企业供应链协调信息传递标准工具.docVIP

企业供应链协调信息传递标准工具模板

一、工具背景与目的

在供应链管理中，跨部门、跨企业的信息传递效率直接影响协同效果与运营成本。由于信息传递格式不统一、内容不完整、流程不规范等问题，常导致订单延误、库存积压、响应迟缓等风险。本工具旨在规范供应链协调信息的传递内容、流程与责任，保证信息准确、及时、可追溯，提升供应链整体协同效率与风险管控能力。

二、典型应用情境

本工具适用于供应链各环节中需跨主体协调的信息传递场景，主要包括：

（一）跨部门订单协同

当销售部接收客户紧急订单时，需同步传递至生产部、采购部、物流部，明确生产排期、物料采购、物流配送计划，保证订单按时交付。

（二）供应链异常处理

因供应商延迟交货、生产设备故障、物流运输中断等异常情况，导致原计划无法执行时，需由责任方发起异常信息传递，协调相关部门制定应对方案（如替代物料、调整交付时间等）。

（三）供应商协同计划

采购部需定期向核心供应商传递月度/季度需求预测、库存水位要求，供应商据此反馈产能与交货承诺，实现供需信息同步。

（四）客户需求变更

客户对已确认订单的交期、数量、规格等提出变更时，由销售部发起信息传递，同步至生产、采购、物流等部门，评估变更影响并调整执行计划。

三、标准操作流程

（一）信息发起与填报

发起主体：根据信息类型确定发起方（如订单协同由销售部发起，异常处理由责任部门发起）。

填报要求：

登录企业供应链管理系统（或指定协同平台），选择对应的信息传递模板（如“订单协同信息表”“异常处理表”等）；

按模板要求完整填写核心字段（含必填项与选填项），保证数据准确（如物料编码、数量、时间节点等需与系统数据一致）；

对紧急信息（如48小时内需响应的异常）标注“紧急”标识，并简要说明紧急原因。

提交审核：发起人填写完毕后，提交至部门负责人（或指定审核人）进行初步审核，保证信息完整性与合规性。

（二）信息审核与确认

审核职责：部门负责人需在2个工作小时内完成审核（紧急信息1小时内），重点核对：

信息是否符合业务场景需求（如订单变更是否附客户书面确认）；

数据是否准确无误（如物料编码与BOM清单是否一致）；

责任部门是否明确（如异常处理需标注责任归属部门）。

审核结果处理：

审核通过：系统自动将信息传递至接收部门；

审核不通过：退回发起人并注明修改意见，发起人需在1小时内完成修改并重新提交。

（三）信息传递与分发

传递方式：通过供应链管理系统（优先）或企业内部协同工具（如钉钉、企业）传递，保证信息留痕与可追溯；禁止通过口头、非指定群聊等非正式渠道传递关键信息。

传递范围：根据信息类型明确接收部门/人员（如订单协同需传递至生产计划员、采购专员、物流调度员），避免信息泄露或遗漏。

传递时效：系统应在审核通过后10分钟内完成信息分发，紧急信息需同步通过电话提醒接收方负责人。

（四）信息接收与处理

接收确认：接收方收到信息后，需在系统内“确认接收”，并在1小时内反馈初步处理意见（如“已接收，将按计划执行”“需协调资源，明日反馈方案”）。

执行落地：接收方根据信息内容启动对应业务动作（如生产部根据订单排期调整生产计划，采购部根据需求预测向供应商下达订单），并在系统中更新执行状态（如“生产中”“已发货”）。

问题反馈：若执行过程中遇到阻碍（如物料短缺无法按时生产），需立即在信息传递模块中发起“问题反馈”，说明原因、影响及预计解决时间，协调发起方及其他部门支持。

（五）反馈与闭环管理

执行反馈：接收方在信息执行完成后（如订单交付、异常解决），需在系统内填写“执行结果”，包含实际完成时间、关键数据（如实际交付数量、异常处理措施）及附件（如签收单、照片等）。

归档记录：系统自动将信息传递全流程（发起、审核、接收、执行、反馈）记录归档，保存期限不少于3年，便于后续追溯与复盘。

效果评估：供应链管理部门每月对信息传递效率（如平均响应时长、闭环完成率）进行统计，分析问题并持续优化流程。

四、信息传递模板示例

（一）供应链订单协同信息表

字段名称

填写说明

示例数据

传递单号

系统自动，格式为“DD+年月日+5位流水号”（如DD202310010001）

DD202310010001

发起部门

填写发起业务的部门全称

销售部

发起人

填写发起人姓名（用*号代替）

*磊

接收部门

填写需协同的部门（可多选，用“,”隔开）

生产部,采购部,物流部

信息类型

选择“订单新增”“订单变更”“订单取消”等

订单新增

客户名称

填写客户全称

A科技有限公司

订单编号

填写客户订单号或企业内部订单号

PO202310010001

物料编码

填写物料唯一编码（需与ERP系统一致）

MTL2023001

物料名称

填写物料标准名称

服务器主机（型号X1）

需求数量

填写客户需求数量

100

要求交期

填写客户要求的