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费用报销申请与审批流程规范

适用工作场景

本规范适用于公司内部员工因履行工作职责所发生的必要支出报销管理，具体包括但不限于以下情形：

日常办公支出（如办公用品采购、通讯费、快递费等）；

差旅支出（如交通费、住宿费、市内交通补贴等）；

业务相关支出（如客户接待费、会议费、市场推广费等）；

其他经公司认定的与工作直接相关的合规支出。

操作流程详解

一、申请发起：提交报销申请

填写申请表：申请人登录公司管理系统，进入“费用报销”模块，完整填写《费用报销申请表》，内容包括：

基本信息：申请人姓名（某某）、所属部门、申请日期、费用归属项目；

费用明细：费用发生日期、具体事由、费用类别（如办公费/差旅费等）、金额、支付方式（如现金/转账）；

附件说明：需的支撑材料清单（如消费凭证、行程单、审批单等）。

核对信息：申请人保证所填信息真实、准确，费用事由与实际工作内容一致，金额计算无误。

二、材料准备：整理支撑凭证

凭证收集：根据费用类型，准备对应的合规凭证，例如：

办公费：供应商出具的明细单、采购清单；

差旅费：交通票据（如车票、机票）、住宿水单、会议通知等；

业务招待费：接待事由说明、参与人员名单。

规范粘贴：将凭证按类别整齐粘贴在《费用报销凭证粘贴单》上，每张凭证注明费用归属及用途，避免折叠或覆盖关键信息。

三、部门审核：确认费用合理性

提交审批：申请人将填写完整的《费用报销申请表》及凭证粘贴单提交至部门负责人（某某）处。

审核内容：部门负责人重点审核：

费用是否与部门工作计划及预算匹配；

支出事由是否真实、必要，是否符合公司费用管理原则；

凭证是否齐全、合规，金额是否准确。

反馈结果：审核通过后，部门负责人在申请表“部门审核”栏签字确认；若需补充材料或调整，注明原因并退回申请人。

四、财务复核：审核合规性与准确性

接收材料：申请人将部门负责人签字后的申请表及凭证提交至财务部（对接人某某）。

复核重点：财务人员审核以下内容：

申请表填写是否完整，签字流程是否规范；

凭证是否符合公司财务制度（如票据抬头、金额、日期是否清晰无误）；

费用计算是否准确（如补贴标准是否合规、报销总额是否超预算）。

处理结果：复核通过后，财务人员在“财务复核”栏签字；若发觉问题，与申请人沟通补充或修改。

五、领导审批：确定最终支付

分级审批：根据费用金额及类型，提交至对应审批人：

一般费用（如单笔金额≤5000元）：由分管领导（某某）审批；

大额费用（如单笔金额＞5000元）：需经总经理（某某）最终审批。

审批要点：审批人重点关注费用支出的必要性、预算执行情况及公司整体利益。

完成审批：审批通过后，审批人在“领导审批”栏签字，流程流转至财务部。

六、款项支付：报销款发放

支付处理：财务部在收到审批完整的申请后，按公司规定时间（如每月10日、25日统一支付）安排报销款发放：

转账支付：直接发放至申请人绑定的工资卡账户；

现金支付：需申请人持有效证件号码件至财务部领取（需提前申请）。

通知确认：财务部通过系统或邮件向申请人发送支付成功通知，申请人确认收款金额是否正确。

七、资料归档：留存备查

整理归档：财务部每月将已报销的申请表、凭证粘贴单等资料按部门分类整理，建立电子及纸质档案。

保管期限：报销档案保管期限不少于3年，以备后续查阅或审计。

报销申请表模板

项目

内容

申请人信息

姓名：某某??部门：____________________??申请日期：____年__月__日

费用归属

项目名称：____________________??预算科目：____________________

费用明细

日期??事由??费用类别??金额（元）??支付方式??备注

例：2024-03-01??采购办公用A4纸??办公费??200??转账??附件：采购清单1张

例：2024-03-05??赴市参会??差旅费??1500??现金??附件：车票、住宿单各1张

附件清单

□消费凭证?□行程单?□审批单?□其他：____________________

部门审核

审核意见：□同意?□需补充材料?□退回?签字：某某??日期：________________

财务复核

复核意见：□合规?□不合规（原因：________________）?签字：某某??日期：__

领导审批

审批意见：□同意?□不同意（原因：________________）?签字：某某??日期：__

支付信息

收款账号：____________________??开户行：____________________??户名：某某

关键提示

及时性：费用发生后应在15个工作日内提交报销申请，逾期未提交需说明原因，经部门负责人及财务部审批后方可受理。

合规性：严禁报销与工作无关的支出，凭证需真实有效，不得虚报、冒报或多报费用。