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采购管理流程模板：供应商选择至订单执行全流程覆盖

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购管理场景，尤其适合以下情况：

新建采购体系：企业首次搭建标准化采购流程，需明确各环节职责与操作规范；

流程优化升级：现有采购流程存在效率低、风险高等问题，需通过标准化模板提升管控能力；

多品类采购管理：同时涉及生产物料、MRO（维护维修运营）用品、服务类采购等多元品类，需统一管理标准；

跨部门协作：采购部、需求部门、仓库、财务等多部门需协同完成采购全流程，需明确接口与信息传递节点。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求确认与提报

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交货日期、预算金额及用途说明；

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证采购内容与业务计划匹配；

采购部接收需求申请后，对需求的完整性（如规格是否清晰、预算是否合规）进行复核，与需求部门沟通确认模糊信息（如技术参数、替代方案）。

责任主体：需求部门（提报）、需求部门负责人（审核）、采购部（复核）。

输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门负责人及采购部签字确认）。

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作内容：

采购部根据采购需求特性（如物料类型、技术难度、金额规模），选择合适的寻源渠道：

公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）、标准化的采购项目，通过企业官网、招标平台发布招标公告；

询价采购：适用于金额中等（如1万-10万元）、技术简单的项目，向3家及以上合格供应商发出询价单；

定向邀请：适用于独家供应、技术复杂的项目，邀请过往合作良好或行业内口碑突出的供应商参与；

供应商库筛选：从企业合格供应商库中，根据历史合作绩效、资质等级等条件初步筛选候选供应商。

收集供应商反馈后，采购部对供应商的资质文件（营业执照、相关行业许可证、体系认证等）进行初步审核，剔除不符合基本要求的供应商（如无生产资质、经营范围不符）。

责任主体：采购部（寻源、筛选）。

输出成果：候选供应商名单（3-5家）、供应商资质文件复印件。

步骤3：供应商评估与选定

操作内容：

成立供应商评估小组，成员包括采购经理、需求部门代表、技术专家（如需）、质量部门代表，明确评估标准（参考《供应商评估打分表》）；

评估小组通过以下方式对候选供应商进行全面评估：

资料评审：审核供应商生产能力、财务状况、供货历史、客户评价等；

现场考察（对关键物料或大型项目）：实地查看生产车间、仓储条件、质量控制流程；

样品测试（对有质量要求的物料）：要求供应商提供样品，由质量部门按标准检测；

商务谈判：就价格、付款方式、交货周期、售后服务等条款与供应商沟通。

评估小组根据打分结果（总分100分，价格占比30%、质量占比25%、交期占比20%、服务占比15%、资质占比10%），确定排名前2-3家的候选供应商，结合企业战略（如长期合作、成本优先）选定最终合作方。

责任主体：供应商评估小组（评估）、采购经理（决策）。

输出成果：《供应商评估打分表》、评估报告、最终选定供应商通知。

步骤4：采购合同签订

操作内容：

采购部根据选定结果，拟定采购合同文本，明确以下核心条款：

标的物信息（名称、规格、型号、数量、质量标准）；

价格与付款方式（单价、总价、币种、付款节点如“验收合格后30天付全款”）；

交货条款（交货地点、运输方式、风险转移节点、逾期违约金）；

验收标准与流程（验收依据、方法、异议处理方式）；

违约责任（如质量不达标、逾期交货的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商不成，提交企业所在地法院诉讼）。

法务部（或指定法务人员）对合同条款的合规性、完整性进行审核，重点排查法律风险（如模糊表述、免责条款缺失）；

采购部与供应商就审核后的合同进行最终确认，双方签字盖章（企业为合同章或公章，供应商为公章或合同专用章），合同正式生效。

责任主体：采购部（拟定）、法务部（审核）、采购经理（签字）、供应商（盖章）。

输出成果：采购合同（一式两份，企业与供应商各执一份）、合同评审记录。

步骤5：采购订单下达

操作内容：

采购部根据生效的采购合同，填写《采购订单》，内容包括：订单编号、供应商信息、物料/服务明细（名称、规格、数量、单价）、交货日期、交货地点、收货联系人及电话、付款条款等；

采购订单需经采购经理*审核，保证与合同条款一致（如数量、价格、交货期）；

审核通过后，采购部将《采购订单》通过邮件、系统或书面形式发送给供应商，要求供应商在2个工作日内确认回执（如未回执，需电话跟进确认）；

供应商确认后，采购部将订单同步抄送仓库（准备收货）、财务（预留付款预算）、需求部门（对接交货细节）。

责任主体：采购部（制作、