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采购需求清单及审批流程模板版
适用范围与典型场景
采购需求全流程操作指引
第一步：需求发起与提报
操作主体：需求部门经办人（如小明）
操作内容：
明确采购需求：根据部门业务需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及期望交付时间等核心信息。
填写《采购需求清单》：使用本模板中的表格，完整填写需求信息，并附上必要的支撑材料（如报价单、技术参数表、过往采购记录等）。
提交审批：将填写完成的《采购需求清单》及附件提交至部门负责人（如张经理）进行初步审核。
注意事项：需求描述需具体、清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体物品名称及数量）；预估单价需参考历史采购价格或市场行情，保证合理性。
第二步：部门负责人审核
操作主体：需求部门负责人（如张经理）
操作内容：
审核必要性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划或临时业务需求，避免重复采购或过度采购。
审核预算：核对需求总金额是否在部门预算范围内，超预算需求需说明理由并同步提报财务部门备案。
审核规格参数：对技术类物品（如设备、软件），需确认规格参数是否满足业务需求，必要时组织技术部门（如李工）会审。
审批结果：审核通过后，在《采购需求清单》上签字确认并注明“同意”；驳回需求时，需书面说明理由，退回需求部门修改或补充。
注意事项：部门负责人需对需求的真实性、必要性负责，不得随意审批不合理需求。
第三步：采购部门复核
操作主体：采购部门经办人（如王主管）
操作内容：
合规性审查：检查需求清单填写是否完整、附件是否齐全，是否符合公司《采购管理办法》相关规定（如是否属于集中采购目录、是否达到招标限额等）。
市场调研：对常规物资，可通过询价、比价方式核实预估单价的合理性；对大额或专业设备，需收集至少3家供应商报价，形成《比价分析报告》。
采购方式建议：根据需求金额、紧急程度及物品特性，建议采购方式（如询价采购、招标采购、单一来源采购等）。
复核意见：将复核意见及《比价分析报告》（如有）反馈至需求部门，并同步提交财务部门会审。
注意事项：采购部门需保证采购方式合规，优先选择性价比高的供应商，避免利益冲突。
第四步：财务部门会审
操作主体：财务部门负责人（如赵会计）
操作内容：
预算审核：确认采购需求是否在部门预算或公司总预算范围内，超预算需求需评估资金来源（如追加预算、调整其他项目预算等）。
成本合理性：结合采购部门的《比价分析报告》，审核预估总价的合理性，重点关注价格波动较大或首次采购的物品。
付款方式审核：根据公司财务制度，明确付款节点（如预付款比例、到货付款、验收后付款等）。
会审意见：审核通过后，在清单上签字确认；驳回时需说明财务合规性理由，反馈至采购部门调整。
注意事项：财务部门需严格把控预算执行，保证采购支出符合成本控制要求。
第五步：领导审批
操作主体：分管领导/总经理（如陈总）
操作内容：
审批权限：根据采购金额分级审批（例如：金额≤5000元由分管领导审批；＞5000元由总经理审批）。
综合评估：结合业务重要性、预算合规性、采购必要性等，最终审批是否同意采购。
审批结果：签字确认并注明“同意”或“否决”；否决时需明确原因，流程终止。
注意事项：领导审批需基于前序环节的审核意见，保证决策依据充分。
第六步：采购执行与结果反馈
操作主体：采购部门经办人（如王主管）
操作内容：
供应商选择：根据审批通过的采购方式，确定供应商并签订采购合同（需明确交货时间、质量标准、违约责任等）。
订单下达：向供应商发出正式采购订单，同步抄送需求部门及财务部门。
验收与入库：物品到货后，需求部门联合采购部门、质检部门（如刘质检）进行验收，合格后办理入库手续，填写《验收单》。
付款结算：财务部门根据验收单、发票及合同条款，办理付款手续。
结果反馈：采购完成后，将采购合同、验收单、付款凭证等资料整理归档，并向需求部门反馈采购结果。
注意事项：采购执行需严格履行合同约定，验收环节需留存书面记录，保证质量与数量符合需求。
采购需求清单模板及审批记录
采购需求清单
基本信息
内容
需求部门
需求日期
年月日
需求编号
采购类别
□物资类□设备类□服务类□其他（请注明）
物品/服务信息
序号
物品/服务名称
1
2
3
其他信息
期望交付时间
年月日前
紧急程度
□紧急□普通□不急
附件清单
□报价单□技术参数表□其他（请注明）
需求部门经办人
需求部门负责人意见
签字：___________日期：___________
采购部门复核意见
签字：___________日期：___________（附《比价分析报告》如有）
财务部门会审意见
签字：___________日期：___________
领导审批意见
签字：___________日期：__
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