个工作日内）

业务部门负责人*审核支付事由是否与合同一致、金额是否准确、是否已完成合同约定义务（如验收）；

审核通过后签字确认，提交财务部。

财务审核（收到申请后2个工作日内）

财务专员*核对收款方信息与合同、发票是否一致，支付金额是否在预算内，资金用途是否符合公司规定；

检查合同条款是否约定支付节点（如预付款、进度款、尾款），避免