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行政文件处理与存档流程手册

一、引言

行政文件是企业日常运营的重要载体，涵盖人事、财务、合同、会议、通知等各类信息，其处理与存档的规范性直接影响工作效率、合规性及信息安全性。本手册旨在明确行政文件从接收至销毁的全流程操作规范，为各部门文件处理提供统一指引，保证文件管理“流程清晰、责任明确、安全可控、可追溯”。

二、适用范围与工作场景

本手册适用于企业内部所有行政类文件（包括但不限于纸质文件、电子文件）的处理与存档工作，具体场景包括：

日常行政文件：如通知、公告、会议纪要、工作计划、总结等；

人事管理文件：如员工入职/离职材料、劳动合同、人事任免通知、考勤记录等；

财务管理文件：如费用报销单、发票、预算表、财务报告等；

合同协议文件：如业务合同、服务协议、必威体育官网网址协议等；

资质证照文件：如企业营业执照、许可证、认证证书等；

外部往来文件：如部门通知、合作伙伴函件、客户投诉处理记录等。

三、行政文件全流程处理步骤详解

（一）文件接收与登记

文件接收

内部文件：由各部门指定专人（如部门助理）在规定时间内（如每日上午9:00、下午4:00）统一至行政部办公室领取或通过内部系统接收，领取时需确认文件完整性（如纸质文件无缺页、电子文件无损坏）。

外部文件：由前台或行政专员负责签收外部快递、邮件（包括纸质信函、邮件），核对收件人、文件名称及数量，确认无误后签收。

文件登记

所有接收文件均需在《文件接收登记表》（详见第四章工具模板）中详细记录，信息包括：文件编号、文件名称、来源（内部/外部）、接收日期、接收人、文件份数（纸质）/文件大小（电子）、密级（普通/秘密/机密）、备注（如紧急程度、特殊要求）。

电子文件需同步至企业文件管理系统（如钉钉/企业网盘指定文件夹），并在登记表中填写存储路径，保证“纸质-电子”双轨可查。

（二）文件分类与初步审核

文件分类

根据文件性质，参照《企业行政文件分类标准》（详见第四章工具模板）进行分类，主要类别包括：综合管理类、人事管理类、财务管理类、合同管理类、资质证照类、外部往来类等。

子类划分示例：综合管理类可细分为“通知公告”“会议纪要”“工作计划”等；人事管理类可细分为“入职材料”“离职材料”“合同管理”等。

初步审核

行政专员*需对文件进行初步审核，重点检查：

（1）文件格式是否规范（如公文需包含文号、标题、主送机关、发文机关、日期等要素）；

（2）内容是否完整（如合同需包含双方信息、标的、金额、违约责任等核心条款）；

（3）是否符合公司规定（如费用报销单需附合规发票、审批流程是否完整）。

若文件不合规，需立即退回原部门并说明原因（如“发票抬头错误，请重新开具”“缺少部门负责人签字，请补充”），待整改后重新接收登记。

（三）文件处理与流转

分发与传阅

普通文件：根据文件内容，由行政专员*在1个工作日内通过内部系统（如钉钉）或纸质《文件传阅单》（详见第四章工具模板）分发给相关部门/人员，传阅人需在《文件传阅单》上签字确认，并注明阅件日期。

紧急文件：需标注“特急”字样，行政专员*应立即通过电话或即时通讯工具通知接收人，并跟踪传阅进度，保证文件在2小时内完成传阅。

办理与反馈

涉及具体事项办理的文件（如审批单、投诉处理函），由接收部门在规定时限内（如“3个工作日内”“5个工作日内”，具体时限需根据文件类型明确）完成办理，并将办理结果反馈至行政部*及文件发起部门。

办理结果需以书面形式（或电子记录）留存，作为后续追溯依据。

归档前整理

文件办理完毕后，行政专员*需对文件进行整理：

（1）纸质文件：去除夹订金属物、折叠整齐，加装统一封面（包含文件名称、编号、日期、密级、经办人等信息）；

（2）电子文件：按“分类-年份-月份”文件夹结构存储，文件名命名规则为“部门-年份-文件类型-序号”（如“行政部-2024-会议纪要-001”），保证文件名清晰可辨。

（四）文件归档与保管

归档范围

符合以下条件的文件需纳入归档范围：

（1）已办理完毕且具有保存价值的文件（包括正本、副本、审批稿、重要修改稿等）；

（2）反映企业主要职能活动和基本历史面貌的文件（如年度工作计划、重要会议纪要、劳动合同等）；

（3）作为历史凭证的文件（如合同、审计报告、资质证书等）。

归档时间

年度归档：每年12月31日前，各部门需将本年度需归档文件整理完毕，移交至行政部*；

专项归档：重大项目、重要活动结束后1个月内，由项目负责人*整理专项文件并移交归档。

归档要求

纸质文件：移交时需填写《文件归档移交清单》（详见第四章工具模板），一式两份，移交部门与行政部*各执一份，双方签字确认；归档文件需使用档案盒存放，档案盒正面标注“分类-年份-文件名称”（如“综合管理类-2024-会议纪要”），侧面标注起止编号。

电子文件：移交时需同步提交电子版《文件归档移交