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企业行政采购流程标准操作手册

第一章总则

1.1目的与意义

为规范企业行政采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购过程的公开、公平、公正，保障企业资产安全与合理使用，特制定本手册。本手册旨在为企业行政采购活动提供标准化的操作指引，明确各环节职责与要求，促进采购工作的规范化、制度化和高效化。

1.2适用范围

本手册适用于企业内部所有行政类物品、服务的采购活动，包括但不限于办公文具、办公设备、办公家具、日常消耗品、维修保养服务、保洁服务、会务服务、差旅服务等。具体适用范围可根据企业实际情况进行调整与明确。

1.3基本原则

1.需求导向原则：采购活动应基于实际工作需求，避免盲目采购和资源浪费。

2.合规透明原则：采购流程应符合国家法律法规及企业内部规章制度，采购过程及结果应在规定范围内公开，接受监督。

3.质优价廉原则：在保证采购物品或服务质量的前提下，力求以最经济的成本完成采购。

4.效益优先原则：综合考虑价格、质量、服务、时效等因素，追求最佳的综合效益。

5.权责对等原则：明确采购各环节相关部门及人员的职责与权限，确保责任落实到人。

第二章采购需求管理

2.1需求提出

各需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》。申请表应清晰、准确、完整地说明以下内容：

*采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）；

*预估数量、单位；

*期望品牌或品质要求（如适用）；

*需求日期或期望交付日期；

*预估单价及总金额；

*采购理由及用途；

*其他特殊要求。

2.2需求审核与审批

1.部门负责人审核：需求部门负责人对本部门提交的《采购需求申请表》的真实性、必要性、合理性进行审核。审核通过后，签字确认。

2.行政部门复核：行政部门（或指定的采购管理部门，下同）对需求部门提交的采购需求进行复核，重点关注是否符合企业采购政策、是否存在重复采购、规格型号是否明确等。对于不合理或不明确的需求，应退回需求部门进行修改或补充。

3.审批权限：根据采购预估金额及物品/服务性质，按照企业规定的审批权限逐级上报审批。审批人应根据职责权限对采购需求的必要性和可行性进行审批。

2.3需求汇总与计划

行政部门定期（如每周、每月）汇总各部门的采购需求，结合库存情况（如有），制定阶段性采购计划，统筹安排采购工作，以提高采购效率和议价能力。

第三章供应商管理

3.1供应商准入

1.行政部门负责建立和维护合格供应商名录。

2.供应商准入应考察其资质、信誉、生产能力（或服务能力）、质量保障体系、供货（或服务）及时性、价格竞争力及售后服务等。

3.潜在供应商需提供营业执照、相关资质证明、产品目录、报价单等资料，行政部门进行初步审核与评估。必要时，可进行实地考察。

3.2供应商评估与分级

1.行政部门应定期（如每半年或每年）对合格供应商的表现进行评估，评估指标可包括产品/服务质量、价格、交货/服务及时性、售后服务、合作配合度等。

2.根据评估结果对供应商进行分级（如优质、合格、待改进、淘汰），并作为后续采购合作的重要依据。

3.3供应商信息更新与维护

行政部门负责及时更新供应商的联系方式、产品信息、资质文件等，并对合格供应商名录进行动态管理。对于出现严重质量问题、履约能力下降或不良诚信记录的供应商，应及时从合格供应商名录中清除。

第四章采购执行与合同管理

4.1采购方式选择

根据采购物品/服务的特性、金额大小及市场情况，选择合适的采购方式，主要包括：

*直接采购：适用于金额较小、市场价格透明、或长期合作的固定供应商提供的标准化物品/服务。

*询比价采购：向若干家（通常不少于三家）合格供应商发出询价单，获取报价并进行比较后确定供应商。

*招标采购：适用于金额较大、或对质量、技术有较高要求的采购项目，应按照企业招标管理相关规定执行。

*单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的理由并按规定审批。

4.2询比价与谈判

1.对于采用询比价方式的采购，行政部门应向符合条件的供应商发出询价，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期、付款方式等。

2.收集各供应商的报价单及相关资料，进行横向比较，不仅比较价格，还需综合考虑质量、服务、信誉等因素。

3.必要时，可与供应商进行谈判，争取更优的价格和服务条件。

4.3合同签订

1.对于金额较大或长期合作的采购项目，应与供应商签订书面采购合同。

2.采购合同应明确以下主要条款：供需双方基本信息、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、质量标准、交付时间与地点、验收标准、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等。

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