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物资管理及放行流程制度文件

文件编号：GZGL-2024-V1.0

版本号：V1.0

生效日期：YYYY年MM月DD日

前言

为规范公司物资管理，确保物资在流转过程中的安全、准确、高效，保障公司生产经营活动的有序进行，降低管理成本，防范经营风险，特制定本制度。本制度旨在明确各部门及相关人员在物资计划、采购、验收、入库、存储、领用、出库及放行等环节的职责与操作流程，确保物资管理的规范化、标准化和精细化。本制度适用于公司内部所有物资的管理及进出厂区的控制，全体员工均需严格遵守。

一、总则

1.1目的与依据

为加强公司物资全生命周期管理，提高物资利用效率，保护公司财产安全，依据国家相关法律法规及公司相关管理规定，结合公司实际情况，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有生产用原材料、辅助材料、零部件、设备、工具、办公用品、劳保用品、成品、半成品以及其他有价值物品（以下统称“物资”）的计划、采购、验收、入库、存储、保管、领用、出库、盘点、处置及放行等环节的管理。公司各部门、各子公司及所有涉及物资流转的相关人员均须遵守本制度。

1.3基本原则

1.统一管理原则：物资管理实行公司统一领导、归口管理、分级负责的管理体制。

2.安全优先原则：确保物资在存储和流转过程中的质量安全、数量完整及消防安全。

3.效率提升原则：优化管理流程，提高物资周转效率，满足生产经营需求。

4.权责明确原则：明确各环节责任人，确保责任落实到岗、到人。

5.合规守纪原则：物资管理及放行活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。

二、物资管理

2.1物资计划与采购

2.1.1各需求部门应根据生产经营计划、库存状况及实际需求，按月度或季度编制《物资需求计划》，经部门负责人审核后，报物资管理部门汇总。

2.1.2物资管理部门对各部门提交的需求计划进行审核、平衡，编制公司《物资采购计划》，按审批权限报相关领导审批后执行。

2.1.3采购部门应根据审批后的《物资采购计划》，遵循“质优价廉、及时供应”的原则，通过合规渠道进行采购。重要或大额物资采购应执行招标或比价采购流程。

2.1.4采购合同的签订、履行及管理，参照公司《合同管理办法》执行。

2.2物资验收与入库

2.2.1物资到货后，采购部门或供应商应及时通知仓库及相关需求部门（或质量检验部门）进行联合验收。

2.2.2验收人员应根据采购订单、送货单及相关质量标准，对物资的品名、规格、型号、数量、外观质量、包装完整性等进行核对和检验。必要时，需进行抽样送检或全检。

2.2.3验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，录入库存管理系统，生成《入库单》，并将物资存放于指定区域，做好标识。

2.2.4对验收不合格的物资，验收人员应立即通知采购部门，由采购部门负责与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等），严禁不合格物资入库。

2.3物资存储与保管

2.3.1仓库应根据物资特性（如防潮、防火、防爆、防腐、避光等）进行分区、分类、定置管理，做到库容整洁、通道畅通、标识清晰。

2.3.2物资存储应遵循“先进先出”原则，防止物资积压、变质或失效。对有保质期的物资，应特别标注，并定期检查。

2.3.3仓库管理员应做好物资的日常维护和保养工作，确保物资完好无损。定期对仓库进行安全检查，消除安全隐患。

2.3.4非仓库管理人员未经许可不得擅自进入仓库。因工作需要进入仓库的，须经仓库管理员同意，并遵守仓库管理规定。

2.3.5仓库内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，消防器材应配置齐全并保持完好有效。

2.4物资领用与出库

2.4.1各需求部门领用物资时，应填写《领料单》，注明领用部门、物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，到仓库办理领用手续。

2.4.2仓库管理员应对《领料单》的合规性进行审核，审核无误后，按照“先进先出”原则发放物资，并在库存管理系统中进行出库操作，生成《出库单》。

2.4.3领用人员应对所领物资的数量、质量进行核对，确认无误后在《出库单》上签字。

2.4.4对于贵重物资、危险化学品等特殊物资的领用，需经公司相关领导审批，并严格按照规定的程序和数量领用。

2.4.5生产剩余或不再需要的物资，领用部门应及时办理退库手续。

2.5物资盘点与处置

2.5.1仓库管理员应每月对库存物资进行自盘，确保账实相符。公司将定期（如每季度或每半年）组织跨部门联合盘点，对盘点结果进行确认和分析。

2.5.2盘点中发现的盘盈、盘亏或毁损情况，应查明原因，及时上报，并按照公司相关规定进行处理。

2.5.3对于长期积压、闲置、报废或达到使用年限的物资，由仓库管理部门会同相关部门进行评估，提出处置意见，按审批权限报相关领导审批后