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工业制造业应付账款管理规范

前言

应付账款作为工业制造企业日常运营中一项重要的流动负债，其管理水平直接关系到企业的资金健康、供应链稳定及整体运营效率。在当前复杂多变的市场环境下，建立一套科学、系统、严谨的应付账款管理规范，不仅是企业精细化管理的内在要求，更是提升核心竞争力、防范经营风险的关键举措。本规范旨在为工业制造企业提供一套切实可行的应付账款管理框架，以期实现资金的最优配置、供应商关系的和谐发展以及企业价值的持续增长。

一、应付账款管理的目标与原则

（一）管理目标

应付账款管理的核心目标在于，在确保企业信誉、维护良好供应商关系的前提下，通过规范化的流程控制和精细化的操作，实现对资金支付的有效管控，优化现金流量，降低融资成本，并最大限度地防范与应付账款相关的各类风险。

（二）管理原则

1.合规性原则：所有应付账款的产生与支付必须严格遵守国家法律法规、公司内部规章制度及相关合同约定。

2.准确性原则：确保应付账款的核算真实、准确、完整，账实相符，账证相符，账账相符。

3.及时性原则：对供应商发票的接收、审核、挂账及付款申请的处理应做到及时高效，避免因内部流程滞后影响供应商关系或产生不必要的纠纷。

4.效益性原则：在符合合同条款的前提下，充分利用合理的付款期限，平衡资金成本与供应商关系，追求整体效益最大化。

5.安全性原则：建立健全内控机制，防止欺诈、舞弊行为的发生，保障资金支付安全。

6.透明化原则：应付账款的相关信息应在规定范围内保持透明，确保各相关部门信息对称，便于协同工作与监督。

二、组织架构与职责分工

应付账款管理是一项系统性工作，需要采购、仓储、生产、财务等多个部门的协同配合。企业应明确各相关部门及岗位在应付账款管理流程中的职责与权限，确保责任到人，流程顺畅。

（一）采购部门

1.负责采购合同的洽谈、签订与管理，确保合同条款清晰、合理，特别是关于价格、数量、质量、交付期及付款条件等核心要素。

2.负责供应商的寻源、评估与维护，建立合格供应商名录。

3.对采购订单的真实性、合规性负责，并及时将订单信息传递至相关部门。

4.协同处理采购过程中与供应商之间的异议，包括但不限于质量、数量、交付等问题。

（二）仓储与生产部门

1.仓储部门负责对采购物资的数量、规格型号进行核对与验收，并出具规范的入库凭证，为后续发票审核与付款提供依据。

2.生产部门（或需求部门）负责对所收货物的质量进行检验确认，确保符合生产或使用要求。

3.及时将验收信息反馈给采购及财务部门。

（三）财务部门

1.负责应付账款的核算与管理，包括发票的接收、审核、账务处理、付款申请的审核与支付。

2.建立应付账款台账，定期与供应商进行对账，确保双方账目一致。

3.负责资金计划的编制与执行，合理安排付款。

4.对应付账款的账龄进行分析，监控逾期款项，及时预警风险。

5.参与供应商信用评估与管理，提供财务角度的支持。

6.负责应付账款相关的会计档案管理。

（四）内部审计部门（或相应监督机构）

1.定期或不定期对应付账款管理流程的合规性、有效性进行审计监督。

2.检查是否存在内部控制缺陷及潜在风险，并提出改进建议。

三、应付账款业务流程规范

（一）采购与合同管理

1.采购需求应基于生产计划或库存策略，由需求部门提出，经审批后生成采购计划。

2.采购部门应根据采购计划，从合格供应商名录中选择供应商，并签订书面采购合同。合同签订前需履行必要的审批程序。

3.合同条款中应明确约定付款方式（如电汇、承兑汇票等）、付款期限（如月结XX天、货到XX天等）、发票类型及开具要求等关键信息。

（二）发票接收与审核

1.供应商应在货物交付并经需方验收合格后，按合同约定及时开具符合要求的发票。

2.财务部门或指定岗位负责接收供应商提交的发票及相关附件（如入库单、采购订单、合同复印件等）。

3.发票审核应遵循“三单匹配”（或“三单两线匹配”）原则，即确保采购订单、入库验收单与发票在数量、规格、金额等方面的一致性。

*采购订单审核：核对发票所载信息与经审批的采购订单是否一致。

*入库单审核：核对发票所载货物数量、规格与仓储部门出具的入库验收单是否一致，确保货物已实际入库。

*发票本身审核：审核发票的真伪、合规性（如税率、开票信息等）、完整性及准确性。

4.对于审核中发现的问题，应及时与供应商及采购部门沟通解决，不符合要求的发票不得入账。

（三）应付账款挂账

1.经审核无误的发票，财务部门应及时进行账务处理，准确记录应付账款。

2.账务处理应明确对应供应商、采购订单号、发票号等关键信息，以便追溯。

3.建立应付账款明细账，按供应商进行明细核算。

（四）付款