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会议组织与策划操作指南模板
一、适用范围与场景
二、会前筹备阶段
1.明确会议核心目标
操作说明：
召集会议发起人（如部门主管、项目负责人*）共同确认会议目的，需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）。例如：“明确Q3产品迭代需求并确定责任人（会议结束后2个工作日内输出需求文档）”“解决项目跨部门协作障碍（形成3项行动方案）”。
输出物：《会议目标确认表》（含会议主题、核心目标、预期成果、衡量标准）。
2.确定会议基本信息
操作说明：
参会人员：根据目标列出必要参会者（决策层、执行层、相关支持部门），避免无关人员参会；提前与关键参会者确认时间可行性。
会议时间：优先选择工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00（避开午休、临近下班等低效时段），时长控制在1-2小时内（超长会议需设置中场休息）。
会议地点/形式：内部会议优先选用公司会议室（确认设备可用性）；外部会议需考虑交通便利性、场地容量；线上会议需提前测试平台（如腾讯会议、Zoom）稳定性，并告知参会者登录方式。
输出物：《会议基本信息表》（含时间、地点、形式、参会人名单、联系人及方式）。
3.制定会议议程
操作说明：
按逻辑顺序排列议题（如先同步背景、再讨论问题、后决策方案、最后明确行动），每个议题标注预计时长、负责人（如“需求梳理-产品经理*，20分钟”）。
议程需提前1-2天发送给参会者，预留反馈时间（如有需调整议题，提前半天告知组织者）。
输出物：《会议议程表》（含序号、议题、内容说明、负责人、预计时长）。
4.准备会议材料与设备
操作说明：
材料：根据议程准备PPT、数据报表、背景资料、签到表、会议纪要模板等，材料需简洁明了（每页PPT核心信息不超过3点，避免大段文字），提前1天发送给参会者预览。
设备：确认会议室投影仪、麦克风、音响、激光笔、网络等设备正常；线上会议需提前测试麦克风、摄像头、屏幕共享功能，准备备用会议（防止主故障）。
输出物：《会议材料清单》（含材料名称、负责人、准备完成时间）、《设备检查表》（含设备名称、检查状态、责任人）。
5.发送会议通知
操作说明：
提前3-5天通过邮件、企业/钉钉等渠道发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间、地点/、议程概要、参会人员、需提前阅读的材料、联系人及联系方式。
重要会议（如高层决策会、外部客户会）需电话提醒关键参会者，确认收到通知。
模板示例（见文末“模板表格”部分）。
三、会中执行阶段
1.会场布置与签到（线下会议）
操作说明：
会议开始前30分钟布置会场：摆放会议材料、调试设备、设置席卡（标注姓名及职务）、准备饮用水（如需）。
签到：采用纸质签到表或线上签到工具（如腾讯会议签到、金数据问卷），统计参会人员到会情况，及时联系迟到者（如非紧急事项，可会后同步信息）。
2.会议开场与控场
操作说明：
开场：由主持人（如会议发起人、行政人员*）准时开始，简要说明会议目标、议程及时长规则（如“每个议题严格控制在规定时间内，超时将提醒”）。
控场：主持人需引导发言顺序，避免话题偏离（如“关于问题，我们先请负责部门*介绍情况，再讨论解决方案”）；控制讨论节奏，避免少数人垄断发言（可主动邀请沉默者：“对此有什么补充吗？”）；及时处理分歧（如“双方观点已明确，我们先记录下来，会后由对接具体细节”）。
3.议题讨论与决策
操作说明：
每个议题由负责人先汇报（结合数据、案例），参会者围绕目标提问、讨论，主持人需提炼共识点、分歧点。
需决策的议题，应明确决策方式（如投票、负责人拍板、协商一致），并当场宣布结果（如“经讨论，确定方案由*负责推进，下周五前提交进度计划”）。
4.会议记录与时间管理
操作说明：
记录：指定专人（如行政助理、项目专员*）记录关键信息，包括：讨论要点、不同观点、决策结果、行动事项（含负责人、截止时间），避免记录流水账，重点突出“做什么、谁来做、何时完成”。
时间管理：主持人每30分钟提醒一次剩余时间，超时议题可约定“会后小范围沟通”，保证按议程推进。
四、会后收尾阶段
1.整理会议纪要
操作说明：
会议结束后2个工作日内完成纪要整理，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心目标、各议题讨论摘要、决策结果、行动项（表格形式呈现，见文末模板）。
纪要需经主持人审核无误后，发送给所有参会者及相关方，并抄送存档部门（如行政部、项目管理办公室）。
2.跟进行动项落实
操作说明：
行动项负责人需按截止时间推进工作，并在纪要发出后1周内，通过项目管理工具（如Teambition、飞书项目）或邮件反馈进度。
组织者每周汇总行动项进展，对逾期未完成的及时提醒（如“*负责的事项原定截止时间为X月X日，目前尚未反馈，请同步必威体育精装版进度”）。
3.收集会议反馈
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