合同管理模板与合同履行跟进系统.docVIP

合同管理模板与合同履行跟踪系统使用指南

一、系统概述与适用价值

本系统旨在解决企业在合同全生命周期管理中的痛点，包括合同版本混乱、审批流程低效、履行进度不透明、风险预警滞后等问题。适用于企业法务部门、采购部门、销售部门、项目管理部门等，可帮助实现合同起草、审批、签订、履行、归档的标准化管理，同时通过实时跟踪关键节点，提前识别履约风险，保障企业合法权益，提升合同管理效率与合规性。

二、系统操作全流程指南

（一）合同起草与审批：规范文本，把控合规

操作目标：保证合同要素完整、条款合规，通过审批流程明确责任。

步骤1：登录系统并进入合同管理模块

使用企业统一账号登录系统，在首页导航栏“合同管理”，进入主界面。

步骤2：选择合同类型并调用模板

根据业务需求选择合同类型（如“采购合同”“销售合同”“服务合同”“劳动合同”等），系统自动匹配对应模板；若需自定义模板，“新建模板”，导入企业标准模板（需包含合同标题、双方主体信息、标的、数量、金额、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素）。

步骤3：填写合同核心信息

按模板要求填写关键信息，包括：

合同主体：甲方（企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人、联系方式）、乙方（对方单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人、联系方式）；

合同标的：货物名称/服务内容、规格型号、技术参数等；

商务条款：合同金额（大写/小写）、支付方式（预付款/进度款/尾款比例及节点）、履行期限（起始/截止日期）、交付地点/验收标准；

法律条款：违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（诉讼/仲裁及管辖机构）、必威体育官网网址条款、合同生效条件。

相关附件（如技术协议、资质文件、报价单等），附件名称需规范（如“项目技术协议_V1.0”）。

步骤4：提交审批并跟踪进度

填写完成后，“提交审批”，根据企业审批流程选择审批人（如部门负责人→法务→财务→总经理），可设置“或签”或“会签”模式；

系统自动发送审批通知至审批人待办，申请人可在“审批进度”页面实时查看状态（如“审批中”“已驳回”“已通过”）；

若被驳回，审批人需注明驳回原因（如“违约责任条款不明确”“金额超预算”），申请人修改后重新提交。

（二）合同签订与归档：固化权责，留存凭证

操作目标：完成合同签署，实现电子化归档，保证合同可追溯。

步骤1：审批通过后进入签订环节

审批通过后，合同状态自动更新为“待签订”，系统唯一合同编号（规则：年份+部门缩写+合同类型+流水号，如“2024-CG-001-015”）。

步骤2：选择签订方式并完成签署

电子签章：若对方支持电子签，系统对接合规电子签章平台，双方营业执照、法定代表人身份证明等材料，发起电子签署（双方需完成实名认证）；

纸质签章：若需纸质合同，“打印合同”，正式文本（含合同编号、版本号、页码），双方签字盖章后，由专人扫描（要求扫描件清晰完整，关键信息无遮挡），系统自动关联电子版与扫描件。

步骤3：合同归档与权限设置

签署完成后，系统自动将合同状态更新为“已生效”，并归档至对应分类（按“部门-合同类型-年份”或“客户名称-项目名称”）；

设置查阅权限：仅相关部门负责人、法务、经办人可查看合同全文，外部人员需申请经授权后可查阅脱敏信息（如合同金额、履行期限）。

（三）履行跟踪与进度监控：实时跟进，动态更新

操作目标：跟踪合同履行关键节点，掌握进展情况，保证按时交付/收款。

步骤1：提取履行节点并分配责任人

合同生效后，系统自动从合同文本中提取关键履行节点（如“预付款支付到账”“首批货物交付”“项目中期验收”“最终付款”等），或由经办人手动补充节点；

为每个节点分配负责人（如采购员、项目经理、财务人员），明确节点完成标准（如“预付款需在签订后5个工作日内到账”“交付物需通过甲方验收”）。

步骤2：更新节点状态与证明材料

负责人需在计划完成日期前，定期更新节点状态（选项：未开始、进行中、已完成、逾期），并进展证明材料（如付款凭证、物流单、验收报告、邮件往来记录等）；

若节点逾期，需在系统中填写逾期原因（如“供应商生产延迟”“客户验收流程缓慢”），并说明后续计划。

步骤3：履行进度看板

系统自动汇总所有合同节点数据，可视化进度看板，支持按“部门”“负责人”“合同类型”筛选，展示：

整体履行率（已完成节点数/总节点数）；

逾期节点预警（红色标记）及风险等级（一般/重要/紧急）；

典型案例（如“某采购合同因物流延迟导致交付逾期，已启动违约条款沟通”）。

（四）风险预警与应对处理：提前识别，降低损失

操作目标：通过规则引擎自动识别风险，触发预警并推动处理，避免风险扩大。

步骤1：设置风险预警规则

系统内置常见风险规则（如“节点逾期3天未处理”“合同金额超预算10%”“对方营业执照异常”），企业可根据需求自定义规则（如“客户