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企业行政公文撰写与管理制度文档

一、制度应用背景与核心价值

企业行政公文是传递信息、部署工作、规范管理的重要载体，涵盖通知、报告、请示、函、会议纪要等多种类型，广泛应用于日常运营、决策传达、跨部门协作、对外沟通等场景。科学规范的公文撰写与管理制度，能够保证政令畅通、提升工作效率、规避管理风险，是企业实现标准化管理的基础保障。本制度适用于公司各部门、各分支机构的公文处理全流程，旨在统一格式、明确权责、优化流程，保证公文的严肃性、准确性和时效性。

二、行政公文撰写与管理的标准化流程

（一）公文发起与需求确认

需求发起：各部门根据工作需要（如部署任务、汇报进展、申请资源等），由部门负责人或指定人员填写《公文处理需求单》，明确公文的类型、核心目的、主送/抄送范围、紧急程度等信息。

需求审核：部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认后提交至行政部或综合管理部（以下简称“行政管理部门”）备案。紧急公文（如突发事务通知）需标注“特急”，优先处理。

（二）公文起草与内容规范

起草准备：起草人需明确公文的核心目标，收集相关数据、政策依据或背景材料，保证内容真实、数据准确。涉及跨部门事项的，需提前与相关部门沟通确认，避免内容冲突。

结构撰写：

简明扼要，概括公文核心内容，格式为“发文机关+事由+文种”（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）。

主送机关：明确公文的主要接收部门或人员，顶格书写，后加冒号。

逻辑清晰，层次分明。开头说明发文依据或目的，主体部分阐述具体事项、要求或措施，结尾提出执行要求或希望（如“请各部门认真落实”“特此通知”）。

附件：如有支撑材料（如方案、报表、名单等），在后注明附件名称及数量。

发文机关与日期：右下方标注发文部门全称及成文日期（阿拉伯数字，如“2024年3月15日”）。

格式规范：采用公司统一公文模板（字体、字号、行距、页边距等需符合《公文格式标准》），重要公文需添加公司LOGO及文号（如“办发〔2024〕5号”）。

（三）公文审核与签发

部门初审：公文起草完成后，先提交至本部门负责人审核，重点检查内容是否符合部门职责、数据是否准确、表述是否清晰。

跨部门会签：涉及多部门职责的公文（如人力资源制度、财务报销流程等），需经相关部门负责人会签，保证内容无争议。

管理部门复核：会签通过后，提交至行政管理部门，审核公文的格式规范性、流程合规性及是否符合公司整体管理要求。

领导签发：根据公文重要性及权限，由相应领导签发——一般事务性公文由分管副总签发，重要决策类公文由总经理签发，涉密公文需经总经理办公会集体审议后签发。签发人需在指定位置签署姓名及日期，确认生效。

（四）公文分发与执行跟踪

分发范围：行政管理部门根据主送/抄送范围，通过纸质文件（需加盖公章）或电子办公系统（如OA、企业）进行分发，保证接收方准确无误。

执行反馈：主送部门需在规定时限内落实公文要求，并按要求向发文部门或行政管理部门反馈执行情况（如“部门已按要求完成方案提交，详见附件”）。行政管理部门定期跟踪公文执行进度，对未按期落实的事项进行督办。

（五）公文归档与管理

整理归档：公文办理完毕后，由行政管理部门或承办部门按照“一事一档”原则整理，包括公文正本、附件、审核签批单、反馈材料等，形成电子档案（存储至公司档案管理系统）及纸质档案（装订成册，标注页码及归档日期）。

保管期限：根据公文价值确定保管期限，一般事务性公文保管1-3年，重要制度、决策类公文保管5-10年，涉密公文按必威体育官网网址规定期限保管。

借阅与销毁：因工作需要借阅公文档案的，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及行政管理部门审批后，在指定场所借阅，严禁涂改、抽取、撤换档案。保管期限届满且无需继续保存的公文，需经行政管理部门鉴定后，按规定程序销毁，并做好销毁记录。

三、常用行政公文模板示例

（一）会议通知模板

公司关于召开[会议名称]的通知

文号：办发〔2024〕X号

主送机关：各部门、各分支机构负责人

会议时间：2024年X月X日（星期X）上午9:00-11:30

会议地点：公司总部X楼第一会议室

参会人员：各部门负责人、项目组全体成员

会议主题：部署2024年Q2重点工作及资源协调

会议内容：1.各部门汇报Q1工作总结及Q2计划；2.讨论重点项目资源调配方案；3.总经理作总结讲话。

会议要求：1.请参会人员提前准备汇报材料（PPT格式，于3月20日前发送至行政部邮箱*xxxx）；2.原则上不得请假，确需请假的，须提前1个工作日向分管副总申请。

附件：1.会议议程表；2.Q2工作计划提纲

发文机关：公司行政部

2024年X月X日

（二）请示报告模板

关于[事项名称]的请示

文号：部请〔2024〕X号

主送机关：公司总经理

尊敬的*总：

为[说明请示目的，如“提升客户服务质