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新员工报销培训

演讲人：XXX

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报销基础简介

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报销政策规定

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单据准备要求

04

系统操作指南

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常见问题处理

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后续支持资源

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报销基础简介

报销定义与核心目的

费用补偿机制

税务合规基础

内部控制工具

报销是企业对员工因公产生的合理费用（如差旅、办公采购、客户接待等）进行核实后予以资金返还的制度，核心目的是保障员工履职成本由企业承担。

通过标准化审批流程和票据审核，报销制度能有效防范虚假消费、重复报销等财务风险，确保资金使用合规透明。

合法报销凭证可作为企业所得税税前扣除依据，同时避免员工个人收入虚增引发的税务争议。

整体流程概览

员工需通过OA系统提交《费用预支申请单》，明确事由、预算及时间节点，经部门负责人及财务部双重审批后方可执行。

事前申请与审批

消费后需取得增值税专用发票等税务合规票据，按时间顺序整理并标注消费明细，电子票据需同步上传至财务系统。

财务专员核对票据真伪及金额一致性，风控部门抽查高风险报销，最终由出纳通过银企直连支付至员工指定账户。

票据收集与整理

在报销系统中填写费用类型、金额、关联项目编号，并上传清晰完整的票据扫描件及审批记录。

线上填报与附件上传

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多级审核与支付

所有报销事项必须真实发生，禁止虚构消费或拆分票据规避审批权限，虚假报销将触发审计追责。

费用发生后30日内需提交报销，跨年度票据需特殊说明，逾期未报视为个人自愿放弃。

单笔5万元以内由部门总监审批，5-20万元需分管副总裁签字，超过20万元须经CEO及财务委员会联签。

明确不予报销的消费类型，如私人购物、奢侈品消费、非公务舱位升舱等，特殊情形需附董事会特批文件。

关键原则与适用范围

真实性原则

时效性原则

分级授权标准

负面清单管理

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报销政策规定

可报销项目类型

包括机票、火车票、长途汽车票等因公出行产生的交通费用，需提供正规票据及行程说明。

差旅交通费用

根据出差天数及地区标准发放的餐饮补贴，需提供出差审批单及实际用餐证明。

餐饮补贴

因公出差产生的酒店住宿费用，需符合公司规定的住宿标准，并附上住宿发票及明细清单。

住宿费用

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参加公司批准的外部培训或行业会议产生的注册费、资料费及场地费，需附上培训通知及发票。

培训与会议费用

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不可报销项目明细

超标费用

超出公司规定标准的交通、住宿、餐饮等费用，差额部分需由员工自行承担。

重复报销项目

同一笔费用通过不同名目或渠道重复提交报销申请，一经查实将按公司纪律处理。

个人消费支出

如购物、娱乐、私人聚餐等与公务无关的费用，无论是否开具发票均不予报销。

非正规票据

手写收据、无税务章或模糊不清的票据，以及非公司合作供应商提供的发票均视为无效。

早餐、午餐、晚餐分别按固定金额补贴，连续出差超过规定天数需部门负责人特批。

餐饮补贴标准

费用发生后需在指定工作日内提交报销申请，逾期未提交视为自动放弃报销权益。

报销提交时效

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国内出差住宿费每日上限根据城市等级划分，一线城市标准高于二三线城市，交通费需选择经济舱或二等座。

差旅费用限额

报销材料提交后，财务部门需在固定工作日内完成审核，遇节假日或特殊情况顺延。

财务审核周期

限额标准与时效要求

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单据准备要求

必备单据种类

发票原件

所有报销必须提供正规发票原件，发票需清晰显示开票单位、金额、税号及商品服务名称，电子发票需打印并标注报销用途。

费用明细清单

差旅、采购等大额报销需附详细费用清单，列明时间、地点、事项及参与人员，确保与发票内容一一对应。

审批签字文件

需提供部门负责人或项目主管签字确认的报销审批单，注明费用归属项目或预算科目。

特殊事项证明

如会议费需附议程及签到表，培训费需提供课程通知，确保费用真实性。

单据填写规范

信息完整性

报销单需填写工号、部门、报销类型、金额（大小写一致），漏填或涂改需重新提交。

使用A4纸横向平铺粘贴票据，禁止重叠或超出边缘，电子票据需按时间顺序装订成册。

差旅、办公、招待等费用需分类填报，混合费用需拆分说明，避免跨科目报销。

报销人需手写声明“费用真实发生且符合公司制度”，虚假填报将追责。

票据粘贴标准

费用分类明确

合规性声明

系统录入

登录财务报销平台，选择对应模板填写报销信息，上传扫描版发票及附件（需PDF格式，分辨率不低于300dpi）。

流程审批

提交后系统自动推送至直属领导审批，超权限金额需逐级审批，审批意见需在48小时内完成。

财务审核

财务部门核对票据与系统数据一致性，问题单据退回并标注原因，修正后重新进入流程。

打款确认

审核通过后，款项于3个工作日内汇至绑定工资卡，系统同步发送电子回单供查询存档。

电子化提交步骤

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系统操作指南

账号认证与权限配置

用户可自定义仪表盘布局，调