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企业会议管理标准流程及模板

一、适用范围与价值

在企业运营中，会议是统一目标、协调资源、解决问题的重要载体。本标准流程及模板适用于企业各类常规会议（如周例会、项目推进会、部门协调会、季度总结会等），通过规范会议全流程管理，可提升会议效率、明确决策责任、减少无效沟通，保证会议成果落地，同时为跨部门协作提供标准化依据。

二、会议管理全流程操作指南

（一）会前准备：精准规划，奠定高效基础

会议需求提出与审批

发起人：根据工作推进需要，填写《会议申请表》（模板见第三章），明确会议类型、核心目标、建议时间/地点、初步参会范围及必要议题。

审批流程：

常规部门例会：由部门负责人*审批；

跨部门会议/专题会议：需提前3个工作日提交至部门负责人审核，再报请分管领导审批；

全局性重要会议（如年度总结会）：需经总经理*审批。

关键要求：会议目标需具体（如“确定Q3项目排期”而非“讨论项目进展”），避免无明确目标的“务虚会”。

会议议程与材料准备

议程制定：审批通过后，会议组织者*需在1个工作日内制定《会议议程表》（模板见第三章），明确各议题讨论时长、负责人、预期成果（如“决议：明确A项目预算上限为万元”）。议程需提前24小时发送至参会人。

材料准备：各议题负责人需提前准备相关资料（如数据报表、方案PPT、背景说明等），保证内容简洁、重点突出，复杂材料需附简要解读摘要。

会议通知与参会确认

通知内容：至少包含会议主题、时间、地点（线上会议需附会议/ID）、议程、参会人、所需材料及联系人*。

参会确认：通知发出后，组织者*需在会议前1个工作日收集参会人反馈，对无法参会者，需提前协调其委托人参会或收集书面意见，保证关键议题无遗漏。

（二）会中管理：聚焦目标，高效执行

会议开场与规则重申

主持人*需准时开场（预留5分钟签到时间），明确会议目标、议程及时长限制，强调“发言围绕议题、避免跑题”的会议纪律。

议题讨论与决策

按序推进：严格按照议程顺序讨论，每个议题由负责人先简要汇报，再开放讨论。主持人需控制发言时长，避免冗长争论（单个议题讨论建议不超过预设时长）。

聚焦决策：讨论需以“形成结论/决议”为导向，对争议较大的议题，可引导参会人提出备选方案，通过投票或负责人拍板方式达成一致，避免“议而不决”。

记录关键信息：指定记录人*实时记录讨论要点、不同意见、最终决议及待办事项（明确“谁负责、做什么、何时完成”）。

会议结束与总结

主持人*需在会议结束前5分钟总结：回顾各议题决议、确认待办事项清单、明确下一步行动计划及下次会议（如需）安排。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

会议纪要与分发

纪要整理：记录人*需在会议结束后2个工作日内完成《会议纪要》（模板见第三章），内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人及原因）、各议题讨论摘要、决议事项、任务分配（负责人、截止日期、完成标准）、下一步计划。

审核与分发：纪要需经主持人*审核无误后，在1个工作日内发送至所有参会人及相关领导，抄送存档部门（如行政部或综合管理部）。

任务跟踪与反馈

任务台账：行政部/综合管理部需建立《会议任务跟踪表》（模板见第三章），记录任务负责人、截止日期、完成状态，每周更新进度并同步至相关负责人*。

逾期提醒：对未按期完成的任务，需提前2个工作日提醒负责人，逾期未完成的需向分管领导说明原因，并明确新的完成时间。

会议复盘与资料归档

定期复盘：每季度末，由行政部/综合管理部组织各部门负责人*对会议管理流程进行复盘，分析会议效率、决议落地率等问题，持续优化流程。

资料归档：会议申请表、议程、签到表、纪要、任务跟踪表等资料需按“年份-月份-会议类型”分类存档（电子档保存不少于2年，纸质档按企业档案管理规定归档）。

三、配套工具模板清单

模板1：会议申请表

字段

填写说明

会议主题

简明扼要（如“Q3产品迭代项目推进会”）

会议类型

□例会□专题会□评审会□决策会□其他

申请部门/人

申请人*所属部门及姓名

建议时间

年月日时分（需预留30分钟以上缓冲时间）

建议地点

□会议室A□线上会议（腾讯会议：X，密码X）

参会人员（含部门）

列出核心参会人及部门（如：产品部、技术部、市场部*）

列席人员（如有）

非必需参会但需知晓内容的人员

会议议题及预期成果

分条列出议题（如：1.讨论Q3产品功能优先级；2.确定研发资源分配），每议题明确预期成果

所需材料

需参会人提前准备的资料（如：产品需求文档V2.0、竞品分析报告）

审批意见

部门负责人签字：__________分管领导签字：__________总经理*签字：__________

模板2：会议议程表

时间

议题

负责人

讨论时长

预期成果

09:00-09:10

会议开场与目标说明

主持人*

10分钟

明确会议目