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合同管理标准化流程模板——合同审核执行指南

一、适用业务场景

本流程模板适用于企业各类经济合同的审核与执行管理，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同、服务外包合同、合作开发合同、租赁合同等。适用于合同从发起、审核、审批到签署、履行、归档的全流程管理，旨在规范合同操作、防范法律风险、保证合同履约效率。

二、标准化操作流程

1.合同发起与准备

责任人：业务经办人*

操作内容：

业务部门根据合作需求，明确合同主体（甲方/乙方）、合同标的（货物/服务/技术等）、数量、质量标准、价款、履行期限、支付方式、违约责任等核心条款。

起草合同文本，优先使用企业标准合同模板（如无模板，可参考行业范本或由法务部门拟定框架）。

准备附件材料（如对方营业执照复印件、资质证明、技术协议、报价单等），保证附件内容与合同条款一致。

填写《合同审核申请表》（模板见“三、关键模板表格”），注明合同基本信息、申请部门、经办人*、联系方式及审核需求。

输出成果：合同草案、附件材料、《合同审核申请表》。

2.合同审核

责任人：法务专员、财务专员、业务负责人*

审核顺序与要点：

业务部门初审：业务负责人*审核合同条款是否符合业务需求，标的、数量、价格等商务信息是否准确，履行期限是否合理，附件是否齐全。

法务部门审核：法务专员*重点审核合同主体合法性（对方是否具备履约资质）、条款合规性（是否符合法律法规及企业制度）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式约定（如仲裁/诉讼管辖地）、知识产权条款、必威体育官网网址条款等，识别法律风险并提出修改意见。

财务部门审核：财务专员*审核合同金额准确性、付款方式是否符合财务制度、发票类型及税务处理、履约保证金条款、财务风险控制点（如分期付款节点是否与履约进度匹配）。

审核反馈：审核人需在《合同审核申请表》中明确填写“审核意见”，如无异议则签字确认；如有异议，需标注具体修改条款及理由，反馈至业务经办人*调整。

3.合同审批

责任人：分管领导、总经理（根据合同金额及重要性分级审批）

审批权限：

金额≤10万元：由业务分管领导*审批；

10万元＜金额≤50万元：由业务分管领导审核后，报总经理审批；

金额＞50万元或涉及重大战略合作/知识产权：需经总经理办公会集体审议后，由总经理*审批。

审批内容：审批人需结合审核意见，评估合同的商业价值、风险可控性及企业资源匹配度，在《合同审批表》中签署“同意”“驳回”或“补充说明”意见。如驳回，需明确理由并退回业务部门重新谈判或起草。

4.合同签署

责任人：授权签署人、行政专员

操作内容：

审批通过后，由授权签署人*（需明确授权范围，如法定代表人或其授权代表）在合同文本上签字或盖章，保证签字笔迹清晰、盖章位置规范（如合同首页、骑缝章、签字页均需盖章）。

对方合同签署后，行政专员*收取对方签字盖章的合同原件，核对份数（通常一式三份：企业留存、对方留存、财务备案），并扫描存档电子版。

填写《合同签署登记表》，记录合同编号、签署日期、签署地点、对方联系人*及联系方式、合同份数等信息。

输出成果：正式签署的合同原件、电子扫描件、《合同签署登记表》。

5.合同履行与跟踪

责任人：业务经办人、财务专员

操作内容：

业务经办人*根据合同约定，跟踪履约进度（如货物交付、服务验收、付款节点等），及时向对方发出履约提醒（如《履约催告函》模板可参考企业标准文本）。

对方履约后，业务部门需组织验收（如货物验收需填写《验收单》，服务验收需签署《验收确认书》），保证验收结果与合同条款一致。

财务专员*根据合同约定的付款条件及审批流程，办理付款手续，核对发票信息（发票类型、金额、税号等）与合同一致后，提交财务审批付款。

如遇履约异常（如延迟交付、质量不符等），业务经办人需及时记录情况，与对方协商解决方案（如延期、整改、赔偿），并形成书面《履约异常报告》报分管领导。

输出成果：《验收单》《验收确认书》、付款凭证、《履约异常报告》。

6.合同归档

责任人：行政专员、档案管理员

操作内容：

合同履行完毕或终止后，行政专员*收集合同全过程资料（包括审核申请表、审批表、签署原件、附件、验收单、付款凭证、履约异常报告等），整理成册。

档案管理员*按照合同编号分类归档，建立《合同归档台账》，记录合同名称、归档日期、保管期限、存放位置等信息。

电子合同同步存入企业合同管理系统，设置查阅权限，保证信息安全。

保管期限：一般合同保管期限不少于5年，涉及重大诉讼、仲裁或长期合作的合同保管期限不少于10年。

三、关键模板表格

表1：合同审核申请表

合同编号

合同名称

甲方名称

乙方名称

合同金额（元）

履行期限

申请部门

经办人*

联系方式

申请日期

是否使用标准模板

□是□否

合同主要内容摘要（标的、数量、价格、核心条款等）：