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企业内部通讯录更新维护模板

一、目的与依据

为确保企业内部沟通的顺畅高效，保障各类信息传递的准确性与及时性，规范内部通讯录的管理，特制定本模板。本模板旨在为各部门提供清晰的通讯录信息更新与日常维护指引，确保通讯录数据的鲜活性与可用性，支持企业运营与管理决策。

二、适用范围

本模板适用于企业全体在职员工及相关合作单位（如长期驻场供应商等，视企业实际情况而定）的通讯录信息管理。企业各部门均需遵照本模板规定执行信息的提报、更新与核对工作。

三、通讯录信息项规范

（一）核心基础信息

1.姓名：需使用员工身份证或人事档案登记的法定姓名全称。

2.所属部门：填写当前实际所属的一级部门及二级部门（如有），需与企业组织架构图保持一致。

3.职位/岗位：填写当前实际担任的职位全称或标准岗位名称。

4.办公电话：填写工位固定电话，格式为分机号（如有总机，可注明总机转分机）。

5.内部短号：如企业内部有程控电话短号系统，需填写对应的短号。

6.企业邮箱：填写员工在企业邮箱系统中的标准邮箱地址。

（二）扩展联系信息（根据企业需求选择性收录）

1.移动电话：填写员工日常工作中主要使用的手机号码，确保能及时联系。

2.即时通讯账号：填写企业内部统一使用的即时通讯工具账号（如企业微信、钉钉等）。

3.办公地点/工位：填写具体办公区域、楼层或工位编号，便于内部寻找与业务对接。

4.紧急联系人及电话：用于员工突发状况时的紧急联络，信息需经员工本人确认提供。

（三）信息项定义与规范说明

*所有信息项均需保证真实、准确、有效。

*涉及编号、代码类信息，需严格按照企业统一编码规则填写。

*如信息项内容发生变更，应遵循“谁变更、谁提报”的原则及时更新。

四、信息更新与维护流程

（一）信息初次录入

新员工入职或新合作单位纳入通讯录管理时，由人力资源部门（或指定对接部门）负责收集其完整的基础信息及扩展联系信息，核对无误后，录入至通讯录系统或指定文档。

（二）信息变更更新

1.个人信息变更：当员工个人联系信息（如移动电话、即时通讯账号）发生变更时，应在变更发生后及时向本部门负责人提交信息变更说明，并抄送至通讯录管理部门（通常为行政部或人力资源部）。

2.组织信息变更：因员工岗位调整、部门变动、职位晋升或降职等组织原因导致信息变更的，由人力资源部门或员工所属部门负责人在相关变动手续完成后，及时将变更信息通知通讯录管理部门。

3.提交流程：信息变更可通过邮件、内部系统表单或指定联络群等方式提报，提报时需注明变更人姓名、原信息、变更后信息及变更原因（可选）。

（三）信息审核与更新

1.通讯录管理部门收到信息变更申请后，应对变更信息的真实性和完整性进行审核。

2.审核通过后，应在一个工作日内完成通讯录系统或文档的更新操作。

3.对于关键信息变更（如部门、职位），应与人力资源部门的人事变动记录进行交叉验证。

（四）定期核对与普查

1.月度抽查：通讯录管理部门应每月对部分部门或随机抽取一定比例的员工信息进行抽查核对，确保信息准确性。

2.季度/半年度普查：每季度末或每半年末，由通讯录管理部门牵头，各部门配合，对本部门所有员工的通讯录信息进行一次全面核对与确认。各部门需在规定时间内将核对结果反馈至通讯录管理部门，对于发现的错误或失效信息，及时组织更新。

（五）人员离职/退出处理

员工离职或合作单位结束合作关系时，人力资源部门或对接部门应及时通知通讯录管理部门，通讯录管理部门需在相关手续办结后一个工作日内完成该人员/单位信息的移除或标记（如标记为“已离职”）处理，以保障信息安全。

五、信息安全与必威体育官网网址

2.员工应妥善保管和使用通讯录信息，不得用于与工作无关的目的。

3.通讯录管理部门应采取必要的技术措施（如访问权限控制、加密等）保障通讯录存储与传输的安全。

4.对于泄露通讯录信息并造成不良后果的，企业将依据相关规定追究责任。

六、通讯录版本管理与分发

1.通讯录更新后，应及时更新版本号或更新日期，以便用户识别必威体育精装版版本。

2.通讯录的分发可通过企业内部共享平台、指定服务器路径、邮件群组推送或定期打包发布等方式进行。鼓励使用在线可编辑且权限可控的共享文档或系统，以减少版本混乱。

3.重要或紧急的信息更新，可辅以简短通知提醒相关人员查阅必威体育精装版通讯录。

七、责任分工

1.通讯录管理部门（如行政部/人力资源部）：负责通讯录模板的制定与修订、信息的最终审核与更新、定期组织信息核对、通讯录的版本管理与安全维护，以及对各部门信息提报工作的指导与监督。

2.各部门负责人：为本部门员工信息准确性的第一责任人，负责督促本部门员工及时提报信息变更，组织本部门信息的定期核对与反馈。

3.全体员工