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合同管理自查报告

一、引言

为进一步规范公司合同管理流程，强化风险防控能力，提升合同履约质量与效率，保障公司合法权益，近期，我们对公司合同管理工作进行了一次系统性的自查。本次自查旨在全面梳理合同管理各环节存在的问题与不足，深入剖析根源，并提出针对性的改进措施，以期构建更为科学、严谨、高效的合同管理体系。

二、自查范围与方法

本次自查范围涵盖公司近一年来签订及履行的各类业务合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等。自查工作主要通过以下方式进行：

1.文件审阅：对现行合同管理制度、流程文件、已签订合同文本、审批记录、履约凭证、纠纷处理档案等进行全面查阅。

2.流程穿行测试：选取不同类型、不同金额的合同样本，模拟从合同立项、谈判、起草、审核、签订、履行至归档的全流程，检验制度执行的有效性。

3.人员访谈：与合同管理相关部门（如业务部门、法务部门、财务部门等）的负责人及具体经办人进行访谈，了解实际操作中的难点与痛点。

三、主要自查发现与问题剖析

经过细致排查，我们发现公司合同管理工作在整体合规性方面基本可控，但在流程精细化、风险前瞻性及执行落地等层面仍存在一些亟待改进的问题：

1.合同立项与谈判阶段

*问题：部分合同立项依据不够充分，缺乏详尽的可行性分析或市场调研支撑；少数谈判过程记录不够完整或规范，关键谈判要点未能及时、准确留存，可能导致后续履约过程中责任界定不清。

*剖析：业务部门对合同前期准备工作的重要性认识不足，风险意识有待加强；缺乏统一的谈判记录模板和规范要求。

2.合同起草与评审阶段

*问题：标准合同文本的使用率有待提高，部分非标合同起草依赖业务部门自行完成，但业务人员对法律条款的理解和把控能力参差不齐，易导致合同条款存在潜在风险，如付款条件不明确、违约责任不对等、知识产权归属模糊等；合同评审流程有时存在“走过场”现象，部分评审意见未能得到充分采纳或有效落实，评审效率亦有提升空间。

*剖析：标准合同文本体系需进一步完善和推广；跨部门评审机制的协同性和严肃性有待加强；评审人员的专业素养和责任心需持续提升。

3.合同签订与履行阶段

*问题：合同签订前对合作方主体资格、履约能力的尽职调查深度不足，存在一定的信用风险；合同履行过程中的动态跟踪和监控不够到位，部分合同的履行进度、付款节点、质量标准等未能得到有效跟踪，易出现履约偏差；合同变更、解除或终止的程序不够规范，相关书面文件的签署和归档不及时。

*剖析：缺乏系统性的合同履行跟踪机制和预警机制；业务部门与法务、财务部门在合同履行过程中的信息共享和联动不足；对合同变更的敏感性和规范性认识不足。

4.合同归档与后评估阶段

*问题：合同档案管理不够规范，纸质合同与电子合同的归档不同步、不统一，查找和调阅不够便捷；合同履行完毕后，缺乏系统性的后评估机制，未能及时总结经验教训，难以有效指导后续同类合同的管理工作。

*剖析：档案管理制度执行不到位，缺乏专人专岗对合同档案进行精细化管理；合同全生命周期管理的理念尚未完全普及，对合同后评估的价值认识不足。

四、原因分析

1.制度建设层面：部分合同管理制度和操作细则未能及时根据业务发展和外部环境变化进行更新迭代，制度的针对性和可操作性有待增强。

2.流程执行层面：现有流程在实际操作中存在一定的弹性空间，部分环节的执行标准不够明确，导致执行效果因人而异。

3.人员意识与能力层面：部分员工对合同管理的严肃性、重要性认识不足，风险防范意识薄弱；合同管理人员及业务人员的专业技能（如法律知识、谈判技巧、风险识别能力）有待系统提升。

4.技术支持层面：合同管理信息化水平不高，缺乏有效的合同管理系统支持，导致合同信息分散，流程跟踪困难，数据分析滞后。

五、改进建议与措施

针对上述自查发现的问题及深层原因，为全面提升公司合同管理水平，特提出以下改进建议与措施：

1.完善合同管理制度与标准体系

*修订并完善现有合同管理办法，细化各环节操作指引，明确各部门及岗位职责。

*加强标准合同文本的制定与推广工作，针对高频业务场景，尽快完善并推行标准化合同文本，同时鼓励业务部门在非标合同起草时优先参考标准条款。

*建立健全合同评审标准，确保评审意见的专业性和权威性。

2.优化合同管理流程与审批机制

*梳理并优化合同从立项到归档的全流程，减少不必要的审批环节，提高流转效率，同时确保关键风险点得到有效控制。

*强化合同评审的严肃性和有效性，明确评审时限，建立评审意见反馈与落实机制，对重大或复杂合同可引入外部法律顾问参与评审。

3.强化合同履行跟踪与风险监控

*建立合同履行跟踪台账，明确合同履行的关键节点和责任人，定期对合同履行情况进行检