业务洽谈记录及合同评审标准化表单.docVIP

业务洽谈记录及合同评审标准化表单

一、适用场景与价值说明

本表单适用于企业开展业务洽谈、合同评审全流程标准化管理，覆盖从初步接洽到合同签订的关键环节。具体场景包括：

新客户合作洽谈：业务员与潜在客户就合作需求、方案、条款等进行沟通时，需实时记录关键信息；

老客户续约/增项洽谈：针对现有客户的合作调整、新业务拓展，需同步更新洽谈内容与合同条款；

合同签订前评审：针对拟签订的合同文本，需从法律合规、商务条款、财务风险、履约可行性等维度进行多部门评审；

跨部门协同决策：业务、法务、财务、技术等部门需基于标准化表单统一信息口径，提升评审效率与决策准确性。

通过使用本表单，可实现洽谈过程可追溯、合同评审规范化，减少因信息遗漏或条款模糊导致的纠纷，降低企业运营风险，同时提升跨部门协作效率。

二、标准化操作流程详解

（一）洽谈前：资料准备与背景调研

明确洽谈目标：业务员需提前梳理本次洽谈的核心目标（如签订框架协议、明确合作范围、确定价格体系等），并准备相关资料（如公司资质、产品手册、过往合作案例等）。

客户背景调研：通过公开渠道或客户管理系统，知晓客户行业背景、经营状况、信用评级及合作需求痛点，初步评估合作可行性。

内部预沟通：若涉及技术、资源或特殊条款，提前与技术部、财务部等内部相关方沟通，确认企业可支持的范围与底线，避免洽谈中承诺无法兑现的内容。

（二）洽谈中：核心信息实时记录

基本信息记录：准确填写洽谈双方单位名称、洽谈人姓名及职务、洽谈时间、地点、参与人员（含我方与对方），并注明洽谈主题（如“项目合作条款洽谈”）。

需求与方案讨论：逐条记录客户提出的需求（如产品规格、服务标准、交付周期等），以及我方对应的解决方案，重点关注客户的核心诉求与潜在期望。

关键条款协商：详细记录价格、付款方式、交付时间、违约责任、知识产权归属、必威体育官网网址条款等核心条款的协商过程，包括双方提出的方案、分歧点及初步共识。

附件与补充说明：如涉及技术图纸、样品、补充协议等附件，需注明附件名称、份数及交接情况，并记录洽谈中其他重要约定或待办事项（如“需3日内提供产品检测报告”）。

（三）洽谈后：记录确认与初步评估

记录整理与确认：洽谈结束后2个工作日内，业务员需整理洽谈记录，保证内容完整、准确，并形成《业务洽谈记录表》初稿。

客户反馈与签字：将初稿发送给客户洽谈人确认，双方对洽谈内容无异议后，由双方洽谈人签字（或盖章）确认，保证记录的法律效力。

内部初步评估：业务部结合洽谈记录，从合作必要性、客户风险、资源匹配度等维度进行初步评估，填写“初步评估意见”，并附上相关支撑材料（如客户信用报告、成本测算表等）。

（四）合同评审：多维度严格把关

发起评审流程：业务员根据确认的洽谈记录，拟定合同文本，并在企业OA系统或合同管理模块中发起“合同评审流程”，同步洽谈记录、合同文本、客户资料等附件。

部门分项评审：

法务评审：重点审核合同主体资格（如营业执照、授权委托书）、条款合法性（如违约责任是否明确、是否存在法律风险）、知识产权与必威体育官网网址条款、争议解决方式等，填写《合同评审表》中“法务评审意见”。

财务评审：审核价格体系、付款方式、税务处理、发票开具要求、客户付款能力等，评估财务风险，填写“财务评审意见”。

业务/技术评审：业务部审核合作范围、交付标准、履约周期是否与洽谈记录一致；技术部（如涉及）审核技术方案、服务标准、验收流程的可行性，填写“业务/技术评审意见”。

汇总评审意见：法务部或指定牵头部门汇总各部门评审意见，与业务员共同梳理分歧点，组织跨部门沟通会达成共识，形成最终评审结论。

（五）评审后：合同修订与归档

合同修订与确认：业务员根据最终评审意见修改合同文本，再次发送客户确认，双方达成一致后，完成合同签署（盖章）流程。

资料归档：签署完成的合同文本、洽谈记录、评审意见表、客户资料等整理成册，按公司档案管理规定编号归档，保证后续可追溯。

三、标准化表单模板

（一）业务洽谈记录表

基本信息

我方单位名称

客户单位名称

我方洽谈人

职务：联系方式：

客户洽谈人

职务：联系方式：

洽谈时间

年月日时分至时分

洽谈地点

洽谈主题

洽谈核心内容记录

客户需求说明

（详细记录客户提出的产品/服务需求、期望目标、应用场景等，可附页）

我方解决方案

（针对客户需求，说明我方提供的方案、产品规格、服务内容等）

关键条款协商

价格条款：

付款方式：

交付/服务周期：

违约责任：

其他特殊条款：

分歧与共识

分歧点：1.

2.

共识点：1.

2.

下一步计划

（如：需客户提供的资料、我方内部审批流程、下次洽谈时间等）

附件清单

名称

份数

交接情况（√已交接/□未交接）

备注

签字确认

我方洽谈人签字：

日期：年月日

客户洽谈人签字：

日期：年月日

备注

（如：需补充说