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会议记录及总结报告模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类工作场景中的会议记录与总结，包括但不限于：

项目例会：跟踪项目进度、协调跨部门资源、解决执行中的问题；

部门周/月度会：总结阶段性工作、规划下一步计划、同步团队目标；

专题研讨会：针对特定议题（如产品优化、流程改进）进行深度讨论并形成结论；

跨部门协调会：明确分工、对接需求、推动跨领域协作落地；

决策会议：记录关键决策依据、决策内容及后续执行责任人。

通过规范化的记录与总结，可实现会议成果的可追溯性、待办事项的明确性，以及团队对目标的一致认知，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升会议效率与执行效果。

二、高效操作流程

（一）会前准备：夯实会议基础

明确会议目标：清晰定义本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决项目延期风险”），避免目标模糊导致讨论发散。

确定参会人员：根据会议目标邀请必要人员（决策者、执行人、相关领域专家），提前发送参会提醒，确认是否有无法参会者并安排替代人选。

准备会议资料：整理议程表、背景数据、previous会议待办完成情况等材料，提前1-2天分发至参会人员，保证大家有充足时间预习。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（手写、电子文档、语音转文字工具等），提前测试设备（如录音笔、投影仪），保证记录过程顺畅。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

记录基础信息：准确填写会议时间（具体到分钟）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人，以及参会人员（标注缺席者及其原因）。

按议程顺序记录：对照议程表，逐项记录讨论内容，重点关注：

观点分歧：不同参会者的核心意见及依据（如“技术主管认为方案A开发周期短，但产品经理担心用户体验不足”）；

共识结论：经讨论达成的一致意见（如“最终确定采用方案B，优先开发核心功能模块”）；

待办事项：明确任务内容、负责人、截止时间（如“完成市场调研报告——*市场部，X月X日前”）；

决策依据：关键决策背后的数据、政策或风险考量（如“因预算限制，暂缓非核心功能开发”）。

突出重点信息：使用“★”“△”等符号标记高优先级内容，对复杂问题可附流程图、草图辅助说明，避免记录过于冗长。

（三）会后整理：保证内容完整准确

核对与补充：会后2小时内整理初稿，对照会议录音/笔记补充遗漏信息，重点核对待办事项的负责人、时间、内容是否准确无误。

确认关键内容：将初稿发送至主持人及核心参会人员确认，特别是决议事项和待办清单，避免理解偏差（如“*经理确认‘需求文档更新’截止时间为X月X日17:00”）。

格式化输出：按统一模板排版，使用清晰的标题、序号，保证结构分明（如“一、会议基本信息”“二、议程及讨论”“三、决议与待办”）。

（四）报告撰写：提炼成果明确方向

概述会议概况：简明说明会议主题、时间、参会人员及核心目标（1-2句话概括，如“本次项目周会旨在同步进度并解决延期风险，参会人员包括项目组全体成员”）。

提炼主要成果：分点列出会议达成的共识、关键决策（如“1.确定项目排期：研发阶段X月X日前完成，测试阶段X月X日前启动；2.资源协调：增派2名开发人员加入项目组，由*经理负责对接”）。

分析问题与风险：总结会议中提出的主要问题及潜在风险（如“当前风险：第三方接口对接不稳定，需提前准备备选方案”）。

明确后续计划：将待办事项转化为具体行动计划，标注优先级（如“【高优先级】X月X日前完成技术方案评审——技术组；【中优先级】X月X日前协调测试资源——测试主管”）。

（五）归档管理：便于后续查阅追溯

分类存储：按“年份-月份-会议类型”（如“2024-07-项目例会”）命名文件，存储至共享文件夹或企业文档系统，保证团队成员可便捷查阅。

权限管理：涉密会议记录需设置查阅权限（如仅参会人员可查看），避免信息泄露。

定期回顾：每月汇总待办事项完成情况，对未按时完成的任务分析原因并跟进，形成“会议-执行-反馈”的闭环管理。

三、核心模板与填写指南

（一）会议记录表模板

会议基本信息

会议主题

（例：Q3产品迭代优先级研讨会）

时间

（例：2024年7月15日14:00-16:30）

地点

（例：公司3号会议室/线上会议：X）

主持人

（例：*总监）

记录人

（例：*助理）

参会人员

（例：产品经理、技术主管、市场专员、设计主管、*测试主管）

缺席人员及原因

（例：*运营经理——因客户拜访无法参会，已提前提交书面意见）

议程及讨论记录

议程1：Q3用户需求优先级排序（15:00-15:40）

讨论内容：产品经理提出“功能A（用户反馈占比40%）”“功能B（市场需求增长快）”优先级较高；技术主管认为功能C开发周期短，可快速上线验证；*市场专员补充功能A的竞品动态，建议优先开发。分歧点：功能A与功能B优先级争议。共识结论：按“用