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音乐家协会赛事协调工作方案

一、方案总则

（一）制定目的

为规范音乐家协会（以下简称“协会”）各类赛事（如器乐比赛、声乐比赛、作曲比赛等）的组织协调流程，明确各环节职责分工，确保赛事公平、专业、高效开展，提升赛事品牌影响力，保障参赛选手、评委、工作人员的权益与安全，结合协会赛事运营实际，特制定本方案。

（二）适用范围

本方案适用于协会主办或协办的各类音乐赛事，包括但不限于：

全国性专业音乐赛事（如全国青少年钢琴比赛、全国声乐展演）；

区域性普及类音乐赛事（如省市少儿歌唱比赛、社区器乐大赛）；

专项主题赛事（如原创音乐作品征集赛、民族乐器演奏赛）；

国际交流类音乐赛事（如中外青少年音乐邀请赛、国际作曲论坛配套赛事）。

（三）核心原则

公平公正：建立规范的报名、评审机制，杜绝暗箱操作，确保所有参赛选手享有平等竞争机会；

专业高效：依托协会专业资源，优化赛事流程，减少冗余环节，提升赛事组织效率与专业水准；

协同联动：明确各协调小组职责，强化内部沟通与外部合作（如合作机构、场地方、媒体），形成工作合力；

安全保障：优先保障赛事参与人员的人身安全、财产安全，做好突发情况应急处置；

品牌塑造：通过精细化协调服务，提升赛事口碑，打造协会专属赛事品牌。

二、组织架构与职责分工

（一）赛事协调核心领导小组

由协会会长担任组长，副会长、秘书长担任副组长，成员包括协会各专业委员会主任、赛事合作机构负责人，主要职责如下：

审定赛事总体方案（含赛程、评审规则、奖项设置）；

统筹协调赛事重大资源（如顶级评委邀请、专项经费审批）；

决策赛事突发重大问题（如评审争议、重大安全事件）；

监督各协调小组工作落实，确保赛事目标达成。

（二）专项协调小组及职责

协调小组

牵头人

核心成员

主要职责

报名与选手服务组

协会会员部主任

会员部工作人员、志愿者

1.设计报名系统（线上/线下），明确报名条件、材料要求；2.审核参赛选手资格（如年龄、作品版权、演奏水平证明）；3.建立选手档案，发送赛事通知（赛程、场地、注意事项）；4.解答选手咨询，处理报名异议，协助选手办理报到手续

评审协调组

协会专业委员会主任

各专业领域骨干、评审秘书

1.制定评审规则（如打分维度、同分处理机制、回避制度）；2.邀请国内外专业评委（兼顾权威性、代表性，避免利益关联）；3.组织评委岗前培训，明确评审标准与纪律（如禁止私下接触选手）；4.协调评审现场工作（如评审材料分发、打分统计、结果封存）；5.处理评审争议，向领导小组提交评审结果初稿

赛程与场地组

协会活动部主任

活动部工作人员、场地对接专员

1.制定详细赛程（含初赛、复赛、决赛时间节点，选手出场顺序）；2.筛选并确定赛事场地（满足声学条件、观众容量、安全标准）；3.协调场地布置（如舞台搭建、座椅摆放、灯光音响调试）；4.安排赛事彩排，确认选手演奏设备（如钢琴调音、乐器搬运）；5.维护赛场秩序，划分选手候场区、观众区、媒体区

宣传与媒体组

协会宣传部主任

宣传部工作人员、合作媒体记者

1.制定赛事宣传方案（预热、直播、复盘）；2.制作宣传物料（海报、宣传片、赛事手册）；3.对接媒体资源（音乐类媒体、短视频平台、直播平台），开展赛事报道；4.运营协会官方账号（发布赛程、选手风采、评审动态）；5.收集媒体反馈，优化宣传策略

后勤保障组

协会行政部主任

行政部工作人员、财务人员、医护人员

1.负责赛事经费管理（预算执行、费用报销、物资采购）；2.安排评委、工作人员食宿交通，提供接待服务；3.采购赛事物资（证书、奖杯、饮用水、应急药品）；4.配备医护人员与急救设备，处理突发健康问题；5.保障赛事用电、网络稳定，协调安保人员维护现场安全

应急与争议处理组

协会法务部主任

法务专员、协会监事、心理咨询师

1.制定赛事应急预案（如设备故障、选手突发状况、评审纠纷）；2.受理选手、观众、评委的投诉与争议，3个工作日内给出处理意见；3.提供法律咨询服务（如版权纠纷、赛事合同争议）；4.为情绪波动的选手（如失利选手）提供心理疏导

三、赛事全流程协调要点

（一）赛前筹备阶段（赛事启动前1-2个月）

方案细化与审批：

各协调小组联合制定《赛事执行手册》，明确报名时间（不少于15天）、赛程安排（初赛至决赛间隔不超过30天）、评审维度（如技巧40%、表现力30%、作品理解20%、台风10%）；

提交领导小组审批，同步对接合作机构（如赞助方、场地方），签订合作协议，明确权责与资金到账时间。

资源储备与确认：

报名组完成报名系统测试，评审组确定评委名单并发送邀请函，场地组完成场地踏勘与声学测试（如钢琴音质、场地混响时间）；

后勤组完成物资采购清单制定，宣传组发布赛事预热海报与报名通道。

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