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技术资料存档及索引分类标准模板

一、适用场景与价值

二、标准化操作流程

步骤1：资料收集与初步整理

操作说明：

范围界定：明确需存档的技术资料类型，包括但不限于：项目立项文档、设计方案（架构图、流程图）、技术规格书、测试用例与报告、部署手册、运维日志、故障处理记录、培训材料、专利文档等。

资料规范：保证资料内容完整、格式统一（如Word、PDF、Excel等电子文档，或纸质扫描件），命名规则为“【项目/模块名称】-【资料类型】-【版本号】-【日期】”（例：“电商平台-用户管理模块-设计V2.1）。

责任人：由各模块负责人或指定资料管理员（**）收集，审核资料完整性与规范性后，提交至存档环节。

步骤2：确定分类维度与结构

操作说明：

一级分类：按“项目-阶段-类型”三级逻辑划分，保证分类清晰、无交叉。

项目维度：以项目名称或代号作为一级分类（如“电商平台项目”“移动APP项目”）。

阶段维度：按项目生命周期划分二级分类（如“立项阶段”“设计阶段”“开发阶段”“测试阶段”“运维阶段”）。

类型维度：按资料内容划分三级分类（如“设计类”包含架构图、流程图；“文档类”包含需求规格书、测试报告；“记录类”包含会议纪要、故障日志）。

分类示例：

电商平台项目

├──立项阶段

│├──文档类（需求调研报告、可行性分析报告）

│└──记录类（项目启动会纪要）

├──设计阶段

│├──设计类（系统架构图、数据库设计文档）

│└──文档类（技术规格书、接口文档）

└──运维阶段

├──记录类（故障处理记录、版本更新日志）

└──文档类（运维手册、培训材料）

步骤3：编制索引与标识

操作说明：

索引规则：采用“分类代码+流水号”组合编制唯一索引号，格式为“【一级分类代码】-【二级分类代码】-【三级分类代码】-【流水号】”（例：“EC-DS-AR-001”，其中EC=电商平台，DS=设计阶段，AR=架构图，001为流水号）。

关键词标注：在索引登记表中补充资料关键词（如“高并发”“支付接口”“数据安全”）、创建人（**）、创建日期、版本号、存档位置（如“服务器路径：\fileserver_project”或“档案柜编号：A-03-02”）。

步骤4：存档与备份管理

操作说明：

存档方式：电子资料统一存储至指定服务器（如企业网盘或文档管理系统），纸质资料扫描后同步电子存档，并标注“电子档路径”；重要纸质资料存放于带锁档案柜，由资料管理员（**）统一保管。

备份要求：电子资料每月进行增量备份，每季度全量备份，备份文件加密存储并记录备份日志；纸质资料防潮、防火存放，定期检查完好性。

步骤5：动态维护与更新

操作说明：

版本管理：资料更新后，旧版本需标注“已废止”并保留（至少保留3个历史版本），新版本按原规则重新编制索引，更新索引登记表中的“版本号”与“更新日期”。

借阅与归还：借阅资料需填写《技术资料借阅登记表》（见模板三），经部门负责人审批后借阅，借阅期限不超过7天；到期未归还需及时催收，资料损毁或丢失需按公司规定赔偿。

定期审计：每半年由技术负责人（赵六）牵头，对资料存档完整性、索引准确性进行审计，发觉问题及时整改。

三、核心工具模板清单

模板一：技术资料分类表

一级分类代码

一级分类名称

二级分类代码

二级分类名称

三级分类代码

三级分类名称

说明

PRJ

项目名称

PH01

立项阶段

DOC

文档类

需求调研、可行性分析等

PRJ

项目名称

PH02

设计阶段

DES

设计类

架构图、流程图、原型图

PRJ

项目名称

PH03

开发阶段

COD

代码类

、注释文档

PRJ

项目名称

PH04

测试阶段

TST

测试类

测试用例、报告、缺陷记录

PRJ

项目名称

PH05

运维阶段

OPS

运维类

运维手册、故障日志、培训

模板二：技术资料索引登记表

资料索引号

资料名称

分类代码

关键词

创建人

创建日期

版本号

存档位置

状态（在库/借出/废止）

EC-DS-AR-001

电商平台系统架构图V3.0

PRJ-PH02-DES

高并发、微服务

**

2024-05-10

V3.0

\fileserver\

在库

EC-TST-REP-002

支付模块测试报告V1.2

PRJ-PH04-TST

支付接口、安全测试

周七

2024-05-12

V1.2

\fileserver\

借出（归还日期：2024-05-20）

APP-OPS-MAN-003

移动APP运维手册V2.0

APP-PH05-OPS

崩溃监控、版本更新

吴八

2024-04-28

V2.0

档案柜：B-01-03

在库

模板三：技术资料借阅登记表

借阅人

所在部门

借阅日期

资料索引号

资料名称

借阅用途

归还日期

审批人

借阅人签字

归