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企业固定资产管理方法与使用流程说明文档

一、引言

固定资产是企业开展生产经营活动的基础资源，包括机器设备、办公用具、运输工具、房屋建筑物等。科学规范的固定资产管理能够有效防止资产流失、提高使用效率、降低运营成本，是企业精细化运营的重要保障。本文档旨在明确固定资产管理的全流程操作方法与使用规范，为各部门资产管理提供统一指引，保证资产从入库到报废的全生命周期可控、可追溯。

二、适用范围与管理目标

（一）适用范围

本文档适用于企业各部门（含分支机构）的固定资产管理活动，涵盖资产购置、入库、领用、调拨、维护、盘点、报废等全流程环节。管理对象包括但不限于：

单位价值在2000元及以上（或企业自定义标准），且使用年限超过1年的生产经营设备；

单位价值未达标准但批量购置且使用期限超过1年的办公用具（如电脑、打印机等）；

企业拥有的房屋建筑物、运输工具及其他符合固定资产定义的资产。

（二）管理目标

账实相符：保证固定资产台账信息与实物信息一致，杜绝“有账无物”“有物无账”现象；

高效利用：优化资产配置，减少闲置浪费，提高资产使用周转率；

风险可控：规范资产处置流程，防止资产流失、损坏或违规处置；

合规管理：符合会计准则及企业内部管理制度要求，保证资产折旧、核算准确无误。

三、固定资产全流程操作步骤

（一）资产购置与入库管理

流程目标：规范资产购置审批，保证入库资产信息准确、手续完备。

操作步骤：

需求提出：各部门根据业务需要，填写《固定资产购置申请表》（见附件1），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人等信息，部门负责人签字确认后提交至行政部（或资产管理部）。

审批审核：行政部（或资产管理部）对购置必要性进行审核，重点核查是否存在闲置资产可调剂、是否超标准配置；审核通过后，按企业权限逐级报批（如部门负责人→分管领导→总经理）。

采购执行：审批通过后，由行政部（或采购部）根据采购制度实施采购（招标、询价或定点采购），签订采购合同，保证发票、合同、实物信息一致。

资产验收：资产到货后，使用部门、行政部、财务部共同验收：

核对实物名称、规格、数量、生产厂家是否与合同一致；

检查资产功能、质量是否达标，随机配件（如说明书、保修卡）是否齐全；

验收合格后，三方在《固定资产验收单》（见附件2）签字确认；验收不合格的，及时联系供应商退换货。

信息登记与标签粘贴：

行政部根据《固定资产验收单》，在资产管理系统中录入资产信息（资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、使用人、折旧年限等），唯一资产编号（格式：部门缩写-年份-序号，如“OA-2023-001”）；

制作资产标签（包含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如设备机身、办公桌侧面），保证标签清晰、不易脱落。

财务入账：财务部根据采购发票、《固定资产验收单》及资产信息，建立固定资产明细账，按月计提折旧，保证账务处理及时准确。

（二）资产领用与调拨管理

流程目标：规范资产领用、调拨手续，明确资产权属与责任。

操作步骤：

领用申请：新员工入职或部门新增资产需求时，由申请人填写《固定资产领用申请表》（见附件3），注明资产编号、名称、领用部门、领用人、用途等信息，部门负责人审批。

领用发放：行政部核对审批后的申请表，从资产库中发放对应资产，领用人当场核对资产信息并签字确认，同时在资产管理系统中更新“使用人”“使用部门”字段。

内部调拨：因部门调整或人员变动需调拨资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》（见附件4），注明调拨资产信息、调入/调出部门、原因等，经调出部门负责人、行政部及分管领导审批后，行政部组织资产交接，并在系统中更新资产所属部门信息，调出、调入部门双方签字确认。

（三）资产日常维护与保养

流程目标：延长资产使用寿命，保证资产正常运行。

操作步骤：

责任分工：使用人为资产日常保养第一责任人，负责资产清洁、简单故障排查；行政部（或资产管理部）建立《固定资产维护记录表》（见附件5），定期组织专业检修（如设备年度保养、空调清洗等）。

故障报修：资产出现故障时，使用人应及时向行政部报修，填写《资产维修申请表》，说明故障现象、影响范围；行政部评估维修必要性，联系专业维修人员处理，维修完成后在《维护记录表》中详细记录维修时间、费用、更换部件等信息。

维保费用：日常维修费用（单次500元以下）由部门预算列支；大修费用（单次500元以上）需提交专项申请，按审批流程报批后，由财务部核拨。

（四）资产盘点与清查

流程目标：保证账实相符，及时发觉资产盘盈、盘亏问题。

操作步骤：

盘点周期：每季度进行局部抽查，每年12月进行全面盘点；新增或重大调整资产后，需及时专项盘点。

盘点准备：行政部提前3个工作日下发盘点通知，各部门核对台账信息，准备资产标签、盘点表；财务部提供资产明细账，保证账面