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财务报销审批流程及附件规范模板

一、模板概述与适用范围

本模板旨在规范企业/组织内部财务报销行为，明确报销审批流程及附件要求，保证报销业务合规、高效、透明。适用于所有员工因公支出（如差旅费、办公费、招待费、会议费等）的报销申请，涵盖从费用发生到款项支付的全流程管理，同时为财务部门审核提供统一标准。

二、财务报销全流程操作指引

（一）费用发生与单据准备

费用真实性确认：员工在费用发生前，应确认支出符合公司财务制度及预算要求（如超预算支出需提前提交《预算外支出申请表》）。

原始凭证收集：

获取合法有效的原始凭证（如增值税发票、财政票据、行程单、付款凭证等），保证凭证内容真实、完整，抬头、税号、金额、日期等关键信息准确无误。

发票需加盖开票方发票专用章，电子发票需打印并注明“已报销，重复无效”字样及报销日期。

涉及多个项目的费用，需在发票上备注详细费用构成或附《费用明细清单》。

（二）填写报销申请单

登录报销系统：通过公司OA系统或财务报销平台，进入“报销申请”模块。

填写基础信息：

报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属项目/部门（如需分摊）。

费用类型（勾选“差旅费”“办公费”等）、报销总金额（大小写一致）。

填写费用明细：

按费用类别逐行填写发生日期、费用事由、金额、对应的原始凭证数量（如“发票1张，金额200元”）。

多笔同类费用需合并填写，不得拆分报销（如同一日期的出租车费合并填列）。

附件：在系统中扫描或拍照原始凭证（要求清晰、完整，单张附件不超过5MB），并按“发票-行程单-审批单”顺序排列。

（三）部门负责人审核

提交审批：员工确认信息无误后，提交报销申请，自动流转至部门负责人*审批。

审核要点：

费用是否属于部门预算范围内，是否符合业务实质（如招待费是否与客户洽谈相关）。

报销单填写是否规范，附件是否齐全、合规，费用金额是否合理。

审核结果：通过则流转至财务部门；驳回则需注明原因（如“附件缺失，请补充行程单”），员工修改后重新提交。

（四）财务部门审核

接收流转：财务审核员*在2个工作日内接收报销申请，重点审核以下内容：

合规性：发票真伪（通过国家税务总局平台查验）、抬头是否为公司全称、税号是否正确、发票专用章是否清晰。

完整性：附件是否与报销明细一致，是否缺少必要凭证（如差旅费需附机票、酒店发票及出差审批单）。

准确性：报销金额计算是否正确（如含税价价税分离是否符合规定），费用标准是否符合公司制度（如差旅补贴是否超地区标准）。

处理结果：

审核通过：流转至下一级领导审批（根据金额分级审批，详见“权限划分表”）。

审核不通过：注明具体问题（如“发票日期超过报销时限3个月，不予报销”），退回员工补充或整改。

（五）分级审批与支付

领导审批：

金额≤5000元：由财务负责人*审批。

5000元＜金额≤20000元：由分管副总*审批。

金额＞20000元：由总经理*审批。

审批人需在1个工作日内完成，重点关注大额支出的合理性及预算执行情况。

报销支付：

审批通过后，财务部门于3个工作日内通过银行转账方式支付报销款项，收款账户需为员工本人工资卡绑定的账户。

员户可在报销系统中查询支付状态，到账后需确认收款金额是否正确。

三、标准报销申请单模板及附件清单

（一）报销申请单模板（表格形式）

项目

内容

报销人姓名

*

所属部门

*

报销日期

年月*日

费用归属项目/部门

*（如“市场部推广项目”）

费用类型

□差旅费□办公费□招待费□会议费□其他（请注明：*）

报销总金额

人民币（大写）：元整；（小写）：￥.*

费用明细

发生日期

年月*日

年月*日

附件清单

1.增值税发票*张；2.出差审批单1份；3.行程单1张（如涉及）

申请人签字

*

部门负责人意见

□同意□不同意（原因：）签字：日期：年月*日

财务审核意见

□通过□不通过（原因：）审核人：日期：年月*日

分管副总意见

□同意□不同意（原因：）签字：日期：年月*日（仅限金额＞5000元）

总经理意见

□同意□不同意（原因：）签字：日期：年月*日（仅限金额＞20000元）

（二）常见报销类型附件要求

费用类型

必备附件

可选附件

差旅费

1.增值税发票（交通、住宿、餐饮）；2.《出差审批单》（需注明出差事由、地点、天数）；3.交通行程单（机票、火车票）

会议通知、客户接待清单（如涉及）

办公费

1.增值税发票（办公用品、耗材）；2.资产验收单（单笔金额≥500元需填写）

采购申请单、供应商报价单

招待费

1.增值税发票（餐饮、礼品）；2.《招待费申请表》（需注明招待对象、事由、人数）

客户名片、合影（如涉及）

会议费

1.增值税发票（场地、餐饮、资料）；2.会议通知、会议议程；3.参会人员签到表

会议纪要、服务合同