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私车公用管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司私车公用行为，保障公务出行效率，合理控制费用支出，明确相关责任，维护公司与员工的合法权益，依据国家相关法律法规及公司财务管理规定，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称私车公用，是指公司员工在执行公司指派的公务活动时，因公司公务车辆资源不足或出行不便等特殊情况，经公司批准后，使用本人私有机动车辆（以下简称“私车”）办理公务的行为。

第三条适用范围

本制度适用于公司全体在职员工。实习生、顾问及其他非公司正式员工如需私车公用，参照本制度执行，由其所属部门负责人承担审批及管理责任。

第四条基本原则

私车公用应遵循“必要、合规、节约、安全”的原则。员工应优先选择公共交通出行，确因公务紧急、目的地偏远或公共交通不便等情况，方可申请私车公用。

第二章私车公用的申请与审批

第五条申请条件

申请私车公用需同时满足以下条件：

1.确因公司公务需要，且无法通过公司现有公务车辆或公共交通满足出行需求。

2.申请人须为车辆所有人或经车辆所有人书面授权使用该车辆，并已取得合法有效的机动车驾驶证。

3.车辆已按规定购买机动车交通事故责任强制保险及商业第三者责任险（建议保额不低于一定标准），且车辆状况良好，符合国家安全技术标准。

第六条申请与审批流程

1.申请：员工需提前填写《私车公用申请单》，详细注明出行事由、目的地、预计时间、同行人员、拟使用车辆信息等。如遇紧急公务无法提前申请，应口头向部门负责人请示，事后一个工作日内补办书面手续。

2.审批：《私车公用申请单》须经部门负责人审核签字，报分管领导批准。对于频繁或长期的私车公用需求，可按周或按月集中申请审批，但需明确每次出行的大致安排。

3.备案：审批通过的《私车公用申请单》应及时提交行政部（或指定部门）备案，作为后续费用报销的依据之一。

第三章费用报销与补贴标准

第七条报销范围

私车公用产生的费用报销范围包括：

1.燃油费：基于实际行驶里程，按本制度规定的标准计算补贴。

2.路桥费、停车费：因公出行过程中实际发生的高速公路通行费、桥梁费、隧道费及公共停车场停车费，凭合规票据实报实销。

3.其他经公司批准的直接相关费用。

第八条燃油费补贴标准

1.公司采用按公务行驶里程计算燃油补贴的方式，不同车型（或排量）可设定不同的补贴标准。具体标准如下（示例，公司可根据实际情况调整）：

*小型轿车（1.6L及以下）：X元/公里

*中型轿车/SUV（1.6L以上至2.0L及以下）：Y元/公里

*其他车型：根据实际情况另行核定。

2.里程计算以《私车公用申请单》注明的起始地和目的地之间的合理路线为准，结合实际行驶里程。员工需提供出行起始及结束时的里程表照片作为辅助证明，或通过公司认可的导航软件记录截图佐证。

第九条费用报销凭证与流程

1.凭证要求：员工报销私车公用费用时，需提供《私车公用申请单》（审批件）、费用报销单、路桥费及停车费原始发票、里程证明材料等。燃油费无需提供发票，按补贴标准核算。

2.报销周期：员工应于每月指定日期前，将上一个自然月内发生的符合规定的私车公用费用汇总报销，逾期未报视为自动放弃（特殊情况除外）。

3.审核与支付：财务部（或指定部门）对报销凭证的真实性、合规性进行审核，确认无误后按公司财务制度规定的流程办理支付。

第十条不纳入报销的费用

以下费用不得在私车公用费用中报销：

1.车辆购置附加费、折旧费、保养费、维修费、年检费、保险费、车船使用税等车辆固定费用。

2.因交通违章、交通事故产生的罚款、滞纳金、维修费等。

3.超出公务合理范围的私人行驶里程所产生的费用。

4.无合法有效凭证的费用，或凭证不符合公司规定的费用。

第四章车辆使用与安全管理

第十一条车辆使用规范

1.私车公用期间，车辆由申请人负责保管和使用，应确保车辆安全、整洁。

2.不得将车辆交由无证人员驾驶，不得酒后驾车、疲劳驾驶，严格遵守交通法规及公司相关安全规定。

3.私车公用仅限于批准的公务用途，不得擅自改变行程、搭载无关人员或用于非公务活动。

4.如遇车辆故障或事故，应立即向部门负责人及公司行政部（或指定部门）报告，并采取必要措施减少损失。

第十二条安全责任

1.员工驾驶私车执行公务时，应严格遵守交通安全法律法规，对行车安全负全部责任。

2.私车公用期间发生交通事故的，应第一时间报警并通知保险公司，同时向公司相关负责人报告事故情况。事故处理及保险理赔事宜由员工本人主导办理，公司予以必要的协助。

3.对于因员工本人过错（如酒后驾驶、无证驾驶、违章操作等）造成的交通事故，其损失及相关责任由员工自行承担。非因员工主要责任造成的交通事