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行政采购预算编制及审批流程模板

一、适用范围与工作场景

本模板适用于企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的行政采购预算管理工作，涵盖日常办公用品、固定资产（如办公设备、家具）、服务类采购（如保洁、维修）等行政支出场景。具体包括：

年度预算编制：每年第四季度编制下一年度行政采购总预算，统筹全年资源分配；

季度/月度预算细化：将年度预算分解为季度、月度执行计划，保证采购节奏与业务匹配；

新增采购需求预算：年度预算执行中新增的临时性、紧急性采购需求，需单独编制预算并履行审批；

预算调整与复盘：因市场价格波动、政策变化或业务需求调整时，对已批复预算进行变更，及定期分析预算执行偏差。

二、行政采购预算编制及审批全流程详解

（一）第一步：采购需求提报与初审

责任主体：各业务部门（如行政部、人力资源部、财务部等）

操作说明：

需求发起：业务部门根据实际工作需要（如新员工入职需采购办公用品、办公设备老化需更换），填写《采购需求申请表》（见表1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、紧急程度等信息，并附相关依据（如旧设备报废证明、新项目立项文件）。

部门初审：部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，重点核查“是否为必备采购”“规格是否匹配实际需求”“预估价格是否符合市场水平”，审核通过后签字确认，提交至行政部。

行政部汇总：行政部收集各部门需求，按“办公用品、固定资产、服务类”等类别分类整理，核对需求重复项（如多部门同时申请打印纸），形成《采购需求汇总清单》，同步反馈财务部。

输出成果：《采购需求申请表》《采购需求汇总清单》

（二）第二步：预算草案编制

责任主体：行政部牵头，财务部配合

操作说明：

历史数据参考：财务部提供近1-3年行政采购实际支出数据（如月度/季度办公用品采购金额、固定资产采购频次），行政部结合当前市场价格（如通过电商平台比价、第三方报价）调整预估单价。

预算测算：行政部根据《采购需求汇总清单》，按“（预估单价×预估数量）×（1±价格波动系数）”测算各项采购金额，汇总形成《年度行政采购预算草案》（见表2），注明编制依据（如“2023年办公设备采购金额120万元，2024年预计新增10%，故预算132万元”）。

合理性复核：财务部对预算草案进行复核，重点检查“是否存在超预算需求”“价格预估是否虚高”“类别划分是否清晰”，提出修改意见并反馈行政部调整。

输出成果：《年度行政采购预算草案》《预算编制说明》

（三）第三步：预算汇总与平衡

责任主体：行政部、财务部、管理层

操作说明：

跨部门协调：行政部将调整后的预算草案反馈至各业务部门，确认是否有遗漏或需调整的需求；财务部结合单位年度总预算盘子（如行政预算占总预算的15%），平衡行政预算与其他业务板块（如研发、市场）的预算分配。

提交审议：行政部、财务部联合签署《年度行政采购预算汇总表》，提交至单位预算管理委员会（或总经理办公会）进行审议。审议内容包括“预算总额是否可控”“重点项目是否优先保障”“与年度目标是否匹配”。

输出成果：《年度行政采购预算汇总表》（审议稿）

（四）第四步：预算审批与下达

责任主体：预算管理委员会（或按权限分级审批：部门负责人→分管副总→总经理→董事会）

操作说明：

分级审批：根据单位规模及金额设置审批权限，例如：

单笔预算≤1万元：部门负责人审批；

1万元＜单笔预算≤5万元：分管副总审批；

5万元＜单笔预算≤10万元：总经理审批；

单笔预算＞10万元：董事会审议。

正式下达：审批通过后，由行政部编制《年度行政采购预算批复表》（见表3），明确各季度/月度预算额度、采购类别限制（如“Q1优先保障固定资产采购，Q2侧重办公用品补充”），正式下发至各部门及财务部备案。

输出成果：《年度行政采购预算批复表》

（五）第五步：预算执行与管控

责任主体：行政部、财务部、各业务部门

操作说明：

采购申请：业务部门根据批复的月度/季度预算，填写《采购执行申请表》（见表4），注明“预算额度、采购类别、执行时间”，行政部核查“是否超预算”“是否匹配批复计划”，审核通过后启动采购。

支出控制：财务部在报销环节核对“实际采购金额是否≤预算金额”“采购事项是否在预算范围内”，超预算支出需提交《预算超支说明》（见表5），按审批流程追加预算后方可报销。

进度跟踪：行政部每月汇总《采购执行进度表》（见表6），对比“实际支出”与“预算额度”，分析偏差原因（如“办公用品采购超支20%，因市场价格上涨”），提交财务部及管理层。

输出成果：《采购执行申请表》《采购执行进度表》

（六）第六步：预算调整与复盘

责任主体：行政部、财务部、管理层

操作说明：

预算调整：因以下情况需调整预算：

市场价格波动：如办公设备采购成本上涨15%以上，提交《预算调整申请表》（见表7），附价格证明文