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商务合同签订与审核流程规范手册

前言

为规范公司商务合同的签订与审核管理，防范合同履行风险，保障公司合法权益，保证合同签订流程的标准化、规范化，特制定本手册。本手册旨在明确合同各环节的责任主体、操作要求及风险控制要点，为公司各部门、子公司及分支机构开展商务合同相关工作提供指引。

一、适用范围与业务场景

（一）适用主体

本手册适用于公司各部门、子公司、分支机构（以下统称“各单位”）在经营管理活动中开展的各类商务合同签订与审核工作，包括但不限于业务经办人、部门负责人、法务专员、财务负责人、审批领导等相关人员。

（二）适用合同类型

涵盖公司日常经营中涉及的各类商务合同，如：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务等）、服务合同（技术开发、咨询、外包等）、合作合同（联营、代理、合资等）、租赁合同（场地、设备等）、必威体育官网网址协议、补充协议等。

（三）业务场景

日常采购场景：为生产经营采购原材料、办公用品、设备等，需与供应商签订采购合同；

产品销售场景：对外销售公司产品，需与客户签订销售合同；

服务合作场景：委托外部机构提供技术服务、咨询服务，或与其他企业开展项目合作，需签订服务合同或合作协议；

资产处置场景：租赁、转让公司固定资产或无形资产，需签订租赁合同、转让合同；

其他商务场景：如必威体育官网网址协议、框架协议等具有法律约束力的书面协议。

二、合同签订与审核全流程操作指引

合同签订与审核流程分为六个阶段：发起→起草→审核→审批→签署→归档，各阶段需严格遵循以下操作要求：

（一）合同发起阶段

责任主体：业务经办人*

操作步骤：

明确需求：根据业务需要，确定合同标的、数量、价格、履行期限等核心要素，梳理合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等）。

收集基础资料：

合作方主体资格证明材料（营业执照复印件、加盖公章的法定代表人证件号码明书、授权委托书（如非法定代表人签署））；

业务相关背景资料（如招标文件、中标通知书、合作意向书、技术参数要求、报价单等）；

特殊行业需提供合作方资质证明（如食品经营许可证、安全生产许可证等）。

填写申请表：登录公司合同管理系统（或使用纸质版），填写《合同审批申请表》，注明合同名称、合同类型、合作方、合同金额、履行期限、主要条款概述、发起部门及经办人等信息，并附上述收集的基础资料。

输出成果：《合同审批申请表》及附件材料（合作方资质、业务背景资料等）。

（二）合同起草阶段

责任主体：业务经办人（主导）、法务专员（协助）

操作步骤：

选择合同模板：优先使用公司标准化合同模板库中对应的合同类型模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）；无标准化模板的，可参考行业示范文本或由法务专员协助起草。

填写核心条款：根据业务需求，准确填写合同以下核心内容：

当事人信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，保证与营业执照信息一致；

合同标的：明确产品名称、规格型号、服务内容、技术标准等，避免模糊表述（如“一批材料”“优质服务”）；

数量与质量：约定具体数量单位（吨、台、套等）、质量标准（国家标准、行业标准或双方确认的技术参数）；

价款与支付：明确总价款、单价、计价货币、支付方式（银行转账、承兑汇票等）、支付条件（如“验收合格后30日内支付”）、账户信息（户名、开户行、账号）；

履行期限与地点：约定具体起止时间、交货/服务履行地点（如“买方仓库”“甲方指定地点”）；

违约责任：明确双方违约情形及对应的违约金计算方式或赔偿标准，避免“承担相应责任”等模糊表述；

争议解决：约定争议解决方式（诉讼或仲裁），明确管辖法院（如“卖方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）；

不可抗力：定义不可抗力情形（如自然灾害、战争等）及双方责任免除条款；

其他约定：如必威体育官网网址条款、知识产权归属、合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、份数等。

附件整理：将技术参数、图纸、报价单、验收标准等作为合同附件，在合同中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。

输出成果：合同初稿（含附件清单）、《合同审批申请表》及附件材料。

（三）合同审核阶段

责任主体：业务部门、法务部门、财务部门（按职责分工审核）

审核流程：业务经办人*提交合同初稿→业务部门审核→法务部门审核→财务部门审核（如涉及资金往来）→反馈修改意见。

1.业务部门审核

审核重点：

业务真实性、可行性：合同内容是否符合业务需求，是否存在虚构交易、超经营范围等情形；

核心条款准确性：数量、价格、履行期限、质量标准等业务条款是否与业务需求一致，合作方信息是否准确；

履约能力评估：合作方供货/服务能力、履约记录（如历史合作情况）是否满足要求。

操作要求：业务部门负责人*审核通过后，在《合同审批申请表》“业务部门审核意见”栏