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企业内部沟通指南——内部沟通平台使用规范

一、引言

为规范企业内部沟通行为，提升跨部门、跨层级协作效率，保障信息传递的准确性与安全性，特制定本内部沟通平台使用规范。本规范适用于全体员工，涵盖日常办公沟通、项目协作、事务审批等场景，旨在通过统一标准，构建高效、有序、安全的内部沟通环境。

二、适用沟通场景说明

（一）日常办公协同

适用于部门内部工作安排、进度同步、问题反馈等常规沟通。例如：团队任务分配、周例会议程讨论、日常疑问解答等，可通过即时消息、群聊等功能快速传递信息，保证工作衔接顺畅。

（二）跨部门协作

涉及多部门联合推进的项目或事务，需通过平台明确分工、同步进展、协调资源。例如：新产品研发中市场部与技术部的需求对接、年度预算编制时财务部与各业务部门的沟通确认等，需使用群组或项目模块进行structured沟通。

（三）项目全周期管理

从项目立项、任务分解、进度跟踪到结项复盘，全程通过平台记录关键信息。例如：项目组长创建任务并分配给*（员工姓名），设置截止时间，成员实时更新进展，项目负责人通过甘特图视图监控整体进度。

（四）紧急事务处理

突发需快速响应的事务，如系统故障、客户投诉、安全问题等，需通过平台“紧急通道”或电话+消息双提醒方式，保证相关人员在5分钟内接收并处理。例如：客服部接到客户紧急投诉后，在平台技术支持部*经理及客服专员，同步问题描述与客户需求。

（五）知识经验共享

适用于企业内部制度、流程、案例、技能培训等知识的沉淀与传递。例如：HR部门发布新修订的《考勤管理制度》并附解读文档，员工可在平台“知识库”模块随时查阅、评论提问。

三、核心功能操作指南

（一）即时消息沟通

登录与界面操作

打开内部沟通平台客户端（电脑端/手机端），输入员工账号密码登录；

进入“消息”界面，左侧可见“联系人”“群组”“公告”等分类，切换不同聊天窗口。

发送与接收消息

单聊：在联系人列表中目标员工，输入消息内容，支持添加表情、文件（单次不超过50MB）、语音（时长不超过2分钟），“发送”即可；

群聊：选择对应群组，特定成员（如*主管可提醒其重点查看），发送后可在“消息记录”中追溯历史内容；

消息已读状态：发送后显示“?”为已发送，“??”为对方已读，未读消息会以红色数字标出。

消息管理

长按消息可进行“转发”“复制”“删除”操作，群聊管理员可“撤回”成员消息（仅限发送后5分钟内）；

重要消息可“星标”，方便后续快速查找；

定期清理无用聊天记录，避免占用存储空间（系统自动保存近6个月消息）。

（二）会议管理功能

创建会议

进入“会议”模块，“新建会议”，填写会议主题（如“Q3销售目标研讨会”）、时间（开始/结束时间）、地点（线上会议需填写会议及密码，线下会议填写会议室编号）、参会人员（可勾选部门或手动输入员工姓名）。

邀请与确认

“发送邀请”，参会人员将收到平台消息提醒，需在会议开始前2小时“接受/拒绝/待定”；

若需提前发送会议资料，可在“附件”处文档（如议程表、PPT），参会人员可在会议详情页预览或。

会议进行与记录

线上会议：主持人“开始会议”，系统自动会议号，参会者通过加入，支持屏幕共享、实时标注、会议录制（需提前开启录制功能）；

线下会议：指定专人记录会议纪要，包含讨论要点、决议事项、待办任务（明确负责人及截止时间）。

会议后跟进

会议结束后24小时内，由主持人或记录人在平台会议纪要，并相关任务负责人确认；

未参会人员可在“会议记录”中查看回放（线上会议）或纪要，如有疑问在群内提出。

（三）文件协作共享

文件与存储

进入“文件”模块，“”，可选择“本地”“从聊天记录导入”“从云端同步”，支持文档、表格、图片、视频等多种格式；

时填写文件名称（如“2023年第三季度销售数据表_最终版”），选择分类（如“销售部”“财务报表”），设置访问权限（仅本人可见、部门可见、企业可见）。

多人协同编辑

对于Word、Excel、PPT等文档，“在线编辑”，多人可同时打开文档进行修改，系统自动保存修订记录（可查看“版本历史”，对比修改内容）；

编辑过程中可添加评论（如“*同事，请核对第3页数据是否准确”），被人员会收到提醒。

文件权限管理

文件所有者可随时修改权限：禁止、仅预览、可编辑等，敏感文件（如财务数据、合同草案）需设置“仅授权人员可访问”；

定期清理过期或无用文件，避免存储空间浪费（个人存储空间上限为10GB，部门共享空间上限为100GB）。

（四）任务与项目管理

创建任务

进入“项目”模块，“新建项目”，填写项目名称（如“企业官网改版”）、项目周期、负责人，“添加任务”分解子任务（如“需求调研”“页面设计”“前端开发”）。

分配与跟踪

为每个任务分配执行人（如“需求调研”分配给*专员）、设置优先级（高/中/低）、截止时间，添加任务描