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会议策划与执行标准手册

一、适用范围与场景说明

本手册适用于各类企业内部会议（如季度总结会、项目推进会、部门协调会）、外部会议（如客户交流会、行业研讨会、新闻发布会）及专项会议（如培训会、庆典会）的策划与执行全流程，旨在通过标准化操作提升会议效率、控制会议成本、保障会议效果，保证会议目标达成。

二、会议全流程操作指南

（一）会议筹备阶段

目标：明确会议需求，完成资源准备，形成可执行方案。

1.会议需求调研与目标确认

操作步骤：

（1）发起部门填写《会议立项申请表》（见表1），明确会议主题、目标（如“明确Q3项目行动计划”“解决客户问题”）、预期成果、建议时间及预算范围；

（2）提交至上级领导审批，审批通过后成立专项筹备组，指定项目负责人（*经理）及核心成员（如会务组、宣传组、技术组）；

（3）筹备组与发起部门沟通，细化会议需求，确认参会人员范围（内部/外部、职级、人数）、会议形式（线上/线下/hybrid）、核心议题及时间节点。

2.会议方案制定与审批

操作步骤：

（1）根据需求制定《会议策划方案》，内容需包含：会议主题、时间/地点、参会人员、议程安排（含各环节时长）、预算明细（场地、物料、餐饮、差旅等）、人员分工、应急预案；

（2）方案发起多部门联审（如行政部审核场地预算、技术部审核线上会议支持能力），最终由项目负责人（*经理）签字确认。

3.会议资源筹备

操作步骤：

（1）场地与设备：

线下会议：提前7个工作日预订场地，确认会议室容量、桌椅布局（课桌式/圆桌式/剧院式）、投影设备、音响系统、麦克风、网络环境，并要求场地方提供《设备检查清单》（见表2）；

线上会议：提前3个工作日测试会议平台（如腾讯会议、Zoom），确认功能稳定性（屏幕共享、分组讨论、录制等），参会及操作指南，提前2天发送至参会人员。

（2）物料准备：

必备物料：会议手册（含议程、参会名单、资料索引）、签到表（见表3）、文具（笔、笔记本）、饮用水、桌牌（含姓名+职务）；

宣传物料：背景板（含会议主题、Logo）、横幅、指示牌（签到区、会场入口、卫生间等）；

特殊物料：根据会议主题准备（如培训需教材、抽奖需奖品、签约需合同文本）。

（3）人员安排：

明确主持人（*总监）、签到引导员、技术支持员、摄影摄像员、后勤保障员，并提前召开筹备会，明确各岗位职责及对接流程。

4.会议通知与预热

操作步骤：

（1）提前5个工作日发送正式会议通知（邮件/企业），内容需包含：会议主题、时间（精确到分钟，含提前签到时间）、地点/线上、议程概览、参会人员名单、需提前准备的资料（如项目PPT、调研问卷）、联系人及联系方式；

（2）重要会议（如客户会、发布会）提前3天发送二次提醒，附上会议手册电子版及参会须知（如着装要求、停车信息）；

（3）外部会议需提前确认参会人员是否需发送邀请函（纸质/电子），并跟进回复情况。

（二）会议执行阶段

目标：保证会议按计划推进，保障参会体验，实现会议目标。

1.会前现场准备（线下会议）

操作步骤：

（1）会议前一天，筹备组到场布置场地：摆放桌椅、调试设备（投影、音响、麦克风）、悬挂横幅/背景板、设置签到区（摆放签到表、笔、会议手册）、检查指示牌位置；

（2）会议当天1小时前，所有人员到岗：引导员在入口处待命，技术支持员再次测试设备，后勤保障员确认饮用水、物料摆放到位，摄影摄像员调试设备；

（3）提前30分钟开放签到，引导员核对参会人员信息，发放会议手册、桌牌及礼品（如有），提醒会议纪律（如关闭手机静音、禁止吸烟）。

2.会议流程把控

操作步骤：

（1）主持人开场（5-10分钟）：介绍会议主题、目标、议程及参会人员，强调会议纪律；

（2）按议程推进：各环节负责人严格控制时长，技术支持员配合PPT播放、视频播放等，引导员及时引导发言或互动；

（3）突发情况处理：

设备故障：技术支持员立即启用备用设备（如备用麦克风、4G热点），若无法及时修复，主持人调整议程（如先进行讨论环节）；

迟到早退：引导员记录迟到/早退人员，会后由项目负责人沟通；

议题超时：主持人适时提醒，必要时可申请临时延长或安排后续专项讨论。

3.会议记录与资料管理

操作步骤：

（1）指定专人（*助理）负责会议记录，记录内容需包含：各议题讨论要点、决议事项、责任人、完成时间、待办事项；

（2）摄影摄像员全程记录，重点拍摄会议开场、核心发言、互动环节、签约/颁奖等关键场景；

（3）线上会议需开启录制功能，会后回放，仅限参会人员查看。

（三）会议收尾阶段

目标：固化会议成果，跟进落实情况，总结经验教训。

1.会议总结与资料归档

操作步骤：

（1）会议结束后24小时内，整理会议纪要（模板见表4），经项目负责人（*经理）审核后，2个工作日内发送至所有参会人员及相关部门；

（2）收集会议