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行政工作标准化操作流程工具包

一、工具包说明

本工具包旨在规范行政日常工作中的核心操作环节，通过明确流程步骤、提供标准化表单及执行要点，帮助行政人员高效、准确地完成会议组织、办公用品管理、文件归档、差旅安排、访客接待等常规工作，减少操作偏差，提升工作协同性与规范性。

二、模块一：会议组织标准化流程

（一）适用工作范畴

适用于公司内部各类会议（如例会、专题会、评审会等）的发起、筹备、召开及后续跟进工作，保证会议有序、高效，目标明确。

（二）标准化操作步骤

1.会议发起与审批

发起人：根据工作需要，由部门负责人或项目经办人发起会议申请。

提交材料：填写《会议审批表》，注明会议名称、目的、预计时间、参会人员范围、所需资源（如会议室、设备、物料）等。

审批流程：部门负责人审核→行政部（确认会议室及资源可用性）→分管领导审批（如涉及跨部门或重要事项）。

2.会议筹备

确定会议细节：审批通过后，发起人与行政部对接，最终确认会议时间、地点、参会人员名单、议程（含各环节时长）、主持人及记录人。

资源准备：

行政部：预订会议室（提前1天确认），根据需求准备投影仪、麦克风、白板、文具、饮用水、会议资料（如需打印，提前2个工作日提交申请）等。

发起人：提前1天将会议议程及相关材料发送至参会人员，提醒参会人提前准备。

3.会议服务与记录

会前签到：记录人提前30分钟到会场，准备签到表；参会人员入场时签到，记录人核对参会人员到齐情况。

会中保障：行政部人员全程在场，保证设备正常运行（如投影、麦克风），及时处理突发情况（如会议室空调故障、物料短缺等）；主持人按议程推进会议，控制各环节时间。

会议记录：记录人详细记录会议决议、待办事项（明确责任人和完成时间）、讨论要点等，会后2个工作日内整理形成《会议纪要》，经主持人审核后分发至参会人员及相关部门。

4.会后跟进

资料归档：《会议审批表》《签到表》《会议纪要》等资料由行政部统一归档（电子档存入共享文件夹，纸质档按年度分类存放）。

待办跟踪：记录人根据《会议纪要》中的待办事项，每周跟踪进度，及时反馈至相关负责人，保证事项闭环。

（三）配套表单模板

表1-1：会议审批表

会议名称

会议时间

会议地点

参会人员

主持人

会议目的

记录人

会议议程（含时长）

所需资源

□会议室□投影仪□麦克风□白板□文具□饮用水□其他：______

部门负责人意见

签名：______日期：______

行政部意见

签名：______日期：______

分管领导意见

签名：______日期：______

表1-2：会议纪要

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员

会议决议

待办事项

责任人

完成时间

其他重要内容

主持人审核意见

签名：______日期：______

（四）执行要点提示

会议发起需提前2个工作日提交审批，避免临时会议影响工作安排；

参会人员如有特殊情况无法出席，需提前1天向发起人请假；

会议材料需提前分发，保证参会人提前知晓议题，提高会议效率；

《会议纪要》需明确待办事项的责任人和时间节点，避免模糊表述。

三、模块二：办公用品管理标准化流程

（一）适用工作范畴

适用于公司办公用品（含办公耗材、设备、文具等）的采购、入库、申领、盘点及报废管理，保障日常办公物资供应，控制成本。

（二）标准化操作步骤

1.需求统计与采购申请

需求提报：每月25日前，各部门指定专人（如*助理）统计下月办公用品需求，填写《办公用品申领表》，经部门负责人审核后提交至行政部。

采购审批：行政部汇总各部门需求，结合库存情况制定采购计划，填写《采购申请表》，注明采购物品名称、规格、数量、预估单价、供应商等信息，报行政部负责人及分管领导审批。

2.采购与入库

供应商选择：行政部根据审批通过的采购计划，从合格供应商名录中选择供应商（至少比价3家），保证价格合理、质量合格。

物品验收：物品送达后，行政部与采购员共同核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后填写《入库单》（一式两联，一联留存行政部，一联交财务部）。

入库登记：行政部将入库物品录入《办公用品库存台账》，更新库存数量，分类存放（易潮、易碎物品单独保管）。

3.申领与发放

申领流程：员工填写《办公用品申领表》（注明申领物品、数量、用途），部门负责人审核后提交至行政部；行政部核对库存及申领合理性，发放物品并更新台账。

发放原则：按需申领、杜绝浪费，非消耗性办公用品（如剪刀、订书机）以旧换新，消耗性办公用品按月/季度限量发放。

4.盘点与报废

定期盘点：每月末，行政部组织对办公用品进行盘点，核对台账与实际库存，填写《库存盘点表》，如有差异需分析原因并上报。

报废处理：对损坏、过期或无法使用的办公用品，由行政部填写《报废申请表》，注明物品名称、数