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会议管理会议议程设置及执行清单

一、适用会议场景与价值

本模板适用于企业内部各类常规会议（如月度/季度工作例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等）及外部会议（如客户沟通会、合作伙伴对接会等），旨在通过标准化议程设计与执行管控，解决会议目标模糊、流程混乱、效率低下、决议落地难等问题，保证会议聚焦核心议题、高效产出结果，同时为会议复盘与持续优化提供依据。无论是小型团队讨论（5-10人）还是中型会议（20-50人），均可通过调整模板细节适配场景需求。

二、会议议程设置与执行全流程

（一）会前准备：明确目标与框架（会议前3-5天）

步骤1：定义会议核心目标

主持人或发起人需明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线优先级”“解决跨部门资源冲突”“评审项目阶段性成果”），避免目标模糊（如“讨论工作”）。

输出：《会议目标说明》（1-2句话，例：“本次会议需明确Q3产品功能优先级，并确定各模块负责人及时间节点”）。

步骤2：确定参会人员与角色分工

根据会议目标筛选必要参会人：决策层（需拍板事项）、执行层（需落实行动）、相关方（提供信息/支持），避免无关人员参会。

明确角色分工：

主持人：控场、引导讨论、把控时间；

记录员：记录决议、待办事项、关键意见（建议指定专人，避免临时安排）；

时间提醒员：提前5分钟提醒各环节结束（可由主持人兼任）。

输出：《参会人员清单》（含姓名、部门、角色，例：（产品部，主持人）、*（研发部，执行层））。

步骤3：设计议程框架与内容

按“开场-议题讨论-总结-下一步行动”逻辑设计议程，避免环节跳跃或冗余。

细化每个环节：明确环节名称、讨论内容、预计时长、负责人（主讲人）。

开场（5-10分钟）：主持人重申会议目标、议程、时间规则；

议题讨论（核心环节，占总时长70%-80%）：按重要性排序，每个议题明确“讨论问题”“输入材料”“输出目标”（例：议题1“Q3产品优先级讨论”，输入：用户调研报告、竞品分析，输出：优先级排序清单）；

总结（5-10分钟）：主持人汇总决议、确认待办；

下一步行动（5分钟）：明确各待办事项负责人、时间节点。

输出：《会议议程初稿》（含时间、环节、内容、负责人、所需材料）。

步骤4：提前准备材料与通知

收集议题所需材料（如数据报告、PPT、方案文档），提前1-2天分发至参会人，保证其有充足时间阅读。

发送会议通知：包含会议目标、议程、时间、地点（线上会议需附）、参会人、材料清单，要求参会人提前反馈是否有需调整的议题。

输出：《会议通知》《参会材料包》。

（二）会中执行：聚焦目标与高效推进（会议当天）

步骤1：开场确认（0-5分钟）

主持人准时开始会议，核对参会人到会情况（迟到/请假人员需同步原因）；

重申会议目标、议程及时长规则，强调“每个环节结束前2分钟提醒，超时则转入下一环节”；

询问参会人对议程的意见，无异议后正式开始。

步骤2：按议程推进讨论（核心环节）

主持人引导每个议题讨论：先由负责人简要介绍背景（3-5分钟），再组织参会人发言，避免偏离主题；

控制发言顺序：鼓励按层级/部门依次发言，避免个别人员垄断时间；

记录员实时记录：关键意见、分歧点、初步决议、待办事项（需明确“做什么-谁负责-何时完成”，例：“完成产品原型设计-*（设计部）-2023年X月X日”）。

遇到分歧时，主持人需引导聚焦事实（如“我们来看数据报告中的用户反馈”），而非个人观点，无法当场决议的需明确“下次会议继续讨论”或“会后由*单独沟通”。

步骤3：总结与确认（会议结束前10分钟）

主持人汇总各议题决议，宣读《会议纪要》（初稿，含决议、待办、负责人、时间）；

逐条确认待办事项：负责人需明确确认“是否接受任务及时间节点”，避免模糊承诺；

询问参会人是否有补充，无异议后宣布散会。

（三）会后跟进：落地闭环与复盘（会议后1-3天内）

步骤1：整理并分发会议纪要

记录员在24小时内整理正式《会议纪要》，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人、主持人）、会议目标、各环节讨论要点、决议清单、待办事项（含负责人、时间节点）、附件（如材料）。

纪要经主持人审核后，分发至所有参会人及相关方，抄送上级领导（如需）。

步骤2：跟踪待办事项进展

记录员或指定人员建立《待办事项跟踪表》，每周更新进展（“已完成-进行中-逾期-阻塞”），对逾期任务及时提醒负责人（例：“*，产品原型设计截止时间为X月X日，目前进展如何？是否需要支持？”）。

定期（如每周例会）通报待办完成情况，保证决议落地。

步骤3：会议复盘与优化

每季度或重要会议后，组织核心参会人复盘：评估会议目标达成率、议程合理性、时间控制效果、待办落实情况；

输出《会议复盘报告》，提出改进措施（如“某环节时长过长，下次压缩至分钟”“增加会前材料阅读签到”），持续优化会议管