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公司员工出差行程规划模板

一、出差规划的核心应用场景

本模板适用于公司员工因公外出开展业务洽谈、项目执行、客户拜访、参加会议、培训学习等各类工作场景。通过系统化规划行程，可帮助员工明确出差目标、优化时间安排、控制差旅成本，同时保证行程信息透明、可追溯，便于部门协同与后勤支持，有效提升出差效率与安全性。

二、出差行程规划全流程操作指南

（一）出差前：需求确认与审批

明确出差需求

根据工作任务（如拜访客户总、参与项目启动会、参加*行业峰会等），确定出差目的、核心事项及预期成果。

确认出差时间（起止日期、具体时间段）、地点（城市、详细地址）、同行人员（若有）及行程天数。

提交出差申请

填写《员工出差申请单》，注明出差事由、时间、地点、预算明细（含交通、住宿、餐饮等），经部门负责人*经理审批通过后，提交至人力资源部备案。

涉高额费用或跨省/跨国出差，需额外附《出差费用预算说明》，经分管领导*总审批。

规划行程细节

交通安排：根据出差紧急程度、目的地距离及公司差旅标准，选择交通方式（高铁/飞机/汽车/自驾）。优先选择公司合作协议单位（如航空公司、酒店集团），获取优惠价格。

住宿安排：提前预订合规酒店（需符合公司住宿标准，如单间/标间、价格上限），预订时备注“公司协议价”，留存预订凭证。

日程规划：按天拆分出差任务，明确每日上午/下午/晚上的具体安排（如“09:00-10:30与客户洽谈合作细节”“14:00-16:00参加项目会议”），预留缓冲时间应对突发情况。

（二）出差中：行程执行与动态调整

材料准备与信息同步

打印《出差行程规划表》（含车次/航班信息、酒店地址、联系人电话等），随身携带电子版及纸质版。

出发前1个工作日，将行程同步至部门同事及对接人（如客户总、会议主办方），告知出差期间紧急联系方式（如电话、企业）。

途中与现场执行

按计划准时出发，提前1小时到达机场/车站办理手续，保证准点抵达。

执行每日任务时，记录关键信息（如会议纪要、客户需求、项目进展），拍摄现场照片（涉及敏感信息需提前确认），留存凭证（如会议邀请函、签收单）。

突发情况应对

若遇交通延误、行程变更等突发状况，第一时间联系部门负责人经理及行政部（联系人），说明情况并调整后续安排，必要时申请出差延期或变更。

（三）出差后：总结与报销

行程总结

出差结束后2个工作日内，填写《出差总结报告》，说明任务完成情况、成果（如签订合同金额、项目进度达成率）、存在问题及改进建议，提交至部门负责人。

费用报销

整理差旅票据（发票需与公司抬头、税号一致，注明“出差费用”），按《公司费用报销管理制度》分类粘贴（交通、住宿、餐饮、其他费用）。

通过OA系统提交报销单，附《出差行程规划表》《出差总结报告》，经财务部审核无误后，按流程发放报销款。

三、员工出差行程规划表（模板）

基本信息

项目

内容

员工姓名

*（如：）

所属部门

*（如：市场部）

出差事由

（如：拜访华东区客户总，洽谈年度合作）

出差时间

年月日至年月日（共*天）

出差地点

（如：上海市浦东新区路*号）

同行人员

*（如：无/-销售部）

部门审批人

*（如：王经理）

分管领导审批人

*（如：李总）

行程详情

日期

时间段

交通方式

班次/车次/车牌号

出发地

目的地

住宿安排（酒店名称/地址）

会议/拜访内容

联系人及电话

*–

09:00-12:00

高铁

G123（北京南-上海虹桥）

北京市朝阳区

上海市浦东新区

酒店（路号，电话）

与*客户初步对接需求

*总，138

*–

14:00-16:00

地铁

号线转号线

*酒店

*公司总部

-

参加*项目启动会，明确分工

*经理，139

*–

10:00-11:30

步行

-

*酒店

*客户办公室

-

洽谈合作条款，签署意向书

*总，137

费用预算明细

费用类型

预算金额（元）

实际金额（元）

备注（如：往返高铁票、住宿标准/晚）

交通费

*

-

往返高铁票张，单价元

住宿费

*

-

协议价元/晚，住晚

餐饮费

*

-

按公司标准元/天，共天

其他费用

*

-

会议资料打印、客户礼品等

预算总计

*

-

-

审批栏

部门负责人签字：

日期：

分管领导签字：

日期：

财务部审核：

日期：

人力资源部备案：

日期：

四、行程规划与执行关键注意事项

（一）合规性优先

严格遵守公司《差旅管理制度》，交通、住宿、餐饮等费用不得超过标准上限（如住宿不超过*元/晚，经济舱机票优先）。

禁虚报、多报费用，发票需真实、合法，项目与出差事由一致。

（二）时间与成本优化

提前3-7天预订交通与住宿，避开节假日高峰，降低差旅成本。

合理规划每日路线，减少跨区域奔波，例如同一区域内的拜访尽量安排在同一天。

（三）安全保障

出差前购买短期意外险（尤其跨省/跨国出差），留存紧急联系人电话（