企业行政流程审批及责任追究指引.docVIP

企业行政流程审批及责任追究指引

一、指引目的与适用范围

为规范企业内部行政事项审批流程，明确各环节责任主体，提高行政效率，防范管理风险，结合企业实际运营需求，制定本指引。本指引适用于企业各部门、全体员工在日常行政工作中涉及的各类事项审批，包括但不限于费用报销、物品采购、用印申请、会议组织、差旅安排、资产领用等行政流程。

二、行政审批流程操作细则

（一）申请发起

提交申请：申请人需根据事项类型，填写对应的《行政事项审批表》（模板见第四章），详细说明事项内容、事由、预算金额（涉及费用的）、所需资源、时间要求等关键信息，保证内容真实、准确、完整。

附件准备：根据事项性质附相关证明材料，如采购需提供询价对比表、费用报销需提供发票原件及明细、用印需提供待盖章文件电子版等，附件需与申请内容一致。

提交路径：申请人将填写完整的审批表及附件提交至部门负责人处，或通过企业OA系统/线上审批平台发起流程（若企业已启用电子审批系统）。

（二）部门审核

初审职责：部门负责人（或授权人）作为部门事项审核第一责任人，需对申请的必要性、合理性、预算合规性进行审核，重点核查：

事项是否符合部门年度工作计划及预算范围；

申请内容是否真实、有无虚报瞒报；

附件材料是否齐全、是否符合企业规定。

审核结果处理：

符合要求的，部门负责人在审批表“部门审核意见”栏签署“同意”，并注明审核日期，流转至下一环节；

不符合要求的，注明“不同意”及具体原因，退回申请人修改或补充材料；

需跨部门协作的事项，应同步征求相关部门意见并形成会签意见。

（三）复核审批

复核权限划分：根据事项金额、重要性及审批权限矩阵（由企业行政部另行制定），分级由不同责任人审批：

一般事项（如小额办公用品采购、部门内部会议申请）：由行政部负责人复核审批；

重要事项（如大额费用支出、跨部门活动组织）：由分管行政副总（或总经理授权人）复核审批；

重大事项（如固定资产购置、对外合同用印）：需提交总经理最终审批。

复核重点：审批人需重点关注：

是否符合企业行政管理制度及国家相关法规；

预算是否在可控范围内，是否符合成本控制要求；

涉及多部门的事项是否已达成一致意见。

审批结果反馈：审批人签署“同意”“不同意”或“需补充说明”意见，不同意需注明具体原因，流程终止并退回申请人；需补充说明的，由行政部通知申请人补充材料后重新发起流程。

（四）结果执行与反馈

通知执行：审批通过后，由行政部（或相关职能部门）通过OA系统、邮件或书面通知申请人领取结果（如审批表复印件、物品领取通知等），并告知后续执行步骤（如采购对接、费用支付、用印时间安排等）。

过程跟踪：行政部负责跟踪审批事项的执行进度，保证在规定时间内完成（如采购事项需明确到货时间、费用报销需明确支付周期），并定期向审批人反馈执行情况。

资料归档：审批表及所有附件由行政部统一整理归档，电子版留存至企业档案管理系统，纸质版保存期限不少于3年（涉及重要事项的保存期限不少于5年）。

三、责任追究机制

（一）责任界定原则

谁申请、谁负责：申请人对申请事项的真实性、准确性承担直接责任，如提供虚假材料、虚报费用等，需承担全部责任。

谁审核、谁负责：部门负责人对审核环节的合规性、合理性承担审核责任，如未履行审核职责导致违规审批，需承担管理责任。

谁审批、谁负责：审批人对审批结果的合规性、合法性承担最终责任，如越权审批、违规审批导致企业损失，需承担领导责任。

（二）责任追究情形

申请人责任：包括但不限于提供虚假信息或证明材料、擅自变更审批内容、超范围/超标准申请、未按规定时间补充材料导致延误等。

审核人责任：包括但不限于未对申请材料进行实质性审核、对明显异常情况未提出异议、跨部门事项未组织会签、审核后未签署明确意见等。

审批人责任：包括但不限于超越审批权限审批、对不符合规定的申请予以审批、因个人原因导致审批延误（超过规定时限3个工作日以上）、审批后未跟踪执行结果等。

（三）责任追究方式

根据违规情节严重程度及造成的影响，采取以下一种或多种处理方式：

约谈提醒：对情节轻微、未造成损失的，由行政部对相关责任人进行约谈，责令限期整改。

绩效关联：对造成一定经济损失或不良影响的，扣减责任人当月绩效得分（具体标准参照企业《绩效考核管理办法》）。

通报批评：对违规行为造成较坏影响的，在企业内部进行通报批评，并纳入年度考核评价。

岗位调整：对屡次违规或情节严重的，可调整其工作岗位，直至解除劳动合同。

四、常用审批模板

模板一：行政事项通用审批表

申请部门

申请人

申请日期

年月日

事项类型

□费用报销□物品采购□用印申请□会议组织□差旅安排□其他______

事项名称

事项内容

（详细说明事项背景、目的、具体安排等，可另附页）

预算金额

大写：____________________