采购流程审批与验收管理模板.docVIP

采购流程审批与验收管理模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于企业各类采购活动的全流程管理，涵盖物料采购（如原材料、办公用品）、服务采购（如咨询、外包）、工程采购（如装修、改造）等场景。通过标准化流程，可规范采购行为、明确责任分工、控制采购成本、防范合规风险，尤其适用于需要多部门协作、分级审批的中大型企业，或采购流程需严格管控的中小型企业。

二、全流程操作指引

（一）采购需求提出与申请

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需要、项目进度），填写《采购申请单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等关键信息；

若涉及新增品类或特殊规格，需附《技术需求说明书》或样品确认记录；

部门负责人（如生产部经理*）对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

所需材料：《采购申请单》《技术需求说明书》（如有）、样品确认记录（如有）

输出结果：经部门负责人签字的《采购申请单》及相关附件

（二）采购需求复核与采购方式确定

操作主体：采购部门

操作内容：

采购部门收到《采购申请单》后，1个工作日内完成复核，重点核查：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

预算金额是否符合公司采购预算管理规定；

是否存在可替代的现有资源或更优方案；

根据采购金额、品类及公司《采购管理办法》，确定采购方式：

公开招标：适用于单项预算金额≥50万元或年度累计采购金额≥100万元的标准化物品/服务；

邀请招标：适用于供应商库内符合条件的供应商≥3家的专项采购；

询比价：适用于单项预算金额5万-50万元，且技术规格简单的物品/服务（至少邀请3家供应商报价）；

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）、或发生不可预见的紧急情况（如抢险救灾）等特殊情形，需附《单一来源采购说明》并经分管领导*审批；

零星采购：适用于单项预算金额＜5万元的常规办公用品、低值易耗品，可通过电商平台或定点供应商采购。

所需材料：《采购申请单》、公司《采购管理办法》《单一来源采购说明》（如有）

输出结果：《采购需求复核表》《采购方式审批表》

（三）采购审批流程执行

操作主体：采购部门、财务部门、分管领导、总经理（根据权限）

操作内容：

采购部门根据确定的采购方式，编制《采购审批表》，附《采购申请单》《采购需求复核表》《采购方式审批表》及相关材料（如招标文件、询价记录），按审批权限逐级报批：

部门负责人审批：单项预算金额＜5万元的采购，由需求部门负责人及采购部门负责人共同审批；

分管领导审批：单项预算金额5万-20万元的采购，由分管采购/业务的领导*审批；

总经理审批：单项预算金额≥20万元的采购，需经总经理*审批；

董事会审批：单项预算金额≥100万元或重大战略采购，需提交董事会审议。

财务部门对采购预算的合规性、付款方式的合理性进行审核，重点检查：

预算是否已纳入年度/月度预算计划；

付款条件是否与合同约定一致（如预付款比例≤30%，尾款需验收合格后支付）。

所需材料：《采购审批表》《采购申请单》《采购需求复核表》《采购方式审批表》、招标文件/询价记录、财务审核意见

输出结果：审批通过的《采购审批表》及相关附件

（四）采购执行与合同签订

操作主体：采购部门、法务部门（如需）、供应商

操作内容：

根据审批通过的采购方式实施采购：

招标采购：编制招标文件，发布招标公告（或向供应商发出投标邀请），组织开标、评标，确定中标供应商后发出《中标通知书》；

询比价采购：向3家及以上合格供应商发出询价单，收集报价后进行价格、质量、交期、服务等方面综合评审，确定成交供应商；

紧急采购：可简化流程，但需保留采购记录（如电话记录、聊天截图），事后补办审批手续。

采购部门与供应商签订《采购合同》，合同内容需包含：

采购物品/服务的名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交付时间、地点、运输方式及费用承担；

付款方式、发票类型及开票信息；

必威体育官网网址条款、知识产权条款（如适用）。

法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审核，重大合同需经法务负责人*签字确认。

所需材料：《采购审批表》、招标文件/询价记录、《中标通知书》、合同草案、法务审核意见（如有）

输出结果：正式签订的《采购合同》一式两份（采购部门、供应商各执一份）

（五）交付验收与入库

操作主体：需求部门、采购部门、质检部门（如需）、仓库

操作内容：

供应商按合同约定交付物品/服务后，需求部门牵头组织验收小组（成员包括需求部门代表、采购专员、质检专员、仓库管理员*），验收内容包括：

数量验收：核对实物数量与合同、送货单是否一致；

质量验收：

物料类：检查规格型号、外观、包装是否符合要求，必要时送