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合同管理要素与审核流程模板

引言

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心工具，规范的合同管理流程能有效降低履约争议、保障企业合法权益。本模板整合合同管理的关键要素与标准化审核流程，适用于企业采购、销售、服务、劳动合同等各类合同的全生命周期管理，助力各部门实现合同起草、审核、签署、履行、归档的规范化操作。

一、适用范围与应用场景

（一）适用主体

本模板适用于企业内部法务部门、业务部门（如采购部、销售部、人力资源部）、财务部门及相关管理人员，覆盖合同发起、审核、执行、归档各环节的责任主体协同。

（二）适用合同类型

业务类合同：采购合同、销售合同、服务合同（如咨询、技术服务）、委托开发合同等；

劳动类合同：劳动合同、必威体育官网网址协议、竞业限制协议等；

其他合同：租赁合同、借款合同、战略合作协议等。

（三）核心应用场景

合同起草阶段：业务部门根据合作需求，使用模板规范合同要素，避免条款遗漏；

合同审核阶段：法务、财务、业务部门通过标准化流程审核合同，识别法律、财务、业务风险；

合同签署阶段：明确用印权限与签署流程，保证合同生效合规；

履行阶段：跟踪合同执行进度，及时处理变更、违约等问题；

归档阶段：实现合同分类存储与快速检索，满足审计与追溯需求。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同需求发起与立项

操作目的：明确合同需求背景、核心目标及可行性，避免盲目签约。

责任部门：业务部门（如采购部、销售部）。

操作内容：

业务部门根据业务计划（如采购原材料、销售产品、提供服务），填写《合同立项申请表》，说明合作方基本信息、合作内容、预计金额、履行期限等；

部门负责人对立项申请进行初审，重点审核需求的必要性与预算合理性；

涉及重大金额（如超过万元）或战略合作的立项，需提交公司管理层审批。

输出成果：《合同立项申请表》（审批通过）。

（二）合同文本起草

操作目的：基于立项需求，规范合同条款，明确双方权利义务。

责任部门：业务部门主导，法务部门指导。

操作内容：

业务部门根据合作类型选择对应合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），填写双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

明确合同核心要素：

标的：产品名称、规格型号、服务内容等需具体、可量化（如“采购A型号钢材100吨，符合国标GB/T1591-2018”）；

数量与质量：明确计量单位、质量标准（如“合格率≥99%”“提供第三方检测报告”）；

价款与支付：金额、币种、支付方式（如电汇/承兑汇票）、支付节点（如“预付30%，到货验收合格后付65%，质保期满付5%”）、发票类型；

履行期限与地点：起始/结束时间、交货/服务地点（如“2024年12月31日前送达甲方指定地点：市区路号”）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）及违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%支付违约金”）；

争议解决：约定诉讼/仲裁管辖地（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）；

法务部门对合同条款的合法性、完整性进行指导，重点规避“霸王条款”、歧义表述等风险。

输出成果：合同草案（含附件如技术参数、规格书等）。

（三）内部多部门审核

操作目的：从法律、财务、业务等多维度识别合同风险，保证条款合规可行。

责任部门：法务部门（法律审核）、财务部门（财务审核）、业务部门（业务审核）。

操作内容：

业务部门审核：

核对合作内容与立项需求是否一致；

审查合作方履约能力（如供货周期、服务资质、过往合作记录）；

确认价格、数量等商务条款是否符合市场行情与公司政策。

财务部门审核：

审核价款、支付方式是否符合公司财务制度（如预算是否充足、付款节点是否合理）；

关注税务条款（如发票类型、税率是否合规）；

评估对方收款账户风险（如是否为对方对公账户、是否存在异常转账）。

法务部门审核：

审查合同主体资格（如营业执照是否在有效期内、是否具备相关经营资质）；

核心条款合法性（如违约责任是否符合《民法典》规定、争议解决方式是否有效）；

风险点提示（如“不可抗力条款范围过宽”“知识产权归属不明确”）。

审核通过后，各部门在《合同审核意见表》签署意见；若存在修改意见，业务部门需与对方协商修订后重新提交审核。

输出成果：《合同审核意见表》（各部门审核通过）。

（四）外方审核与修订

操作目的：与对方就合同条款达成一致，保证双方权利义务对等。

责任部门：业务部门对接，法务部门协助。

操作内容：

业务部门将内部审核通过的合同草案发送给合作方，明确修改意见及反馈时限；

收到对方反馈后，若涉及重大条款变更（如价款调整、履行期限延长），需重新履行内部审核流程；

双方协商一致后，形成最终合同文本（纸质版/电子版），双方需加盖骑缝章（多页合同）或公章。

输出成果：双方确认的最终合同文本。

（五）合同签署与用印

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