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标准化企业档案管理制度

一、总则

企业档案是企业在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。为规范企业档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。

本制度适用于企业及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的档案管理工作。凡企业在生产经营、行政管理、科研开发、基本建设等活动中形成的，对企业当前和长远发展具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实准确、安全必威体育官网网址、依法利用的原则。企业各单位和全体员工均有保护企业档案的义务。

二、管理机构与职责

企业档案工作实行统一领导、分级管理的体制。企业办公室（或指定专门部门，下同）是企业档案工作的职能管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导全企业的档案管理工作。

办公室应明确档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。

各单位应指定专人（可兼职）负责本单位形成的档案材料的收集、整理、归档和移交工作，并接受办公室的业务指导和监督检查。

办公室档案管理职责主要包括：

1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理制度及工作细则；

2.负责企业各类档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作；

3.指导和督促各单位做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；

4.组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案管理队伍素质；

5.负责档案库房的规划、建设和管理，配备必要的设施设备，确保档案安全；

6.组织开发档案信息资源，为企业生产经营、管理决策等活动提供服务；

7.负责企业档案工作的对外交流与合作。

各单位档案管理职责主要包括：

1.按照本制度要求，做好本单位业务活动中形成的各类文件材料的收集、积累和初步整理工作；

2.定期向办公室移交符合归档要求的档案材料；

3.协助办公室做好本单位档案的利用和编研工作；

4.对本单位兼职档案员进行业务指导。

三、档案的形成与收集

各单位在各项工作中形成的文件材料，由经办人员负责收集。收集应遵循及时、完整、准确的原则，确保应归档的文件材料不遗漏、不丢失。

文件材料形成后，经办人员应及时对其进行整理，区分归档与不归档范围。具有保存价值的文件材料，应妥善保管，防止破损、污染和散失。

归档范围包括但不限于：

1.企业设立、变更、终止等方面的文件材料；

2.企业发展规划、战略决策、年度计划、工作总结等文件材料；

3.企业股东会、董事会、监事会及各类经营管理会议文件材料；

4.企业行政管理、人力资源、财务审计、市场营销、生产技术、质量管理、物资供应、安全环保等方面的管理文件材料；

5.企业对外签订的各类合同、协议、意向书等文件材料；

6.企业科研开发、技术引进、技术改造、产品设计等方面的文件材料；

7.企业基本建设、设备购置与维护等方面的文件材料；

8.企业重要的外事活动文件材料；

9.反映企业历史面貌和重要活动的声像、实物等材料；

10.其他对企业具有保存价值的文件材料。

不归档范围包括：

1.上级机关普发的、非本企业主管业务且不需要办理的文件材料；

2.与本企业工作无关的参考性文件材料；

3.重复文件、无查考价值的事务性便条、临时性文件；

4.未经领导审阅签发的草稿和未定稿；

5.其他无保存价值的文件材料。

四、档案的整理与归档

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订等环节。

企业档案一般按照年度、机构（或问题）、保管期限进行分类。具体分类方案由办公室制定并组织实施。

归档文件材料应齐全完整，手续完备。签署、印章等要素应符合要求。复印件作为归档材料时，应注明原件保管单位或出处，并由经办人和相关负责人签字确认。

电子文件的归档应符合国家有关电子文件归档与管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件应与相应的纸质文件材料一并归档，特殊情况无法形成纸质文件的，应确保电子文件的长期保存和有效利用。

各单位应在每年上半年将上一年度形成的、已整理完毕的档案材料向办公室移交。移交时应填写《档案移交清册》，双方核对无误后签字盖章，一式两份，双方各执一份。

五、档案的保管与保护

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

档案装具应符合国家标