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办公设备采购申请及管理使用指南

一、适用范围与常见应用场景

本指南适用于公司各部门办公设备（如电脑、打印机、投影仪、办公家具、通讯设备等）的采购申请、审批、验收、领用及日常管理流程。常见应用场景包括：

新入职员工需求：因部门人员扩充，需新增办公设备以满足基础工作需求；

设备老化/损坏：现有设备达到使用年限或因故障无法修复，需更换新设备；

业务发展需要：新增项目、团队扩张或办公职能调整，需补充特定设备（如设计部门需升级图形设计电脑）；

设备功能升级：现有设备功能不足，无法满足新软件运行或效率提升需求，需采购更高配置设备。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购申请发起

需求确认：申请人（部门员工或部门负责人）明确所需设备名称、规格型号、数量、用途及预算，保证设备与工作内容匹配。

填写申请表：登录公司OA系统或行政部模板库，《办公设备采购申请表》（详见第三部分模板），完整填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）；

设备详细信息（名称、品牌建议、规格型号、数量、单价预算、总价预算）；

需求说明（用途、现有设备情况、紧急程度）；

附件（如设备配置参数表、比价报价单等，若已有初步供应商信息）。

部门初审：申请表提交至部门负责人审核，负责人确认需求合理性、必要性及预算合规性，签字确认后流转至下一环节。

（二）审批流程

根据设备预算金额及类型，审批流程分为以下层级（具体权限以公司必威体育精装版制度为准）：

预算金额

审批路径

5000元以下

申请人→部门负责人→行政部资产管理员

5000-20000元

申请人→部门负责人→行政部→财务部→分管领导

20000元以上

申请人→部门负责人→行政部→财务部→分管领导→总经理

注意事项：

审批人需在1-3个工作日内完成审核，逾期未处理视为默认通过；

预算超支或需求不明确时，审批人可退回申请并注明修改意见，申请人补充完善后重新提交。

（三）采购执行

供应商选择：行政部根据审批通过的申请，通过以下方式确定供应商：

公开比价：邀请3家及以上合格供应商报价，综合性价比择优选择；

集中采购：对于通用设备（如电脑、打印机），采用公司年度协议供应商；

特殊设备：需专业资质的设备（如服务器、绘图仪），由行政部联合使用部门考察供应商资质后确定。

合同签订：采购金额5000元以上的，需签订采购合同，明确设备型号、数量、价格、交付时间、质保条款及售后服务责任。

订单下达：行政部向供应商下达采购订单，同步告知申请人预计交付时间。

（四）设备验收

到货核对：设备送达后，行政部资产管理员、申请人及使用部门代表共同到场验收：

核对设备名称、规格型号、数量是否与订单一致；

检查设备外观是否完好，配件（电源线、说明书、保修卡等）是否齐全；

开机测试设备基本功能（如电脑开机速度、打印机的打印清晰度等），保证正常运行。

验收确认：验收合格后，三方在《办公设备验收单》（详见第三部分模板）签字确认；若存在质量问题，需当场拍照记录，及时联系供应商更换或退货，并重新安排验收。

资料归档：行政部将验收单、采购合同、保修卡等资料整理归档，作为设备入账依据。

（五）领用与登记

领用申请：验收合格后，申请人填写《办公设备领用登记表》（详见第三部分模板），经部门负责人签字后至行政部领用。

资产登记：行政部资产管理员在《办公设备台账》（详见第三部分模板）中登记设备信息，包括：设备编号、名称、规格型号、领用人、领用日期、存放地点、保修期限等，并唯一资产标签，粘贴于设备显眼位置。

责任明确：领用人签署《设备使用责任书》，明确设备保管、使用及维护责任，离职或岗位调动时需办理交接手续。

（六）日常管理与维护

使用规范：

设备仅用于工作相关事务，严禁私自外借、拆卸、改装或用于非工作用途；

定期清洁设备（如电脑主机除尘、打印机喷头清理），保持设备正常运行环境；

大型设备（如投影仪、复印机）需严格按照操作手册使用，避免因操作不当损坏。

维护保养：

日常小问题（如软件故障、墨盒更换）由领用人自行处理或联系IT支持；

设备出现故障时，领用人需及时向行政部报备，由行政部协调供应商或专业维修人员处理，严禁私自拆修。

盘点与调拨：

行政部每季度组织一次设备盘点，核对台账与实际使用情况，保证账实相符；

因部门调整或人员变动需设备调拨时，需填写《设备调拨申请表》，经双方部门负责人及行政部审批后，更新台账信息。

（七）报废处置

报废申请：设备达到使用年限（一般为5年）、维修成本过高或技术淘汰无法使用时，由领用人或使用部门提交《办公设备报废申请表》，说明报废原因、设备现状及残值评估。

鉴定审批：行政部联合技术部门对设备进行技术鉴定，确认符合报废条件后，按审批权限报分管领导或总经理审批。

处置执行：审批通过后，行政部通过合规方式处置报废设备（如公开拍卖、交由专业回收机构处理），残值收