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采购申请与审批工作单使用指南

一、采购申请与审批工作单的适用范围

采购申请与审批工作单是企业内部规范采购行为、控制采购成本、明确责任流程的核心工具，适用于以下场景：

日常运营物资采购：如办公用品、劳保用品、清洁用品等维持日常办公运营的消耗性物资。

项目专项采购：如新产品研发、市场活动、工程项目等所需的原材料、设备、服务等。

固定资产采购：如电脑、打印机、生产设备等单价较高、使用周期长的资产购置。

紧急临时采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需立即采购的物资，需注明“紧急”并说明原因。

服务类采购：如咨询、设计、维修、外包等服务项目的采购需求。

二、采购申请与审批流程详解

采购申请与审批需严格按照“先申请、后审批、再采购”的原则执行，保证流程规范、责任可追溯。具体步骤

步骤1：采购需求发起

操作人：需求部门经办人（如行政专员、项目负责人等）

操作内容：

根据部门实际需求（如库存不足、新增任务、设备更换等），确认采购的必要性及初步规格。

登录企业OA系统或填写纸质《采购申请与审批工作单》，发起采购申请。

关键点：需求需真实、合理，避免不必要的采购；紧急采购需在申请单顶部标注“紧急”，并说明紧急原因（如“生产设备故障停机，需48小时内更换”）。

步骤2：填写申请单信息

操作人：需求部门经办人

操作内容：

按模板要求完整填写申请单信息（详见“三、采购申请与审批工作单模板”），重点包括：

基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价（需注明是否含税）；

用途说明：详细说明采购目的（如“为项目采购研发材料，用于样品制作”）；

供应商信息：若有指定供应商，需填写名称及选择原因（如“独家代理”“合作历史良好”）；无指定供应商可填写“待选，需比价”。

采购明细需逐行填写，避免“一批物资”“等”模糊表述；规格型号需明确（如电脑需注明“CPU：i5-12400，内存：16G，硬盘：512GSSD”）。

关键点：预估总价需符合部门预算，超预算需提前说明理由并附预算调整申请；附件需齐全（如技术参数表、图纸、报价单等）。

步骤3：部门负责人审核

操作人：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

操作内容：

审核采购需求的合理性：是否符合部门年度/月度工作计划，是否为必需品，数量是否恰当。

审核采购明细的准确性：规格型号、数量是否与实际需求匹配，预估总价是否在部门预算范围内。

审核附件完整性：技术参数、报价单等是否支持采购需求，是否存在遗漏。

操作结果：审核通过，在“部门负责人”栏签字确认；审核不通过，注明退回原因（如“规格不明确，需补充技术参数”“预算不足，需调整采购数量”），退回经办人修改。

关键点：部门负责人对采购需求的真实性、合理性负直接责任。

步骤4：财务部门审核

操作人：财务部门审核人（如成本会计、财务主管）

操作内容：

审核预算符合性：采购项目是否纳入年度预算，预估总价是否超预算（超预算需附预算审批文件）。

审核价格合理性：对照历史采购价格、市场行情或供应商报价，判断预估单价是否合理；大额采购（如单笔超5万元）需提供至少3家供应商的比价记录。

审核付款方式、税率等财务条款是否符合企业规定。

操作结果：审核通过，在“财务审核”栏签字确认；审核不通过，注明退回原因（如“超预算未附审批文件”“单价高于市场价20%，需重新比价”），退回需求部门。

关键点：财务部门对采购成本的合规性、经济性负审核责任。

步骤5：分级审批

操作人：分管领导/总经理（根据采购金额分级）

审批权限（示例，企业可根据自身规模调整）：

金额≤5000元：需求部门负责人+财务审核即可；

5000元＜金额≤2万元：需求部门负责人+财务审核+分管副总；

金额＞2万元：需求部门负责人+财务审核+分管副总+总经理。

操作内容：

分管领导/总经理审核采购事项的战略匹配性（如是否符合公司发展方向）、必要性及金额合理性。

对重大项目或特殊采购（如固定资产、服务外包），可要求需求部门补充可行性报告或风险评估。

操作结果：审批通过，在对应审批栏签字；审批不通过，注明意见（如“暂不采购，建议下季度纳入预算”），终止流程。

关键点：审批人需在2个工作日内完成审核，避免流程延误；紧急采购可启动“绿色审批通道”，事后补签手续。

步骤6：采购部门执行

操作人：采购部门专员

操作内容：

收到审批通过的申请单后，核对采购明细、供应商信息及要求。

若无指定供应商，需通过询价、比价或招标方式选择合格供应商（优先选择合作良好、资质齐全的供应商）。

与供应商确认交货期、付款方式、售后条款等，签订采购合同（金额超1万元需签订书面合同）。

向供应商下达采购订单，跟踪生产/备货进度，保证按时交货。

关键点：采购部门需严格执行“比价采购”原则，避免“