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合同审核管理电子化操作模板

一、适用业务场景

本模板适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）的全流程电子化审核管理，具体场景包括但不限于：

跨部门协作审核：业务部门发起合同后，法务、财务、分管领导等多部门在线协同审核，打破纸质文件传递的时间与空间限制；

标准化流程管控：通过电子化系统固化合同审核节点（如初审、复审、终审），保证审核流程合规、无遗漏；

合同全生命周期管理：从合同起草、审批、签订到归档，实现电子化留痕与追溯，满足审计、合规检查需求；

效率提升与成本控制：减少纸质打印、快递传递等环节，缩短合同审核周期，降低管理成本。

二、电子化审核操作流程

（一）合同发起与材料准备

发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）作为合同发起人，负责前期材料准备。

操作步骤：

（1）登录企业合同管理系统（或OA系统合同管理模块），“新建合同”按钮；

（2）填写合同基础信息（合同名称、合同类型、对方主体名称、合同金额、签订日期、预计履行期限等），并以下材料：

合同草案（Word/PDF格式，需包含双方主体信息、标的、价款、违约责任等核心条款）；

对方主体资质文件（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，加盖对方公章的扫描件）；

与合同相关的附件（如技术协议、验收标准、招投标文件等）。

（3）确认信息无误后，提交至下一审核节点（通常为部门负责人初审）。

（二）电子化与信息核对

系统自动校验：合同管理系统自动的材料进行基础校验，包括：

合同草案是否包含必填条款（如双方名称、标的、金额、争议解决方式）；

对方主体资质文件是否完整（营业执照是否在有效期内，授权委托书是否有授权范围及期限）；

文件格式是否符合要求（支持PDF、JPG等格式，单个文件不超过10MB）。

人工补充修正：若校验不通过，系统自动提示发起人补充材料或修改条款；若通过，系统唯一“合同编号”（规则：年份+部门代码+合同类型+流水号，如“2024-CG-001-023”），并推送至审核人待办。

（三）多级审核流转

根据合同金额、类型及重要性，设置不同审核层级（以采购合同为例）：

初审（部门负责人）：

审核重点：合同内容是否符合业务需求、条款是否与前期沟通一致、对方主体资质是否满足合作要求；

操作：登录系统查看合同详情，填写审核意见（通过/不通过/修改后通过），若“不通过”，需注明具体修改意见并退回发起人；若通过，提交至下一节点（如法务审核）。

复审（法务部门）：

审核重点：合同条款合法性（是否符合《民法典》等法律法规）、权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰；

操作：通过系统添加批注（如“建议增加不可抗力条款”“付款节点需明确具体日期”），填写审核意见后提交至财务部门或分管领导。

终审（分管领导/总经理）：

审核重点：合同金额是否在预算范围内、是否符合公司战略规划、审批权限是否合规（如超过一定金额需总经理审批）；

操作：确认审核意见，“终审通过”，系统自动审批流转记录（包含各环节审核人、审核时间、审核意见）。

（四）审核意见反馈与修改

意见反馈：审核人在系统中填写意见后，发起人会收到系统消息提醒，登录系统查看具体修改意见。

合同修改：发起人根据意见修改合同草案，修改后重新提交审核（系统保留修改痕迹，可对比查看版本差异）。

二次审核：若修改内容涉及重大条款（如金额、履行方式），需原审核人重新审核；若为minor修改，可由系统自动流转至下一节点或指定审核人确认。

（五）最终审批与电子签章

审批通过：所有审核环节均通过后，系统“合同审批单”，汇总各环节审核意见，由发起人打印（或导出PDF）交对方单位盖章。

电子签章：

双方确认合同内容无误后，通过企业电子签章系统（如e签宝、法大大等合法合规平台）在线签署；

签署流程：发起人双方盖章后的合同扫描件→系统自动关联审批单→法定代表人或授权人使用个人数字证书（U盾/手机验证码）完成电子签章→系统带电子签章的合同正本（PDF格式，具有法律效力）。

（六）归档与查询

自动归档：合同签署完成后，系统自动将合同正本、审批单、对方资质文件等材料归档至“合同档案库”，按合同编号分类存储。

权限查询：

发起人、审核人可通过合同编号、合同名称、对方主体等关键词查询合同详情；

管理员可定期导出合同台账（包含合同基本信息、审核状态、履行进度等），用于统计分析。

三、核心模板表格设计

（一）合同基本信息表

字段名称

填写说明

示例

合同编号

系统自动，不可修改

2024-CG-001-023

合同名称

?体现合同核心内容（如“设备采购合同”）

办公自动化设备采购合同

合同类型

单选：采购/销售/服务/租赁/技术合作/其他

采购

甲方（采购方）

公司全称、统一社会信用代码

科技有限公司

乙方（供应商）