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供应商礼品接收与登记流程

作为在企业采购部门摸爬滚打了八年的“老采购”，我太清楚供应商礼品管理这事儿有多容易出岔子了。早年见过同事因为没登记清楚，年底盘点时发现礼品对不上数；也遇到过供应商硬塞购物卡，结果因为流程没到位被审计部门追问得面红耳赤。这些年公司反复打磨制度，我也跟着从“手忙脚乱”到“心里有数”。今天就把这套“从接收、登记到后续处理”的完整流程掏心窝子讲给大家听，既是经验总结，也是给新手同事的“避坑指南”。

一、为啥要先讲“为啥要规范流程”？——理解底层逻辑才能执行到位

刚入行那会儿，我也觉得“收点小礼品登什么记”，直到有次跟着审计部门查账。人家翻出三年前供应商送的一套茶具，问“当时市场价多少？有没有超过公司规定的200元限额？”我翻遍抽屉才找到一张皱巴巴的便签，上面只写了“XX供应商送茶具”。审计的同志拍着便签说：“这哪行？万一有人借礼品之名行贿赂之实，没留痕就是说不清楚。”

从那以后我明白，规范的礼品接收与登记流程，往小了说是避免“说不清道不明”的误会，往大了说是守住企业廉政红线、维护供应商合作的公平性。咱们既要让供应商感受到合作诚意，又不能让“小恩小惠”变成破坏规则的缺口。

二、流程怎么走？——从“收礼前”到“登记后”的全链条操作

2.1收礼前：先亮“规矩”，把丑话说在前头

每次跟新供应商签合同，我都会特意翻到“廉洁合作条款”那页，指着里面的“礼品限制”说：“哥，咱合作归合作，这事儿得提前说清楚——公司规定，非重大节日（比如春节、中秋）的日常往来，礼品价值不能超过200元；要是土特产之类的，得是能分给部门同事的‘共享型’，不能是个人专用的贵重物品。”

说这些不是摆架子，是给双方都“划条线”。我遇到过供应商拍着胸脯说“就是点家乡腊肉，不值钱”，结果一称二十斤，明显超过“人均分享”的量；也遇到过供应商揣着购物卡要往我兜里塞，被我当场掏出《供应商廉洁承诺书》：“您看，这是咱们签过字的，真收了我得被通报，您也得上黑名单，多不值当？”

关键动作：

合同签订时同步告知礼品管理规定（口头+书面）；

日常沟通中定期提醒（比如季度合作会议上提一嘴）；

准备“拒收话术包”（“感谢心意，但公司制度卡得严，您这心意我们领了，东西真不能收”）。

2.2收礼时：“三查三确认”，把好接收关

真到了收礼的时候，可不能稀里糊涂接过来。我抽屉里常备着一个文件袋，里面装着《礼品接收确认单》、电子秤、计算器（估市场价用），还有一副白手套——倒不是装讲究，是怕指纹混淆，万一后续有争议能留凭证。

2.2.1查“人”：确认是不是“该收的人”送的

首先得核对供应商身份。有次我在前台等快递，看见一个陌生小伙抱着礼盒说“给采购部张姐的”，我多问了一句：“您是哪家供应商的？”小伙支支吾吾说“是XX贸易的”，可我翻了下当天预约记录，XX贸易的对接人是王经理，根本没约上门。后来一查，是竞争对手派来的“试探”，这要稀里糊涂收了，说不定就掉进套里了。

操作要点：

要求供应商对接人本人送达（或注明代送人员身份信息）；

核对供应商名称与合同主体是否一致（避免“李鬼”冒名）；

现场拨打供应商对接人电话确认（“王经理，您让小张送的礼盒到了，是这个吗？”）。

2.2.2查“物”：确认是不是“该收的礼”

去年中秋，有个供应商送了盒月饼，我拆开一看，里面除了月饼还有两张景区贵宾券。这种“藏私货”的情况太常见了，所以必须当场开箱检查。我总结了个“三看”法：

看外观：有没有拆封痕迹（防止调包）、有没有贵重物品标识（比如奢侈品logo）；

看内容：是不是合同允许的类型（土特产、文具、小纪念品），有没有“搭售”贵重物品（购物卡、首饰、电子设备）；

看数量：是不是“一人一份”的合理量（比如20人部门，最多收20份小礼品），有没有“批量赠送”的嫌疑。

2.2.3查“值”：确认是不是“该收的价”

有次收了供应商送的茶叶，包装上没标价，我当场用手机查了同款电商平台价格——500克装要380元，超过了公司200元的限额。这时候就得跟供应商说：“哥，这茶叶我们实在不能收，要不您换成小包装的？或者我们按市场价折算，从下批货款里扣？”

估算技巧：

有标价的直接按标价；

无标价的查电商平台（选主流平台的“销量最高款”做参考）；

土特产按当地市场批发价折算（比如腊肉，问下供应商老家菜市场的零售价）；

工艺品、纪念品找行内朋友估个大概（我有个做收藏的朋友，专门帮我看这类东西）。

2.3登记时：“五个必须”，让每笔礼品都有“身份证”

收完礼可没完，登记环节才是“留痕”的关键。我们部门用的是一本硬壳登记本（比电子表格更有仪式感），封皮上印着“供应商礼品登记专用”，每一页都有编号，撕页会留痕——这是防篡改的小细节。

2.3.1必须填全“七要素”

登记本上有固定的表格（虽然用户要求不用表格，但内容得说清），必须