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私车公用报销制度

为规范单位管理，保障公务出行效率，同时合理控制成本，明确私车公用相关费用的报销标准与流程，特制定本制度。本制度旨在平衡工作需要与个人权益，确保私车公用行为的合规性与透明度。

一、总则

1.定义：私车公用是指因公务需要，经单位批准，员工使用其个人所有的机动车辆办理公务的行为。

2.适用范围：本制度适用于单位正式员工在执行经批准的公务活动时，确因公共交通不便或工作效率需要，使用私人车辆的情况。

3.基本原则：

*必要性原则：私车公用应以保障公务顺利开展为前提，确属工作需要且无合适公共交通工具或单位公车可调配时方可申请。

*真实性原则：报销的费用必须真实发生，且与私车公用行为直接相关。

*节俭性原则：员工应本着节约的原则使用私人车辆，选择经济合理的行驶路线。

*合规性原则：私车公用及费用报销必须严格遵守本制度及单位其他相关财务管理制度。

二、私车公用的界定与申请审批

1.私车公用的界定：

*仅限于员工本人驾驶其合法拥有（或有合法使用权）的非营运性质私人机动车辆。

*所办事项必须是经单位批准的公务活动，不包括个人通勤及私人事务。

2.申请与审批流程：

*事前申请：员工需在公务出行前填写《私车公用申请单》，详细注明出行事由、目的地、预计时间、预计行驶里程、同行人员（如有）等信息。

*逐级审批：《私车公用申请单》须经部门负责人审核签字，报单位分管领导（或指定审批人）批准。对于经常性或长途公务，可根据情况申请周期性审批，但最长周期不超过一个自然月。

*特殊情况：如遇紧急公务无法事前办理申请手续，须口头向部门负责人及分管领导（或指定审批人）报告并获得同意，事后应在一个工作日内补办书面审批手续。未获批准的私车公用行为，其费用不予报销。

三、费用报销标准与范围

1.车辆使用费：

*里程费标准：单位将参照当地公务用车制度改革相关标准，并结合本单位实际情况，制定统一的每公里里程费报销标准。此标准已综合考虑燃油费、基础保养费、过路过桥费、停车费、以及车辆的保险费、年检费的合理分摊部分。

*计算方式：实际报销里程数以《私车公用申请单》中审批的预计里程与实际行驶里程（以合法有效的里程记录为准）两者中较低者为准，但需提供实际行驶里程的有效证明。

2.其他相关费用：

*对于超出里程费标准中已包含的特殊过路过桥费、高额停车费（如长时间停车或特殊区域停车），经事先批准或事后核实确属必要且合理的，可凭合法票据单独报销，但需在报销时注明。

*驾驶员在私车公用期间发生的违章罚款、交通事故造成的车辆维修费用及保险理赔以外的损失，由驾驶员本人承担，单位不予报销。

3.不予报销的情形：

*未经批准擅自用车所产生的一切费用。

*超出审批范围或非公务活动的费用。

*因个人原因产生的违章罚款、交通事故责任赔偿等。

*无合法有效凭证的费用。

*里程费标准中已涵盖的费用项目，原则上不再重复报销。

*驾驶员的午餐补贴、交通补贴等与私车公用无直接关联的费用（除非单位另有规定且不重复享受）。

四、报销凭证与流程

1.报销凭证：

*经批准的《私车公用申请单》。

*填写完整的《费用报销单》，并附《私车公用里程核算表》。

*合法有效的费用凭证，如油费发票、过路费发票、停车费发票等。发票抬头应为单位全称。

*能够证明实际行驶里程的记录凭证（如手机导航截图、车辆里程表拍照等）。

2.报销审批流程：

*员工在公务结束后，应及时整理报销凭证，按要求填写《费用报销单》及《私车公用里程核算表》，经部门负责人对费用的真实性、合规性进行审核签字。

*财务部门对报销凭证的完整性、合规性、金额准确性进行复核。

*复核无误后，按单位财务审批权限逐级报批，最后由单位负责人（或其授权人）审批签字。

*财务部门根据审批通过的报销凭证办理付款手续。

3.报销时限：员工应在公务结束后一个月内办理报销手续，跨年度费用原则上不予报销（特殊情况除外）。

五、管理与监督

1.用车人的责任：

*私车公用期间，应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保人身及车辆安全。

*妥善保管车辆及相关证件，如发生交通事故，应第一时间向交警部门、保险公司报案，并及时向单位领导及行政部门报告。

*不得将获批的私车公用车辆交由其他无证人员驾驶，不得利用私车公用从事任何违法违规活动。

2.监督检查：单位财务部门及行政部门有权对私车公用情况及费用报销进行监督检查。对弄虚作假、虚报冒领等行为，一经查实，将追回已报销款项，并视情节轻重给予相应处理。

3.责任追究：对于违反本制度规定，造成单位损失或不良影响的，单位将追究相关人