标准化采购流程与合同管理.docVIP

标准化采购流程与合同管理工具模板

一、采购与合同管理的典型应用场景

标准化采购流程与合同管理工具适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的采购部门、项目组及中小型企业的日常运营管理。具体场景包括：

日常物料采购：如生产型企业原材料、办公耗材的定期采购；

设备采购：如办公设备、生产设备的采购与更新；

服务外包采购：如IT运维、保洁服务、咨询服务等专业服务采购；

项目采购：如新建项目、技改项目的专项物料与服务采购。

通过标准化流程，可解决采购需求模糊、供应商选择随意、合同条款漏洞、履约监控缺失等问题，实现采购效率提升、成本可控及风险防范。

二、标准化采购流程操作步骤

（一）采购需求发起与审批

需求提报：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途、期望交付时间等信息，并附技术参数图纸（若有）。

部门初审：需求部门负责人审核申请内容的合理性与必要性，确认预算在部门额度内，签署审批意见。

跨部门复核：

采购部门复核需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录）、供应商资源是否匹配；

财务部门复核预算准确性及资金来源（如是否已纳入年度预算）。

最终审批：根据采购金额分级审批（如：1万元以下由采购经理审批；1-5万元由分管副总审批；5万元以上由总经理*审批），审批通过后进入下一环节。

（二）供应商信息收集与评估

供应商寻源：采购部门通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：行业展会、招标平台、供应商自荐；

内部渠道：合格供应商库（历史合作良好供应商）、同行推荐。

资质审查：对初步筛选的供应商，填写《供应商资质审查表》，审核以下材料：

营业执照（加盖公章复印件）；

相关行业资质（如ISO9001认证、特种设备生产许可证等，根据采购物品性质确定）；

近三年业绩证明（合同复印件或客户评价）；

财务状况报告（近一年资产负债表、利润表）。

现场考察（针对大额或关键采购）：组织技术、质量、采购人员对供应商生产场地、工艺流程、质量控制体系进行实地考察，形成《供应商考察报告》。

综合评估：成立评估小组（采购、技术、质量、财务代表），从价格、质量、交付能力、服务、信誉等维度对供应商打分（总分100分），评分≥80分为合格，录入《合格供应商名录》，有效期1年。

（三）采购方式确定与执行

根据采购金额、物料特性选择采购方式，优先采用公开招标或竞争性谈判：

公开招标：适用于5万元以上或涉及公共利益的采购，通过指定媒体发布招标公告，邀请3家以上合格供应商投标，开标时由评标小组按评分标准确定中标供应商。

竞争性谈判：适用于技术复杂、需求不明确或2-5万元采购，邀请2-3家供应商分别报价，谈判后确定最优供应商。

询价采购：适用于1万元以下标准化物料，向3家以上供应商询价，比质比价后选择最低价供应商。

单一来源采购：仅1家供应商能满足需求（如专利产品），需经总经理*审批后执行。

执行完成后，向选定供应商发出《成交通知书》，明确采购内容、价格、交付时间等。

（四）合同起草与审批

合同起草：采购部门根据《成交通知书》及谈判结果，使用企业标准合同模板起草合同，内容包括：

双方基本信息（名称、地址、法定代表人）；

采购标的（名称、规格、数量、质量标准）；

价格与付款方式（单价、总价、支付节点、账户信息）；

交付条款（时间、地点、运输方式、验收标准）；

违约责任（逾期交货、质量不达标等的违约金计算方式）；

争议解决方式（协商不成，提交企业所在地法院诉讼）。

部门会签：

法务部门审核合同条款合法性、完整性，重点排查歧义条款；

财务部门审核付款条款与企业财务制度的一致性；

需求部门确认技术参数与需求的匹配性。

最终审批：合同金额10万元以上需总经理审批，10万元以下由分管副总审批，审批通过后加盖企业合同专用章。

（五）合同签订与订单下达

合同签订：采购部门将审批通过的合同正本送达供应商，双方签字盖章（骑缝章），合同一式4份（采购、财务、需求、供应商各执1份）。

订单下达：采购部门根据签订的合同，填写《采购订单》，明确订单号、供应商、物料信息、交付时间、收货地址等，发送至供应商并抄送仓库、财务部门。

（六）履行跟踪与验收

履约跟踪：采购部门定期与供应商沟通生产/备货进度，保证按合同约定时间交付；若可能延期，供应商需提前5日书面通知并说明原因，采购部门协调调整或启动备用方案。

到货验收：

供应商交付货物时，采购部门通知需求部门、仓库、质检部门共同验收；

核对送货单与采购订单信息（名称、数量、规格），检查外包装完整性；

按合同约定的质量标准进行检验（如抽检、全检），合格后填写《物料/服务验收单》，各方签字确认；

不合格货物当场拒收，供应商需在3日内办理退换货，重新验收合格后方可入库。

（七）付款结算与资料归档

付款申