2026年建筑工程公司行政物资集中采购招标管理制度.docxVIP

2026年建筑工程公司行政物资集中采购招标管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司行政物资集中采购招标工作，降低采购成本，保障物资质量，防范采购风险，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合建筑工程公司行政物资采购特点（如品类多、需求分散、频次高），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及下属分支机构所有行政物资的集中采购招标活动，行政物资包括但不限于：办公设备（电脑、打印机、投影仪等）、办公耗材（纸张、墨盒、文件夹等）、后勤物资（家具、电器、清洁用品等）、劳保用品（安全帽、工作服、手套等）、会务及接待物资（礼品、场地布置材料等）；单次采购金额达到规定标准或年度常规采购物资，必须按本制度开展集中招标；应急采购（如突发维修所需物资）可按特殊流程处理，但事后需补报审批。

第三条核心原则

行政物资集中采购招标遵循以下原则：一是公开透明原则，招标信息、流程、结果公开，接受内部监督；二是公平公正原则，所有符合资质的供应商平等参与，不得设置歧视性条件；三是性价比优先原则，在保证质量与服务的前提下，选择报价合理的供应商；四是合规性原则，招标全流程符合法律法规及公司内部规定；五是集中高效原则，通过年度或季度集中招标，减少零散采购，提升采购效率。

第四条职责分工

成立行政物资集中采购招标管理小组（以下简称“招标小组”），由行政部牵头，协同财务部、法务部、审计部组成，具体职责如下：

行政部：作为牵头部门，负责制定年度采购计划、梳理招标物资清单、发布招标信息、组织开标评标、签订采购合同、协调物资验收；

财务部：负责审核采购预算、测算招标控制价、监督资金使用、参与评标中的价格合理性评审；

法务部：审查招标文件与合同的合法性、合规性，规避法律风险，参与招标过程监督；

审计部：对招标全流程进行审计监督，核查流程合规性、结果公正性，出具审计意见；

需求部门（各业务部门、分支机构）：提交物资需求计划，明确规格、数量、质量要求，参与物资验收。

第二章招标范围与标准

第五条强制招标情形

出现下列情形之一的，必须开展集中招标采购：

单次行政物资采购金额达到5万元及以上；

年度常规使用的同类物资（如办公耗材、劳保用品），无论单次金额大小，均需按年度或季度开展集中招标，确定长期供应商；

特殊品类物资（如单价较高的办公设备、定制化后勤家具），单次采购金额虽未达5万元，但年度累计采购金额超过10万元；

公司决策层要求进行招标的其他行政物资采购项目。

第六条招标分级标准

根据采购金额与物资重要性，实行分级招标管理：

普通招标项目（单次金额5万-20万元）：由招标小组内部组织招标，行政部专员负责编制招标文件，财务部、法务部参与评标，15个工作日内完成招标流程；

重要招标项目（单次金额20万-50万元）：由招标小组组长（行政部负责人）牵头，邀请需求部门代表参与评标，20个工作日内完成招标流程，需提交招标情况报告至公司管理层备案；

重大招标项目（单次金额50万元及以上）：由招标小组组织，聘请外部专业招标代理机构协助，邀请公司分管副总经理监督，25个工作日内完成招标流程，招标结果需经总经理办公会审议。

第三章招标实施流程

第七条招标计划与准备

需求收集：每年12月或每季度末，行政部收集各需求部门下一期物资需求计划，汇总形成《行政物资集中采购需求清单》，明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间等；

预算与控制价制定：财务部根据需求清单审核采购预算，结合市场行情测算招标控制价（最高限价），控制价需经财务部负责人签字确认，密封后提交招标小组，开标前不得泄露；

招标文件编制：行政部根据需求清单与控制价，编制《招标文件》，内容包括招标公告、投标人须知、物资需求明细、质量要求、报价方式、评标标准、合同条款、投标截止时间等；招标文件需经法务部审核合法性，招标小组集体审议通过后定稿。

第八条招标信息发布

发布渠道：通过公司官网、行业采购平台、地方公共资源交易平台等渠道发布招标公告，公告期不少于5个工作日；

公告内容：明确招标项目名称、物资范围、投标人资质要求（如营业执照、相关产品认证证书）、招标文件获取方式与时间、投标截止时间、开标地点等；

答疑澄清：投标人对招标文件有疑问的，需在投标截止前3个工作日以书面形式提出，行政部汇总后在2个工作日内发布答疑澄清公告，送达所有已获取招标文件的投标人。

第九条投标与开标

投标文件提交：投标人需按招标文件要求编制投标文件，包括资质证明、报价单、产品质量承诺、服务方案等，在投标截止时间前密封提交至行政部，逾期提交的投标文件不予接收；

开标组织：开标在投标截止时间后立即进行，由行政