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企业行政文书档案分类及归档手册

前言

行政文书档案是企业日常运营的历史记录，更是决策支持、风险防控和合规管理的重要依据。为规范企业行政文书档案的分类、整理与归档工作，提高档案管理效率，保证档案的完整性、安全性和可用性，特制定本手册。本手册旨在为企业行政部门及相关人员提供标准化操作指引，推动档案管理工作科学化、规范化、制度化。

一、手册适用范围与核心价值

（一）适用范围

本手册适用于各类企业（包括但不限于有限责任公司、股份有限公司、合伙企业等）的行政文书档案管理工作，涵盖企业行政管理部门在综合管理、人力资源管理、财务管理、后勤保障、资质证照、合同协议等职能领域形成的各类文书档案。

（二）核心价值

规范管理：统一分类标准和归档流程，避免档案管理混乱；

提高效率：通过科学分类和标准化操作，快速检索和利用档案；

保障安全：明确档案保管责任和防护措施，防止档案丢失、损坏或泄密；

支持决策：系统化留存企业运营数据，为战略规划、问题追溯提供依据。

二、行政文书档案分类体系

（一）分类原则

科学性：以文书形成规律和内在联系为依据，保证分类逻辑清晰；

实用性：结合企业组织架构和业务特点，便于操作和检索；

扩展性：预留分类层级，适应企业发展过程中新增文书类型。

（二）分类标准

采用“一级分类（职能领域）+二级分类（文件类型）+三级分类（具体事项）”的三级分类法，具体

一级分类

二级分类

三级分类（示例）

保管期限

综合管理类

会议管理

董事会会议纪要、总经理办公会纪要、专题会议纪要

长期

公文管理

上级单位发文、本企业发文、外来函件

长期/10年/5年

工作计划与总结

年度工作计划、季度工作总结、专项工作总结

10年

人力资源管理类

招聘与录用

招聘启事、应聘登记表、录用通知书、劳动合同

员工离职后2年

培训与发展

培训计划、培训记录、员工技能考核表

5年

绩效考核

考核制度、考核表、考核结果分析报告

5年

财务管理类

预算管理年度预算方案、预算调整审批表、预算执行分析报告

10年

费用报销费用报销制度、报销单据、费用审批记录

5年

税务管理纳税申报表、税务审计报告、税收优惠批复文件

10年

后勤保障类

资产管理固定资产台账、资产采购合同、资产报废申请

长期

办公用品管理办公用品采购清单、领用登记表

3年

安全管理安全检查记录、应急预案演练报告、安全处理报告

长期

资质证照类

企业资质营业执照、组织机构代码证、税务登记证（三证合一后为营业执照）

长期（注销后10年）

经营许可特种行业许可证、资质等级证书

长期（有效期届满后5年）

合同协议类

业务合同销售合同、采购合同、服务合同

合同终止后10年

劳动合同员工劳动合同、劳动合同变更协议

员工离职后2年

三、文书档案全流程操作规范

（一）文书收集

责任部门：各职能部门为文书收集责任主体，行政管理部门统筹监督。

收集范围：

企业在经营管理活动中形成的具有保存价值的纸质、电子文件；

上级单位来文、平行单位往来函件、下级单位上报材料；

会议记录、合同、证照、报表、凭证等各类原始资料。

收集要求：

文书需为正式版本，内容完整、字迹清晰（电子文件需为PDF或不可编辑格式）；

涉及敏感信息的文书需标注“必威体育官网网址”字样；

各部门指定专人（建议为*文秘岗）于每月最后一个工作日将本月文书整理后移交行政管理部门。

（二）文书分类

操作依据：依据本手册“二、行政文书档案分类体系”执行。

操作步骤：

（1）确定一级分类：根据文书形成部门职能，判断所属一级分类（如人力资源部形成的文书归入“人力资源管理类”）；

（2）细化二级分类：根据文书类型确定二级分类（如劳动合同归入“招聘与录用”）；

（3）明确三级分类：根据文书具体事项确定三级分类（如“2023年度销售合同”）。

注意事项：跨部门形成的文书，由主办部门负责分类；难以界定的文书，由行政管理部门协调确定。

（三）文书整理

检查完整性：核对文书是否缺页、漏项，重要文书（如合同、决议）需签字盖章齐全。

排序与编页：

纸质文书：按时间顺序或逻辑顺序排序，采用阿拉伯数字编页（单面书写的文件在右上角编页，双面书写的在左上角编页）；

电子文书：按“部门-分类-日期”规则命名文件名（如“行政部-综合管理类-2023年工作计划pdf”）。

装订与归档：

纸质文书：使用不锈钢钉装订，厚度超过1cm的需采用线装或活页夹装订，避免使用金属装订件（防止锈蚀）；

电子文书：刻录光盘或存储至企业档案管理系统，一式两份（一份本地存储，一份异地备份）。

（四）档案归档

填写归档登记表：使用本手册“四、标准化表格工具包”中的《文书归档登记表》，详细记录档案信息。

移交接收：

移交部门与行政管理部门共同核对档案数量、内容，确认无误后在登记表上签字；

行政管理部门对档案进行编