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物资采购申请审批模板

一、适用范围与申请背景

本模板适用于公司各部门、各项目组在日常办公、业务开展及项目执行过程中，因工作需要需采购各类物资（包括但不限于办公设备、办公用品、生产耗材、项目专用材料、低值易耗品等）时的正式申请审批流程。

当部门/项目组出现以下情况时，需使用本模板提交申请：

日常办公物资（如纸张、笔、文件夹等）存量不足，需补充采购；

新项目启动或现有项目推进，需采购专用设备、材料；

现有办公设备损坏无法修复，需购置新设备替代；

其他因工作需要必须采购物资的情形（如展会物料、客户礼品等，需符合公司相关规定）。

二、申请审批全流程操作指引

（一）第一步：申请人填写申请表

准备申请材料：

明确采购物资的名称、规格型号、数量、预估单价及总价，保证信息准确无误；

若为项目采购，需附项目立项批复文件或项目需求说明；

若为大额采购（具体金额标准参照公司《财务管理制度》），需提供至少2家供应商的报价单（或线上平台截图），保证价格公允。

填写《物资采购申请审批表》：

登录公司OA系统或纸质表格，逐项填写“申请部门、申请人、联系方式、申请日期”等基本信息；

在“物资明细”栏详细列出每项物资的名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价及用途说明（如“用于市场部季度展会物料”“研发部测试设备耗材”等），用途需简洁清晰，便于审批人判断采购必要性；

在“申请事由”栏说明采购背景（如“现有打印机老化频繁卡纸，影响工作效率”“新入职员工5人，需补充办公文具套装”等）。

（二）第二步：部门负责人审核

申请人填写完毕后，提交至本部门负责人（如部门经理/项目负责人）处进行审核。

审核重点：

采购必要性：是否符合部门工作计划或项目需求，是否存在可替代方案（如内部调配、修旧利废）；

物资规格与数量：是否与实际工作需求匹配，是否存在过度采购；

预算合理性：预估总价是否在部门年度/月度预算范围内，超预算采购需说明理由并附预算调整申请。

审核通过后，部门负责人在“部门审核意见”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明意见（如“建议先尝试修复现有设备”“数量过多，建议按实际需求缩减至件”），退回申请人修改。

（三）第三步：采购部复核

部门审核通过后，申请流转至采购部进行复核。

复核重点：

物资信息规范性：名称、规格型号是否清晰，便于采购部门准确执行；

市场行情与价格：申请人提供的报价是否符合市场均价，若未提供报价或报价偏高，采购部需主动询价比价（至少2家供应商），并更新预估单价；

库存情况：查询公司仓库现有库存，若已有同类物资且可满足需求，需告知申请人优先领用，避免重复采购。

复核通过后，采购部在“采购部复核意见”栏签字并注明日期；若需调整采购方案（如更换性价比更高的替代型号、合并同类项采购等），与申请人沟通确认后修改表格，再流转至下一环节。

（四）第四步：财务部审核

采购部复核通过后，提交至财务部进行预算与资金审核。

审核重点：

预算匹配度：采购申请是否在部门可用预算额度内，跨部门采购需确认预算归属；

资金安排：若涉及大额支出或当月资金紧张，需评估资金到位时间，不影响采购时效；

成本控制：是否符合公司成本管控要求，是否存在超标准采购（如办公设备配置是否超出岗位标准）。

审核通过后，财务部在“财务部审核意见”栏签字并注明日期；若预算不足或成本不合规，需注明意见并退回申请人调整（如“建议分批采购”“降低配置标准至型号”）。

（五）第五步：领导审批

财务部审核通过后，根据采购金额分级提交至对应领导审批（具体审批权限参照公司《权限审批管理制度》，例如：

金额≤5000元：部门负责人+采购部+财务部联合审批即可；

5000元＜金额≤20000元：需分管副总审批；

金额＞20000元：需总经理审批）。

审批重点：

采购事项的战略契合度：是否符合公司年度重点工作或发展方向；

投入产出比：大额采购需评估预期效益，避免资源浪费。

审批通过后，领导在“领导审批意见”栏签字并注明日期；若未通过，需注明意见并终止流程（或退回重新申请）。

（六）第六步：采购执行与反馈

审批完成后，采购部根据审批结果启动采购流程：

小额标准化物资（如办公文具）：从固定供应商或电商平台下单；

大额/定制化物资：签订采购合同，明确交付时间、质量标准、验收方式等。

采购过程中，若遇供应商延迟交货、物资质量等问题，采购部需及时反馈给申请部门，协商解决方案。

（七）第七步：验收与归档

物资送达后，申请部门需组织验收（可邀请采购部、使用人共同参与）：

核对物资名称、规格型号、数量是否与审批一致；

检查物资质量、功能是否满足需求（如电子设备需通电测试，耗材需检查包装完整性）。

验收合格后，申请人在《物资验收单》上签字确认，并反馈至采购部；验收不合格的，需及时联系供应商退换货，并记录原因。

采购部将审批通过的《物资采购申