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企业行政管理文档归档及管理规范

一、规范适用范围与核心目标

（一）适用范围

本规范适用于企业各部门在行政管理过程中形成的各类纸质及电子文档，包括但不限于：行政管理制度、会议纪要、人事档案、合同协议、资产台账、请示报告、函件通知、证照资质、审计报告等。各部门在文档形成、流转、归档、保管及销毁等环节均需遵循本规范。

（二）核心目标

规范管理：建立统一的文档分类、编号及存储标准，避免文档散乱、遗失；

提高效率：通过标准化流程，保证文档可快速检索、调阅，提升行政办公效率；

保障安全：明确文档密级与保管责任，防止涉密或重要信息泄露、损毁；

便于追溯：完整记录文档全生命周期信息，满足合规审计、历史查询及责任追溯需求。

二、文档归档全流程操作指引

（一）文档收集：责任到人，及时归集

收集主体：各部门为文档收集的第一责任部门，指定专人（建议为部门内勤或文员）负责本部门文档的日常收集；行政部统筹协调，监督各部门收集进度。

收集范围：

本部门在履职中形成的正式文件（如红头通知、制度文件、会议纪要）；

需企业留存的外部来文（如函件、合作单位合同、客户重要函件）；

具备长期保存价值的过程性文档（如项目方案、审批单、资产盘点表）。

收集时限：

日常文档：形成后2个工作日内完成初步收集；

会议类文档：会议结束后3个工作日内收集会议纪要、签到表、会议材料等；

项目类文档：项目阶段性结束后5个工作日内收集完整项目文档（含立项、审批、执行、验收等材料）。

（二）文档整理：核对信息，规范预处理

完整性检查：核对文档是否包含必要要素（如文件标题、发文单位、日期、签字盖章、附件等），缺失需及时补充或标注说明（如“附件缺失，经办人：*”）。

规范性处理：

纸质文档：去除订书针、回形针等金属夹具，对破损页面进行修补，折叠为A4标准尺寸；

电子文档：统一命名为“部门-文件类别-标题-日期”（如“行政部-制度-办公用品管理办法），格式优先PDF（防止篡改），特殊文件可保留原格式（如Excel表格）。

排序编目：按文档形成时间顺序排列，对同一类别文档进行临时编号（如01”），便于后续分类归档。

（三）文档分类：层级清晰，科学划分

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，保证文档逻辑清晰、定位准确：

一级分类

二级分类

三级分类（示例）

行政管理

制度文件

办公管理、会议管理、资产管理、车辆管理等

会议类

总经理办公会、部门例会、专题会议等

证照资质

营业执照、税务登记证、特许经营许可证等

人力资源

人事档案

入职材料、劳动合同、异动记录、离职材料等

培训发展

培训计划、培训课件、考核记录、证书等

财务管理

财务报告

月报、季报、年报、审计报告、税务申报表等

合同协议

采购合同、销售合同、服务合同、借款合同等

项目管理

项目全周期

立项文件、实施方案、过程记录、验收报告等

其他

临时性/过渡性文件

未明确分类但需短期保存的文件（如活动方案草稿）

（四）文档编号：唯一标识，可追溯

采用“分类代码-年份-部门代码-流水号”的编号规则，保证每份文档具备唯一编号：

分类代码：用一级分类首字拼音首字母（如行政类“XZ”、人事类“RS”）；

年份：文档形成年份后2位（如2023年用“23”）；

部门代码：用部门名称首字拼音首字母（如行政部“XZ”、财务部“CW”）；

流水号：按当年该类别文档数量从“01”开始连续编号，位数不足补零（如“001”）。

示例：2023年行政部形成的第5份办公用品管理制度，编号为“XZ-23-XZ-005”。

（五）文档装订：固定成册，防散乱

纸质文档装订：

10页以内的文档使用不锈钢订书针装订（左侧装订）；

10页以上的文档使用胶装（封面使用硬质档案盒封面，标注编号、标题、部门、日期）；

每份首页附《文档封面》（见模板1），注明关键信息。

电子文档归档：

按分类建立文件夹层级（如“XZ-制度文件-办公用品管理”），将编号后的电子文档存入对应文件夹；

重要电子文档需刻录光盘或存储至企业加密服务器，同时进行本地备份（防止数据丢失）。

（六）系统录入：线上管理，便捷检索

登录档案管理系统：由档案管理员登录企业OA系统或档案管理模块；

录入关键信息：填写《文档归档登记表》（见模板2），包含编号、标题、分类、形成日期、页数、密级、存放位置、经办人等字段；

关联电子文档：将电子文档至系统对应分类，与登记表信息绑定，支持关键词检索（如标题、部门、日期）。

（七）移交保管：专人负责，规范存放

移交流程：

部门收集整理后，填写《文档移交清单》（见模板3），与文档一并交至档案管理员；

档案管理员核对文档数量、编号、完整性，确认无误后双方签字，清单由档案管理员留存。

存放要求：

纸质文档：存放于档案室专用铁皮柜，按分类编号顺序排列，柜